Conciliación Bancaria Útil

Enlazar un movimiento con su factura

1:30 Tutorial 7.5

Cuando no hay factura propuesta para un movimiento, se busca y se enlaza a mano. El enlace marca la factura como cobrada y genera su asiento de cobro.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con edición sobre el cliente del movimiento. El usuario de solo consulta no ve Buscar su factura.
  • Movimiento importado y sin conciliar. Si está excluido de la conciliación, hay que reincorporarlo antes.
  • Factura ya procesada y no cobrada por completo: las cobradas del todo no aparecen en la búsqueda.

Paso 1. Abrir los movimientos sin factura

En el menú lateral, Banco & Pagos > Conciliación. Pulsar la tarjeta Sin factura (1): cada fila sin propuesta ofrece Buscar su factura (2).

Bandeja Pendiente de conciliar filtrada por Sin factura, con la tarjeta Sin factura (1) y el botón Buscar su factura (2).

Paso 2. Buscar la factura

  1. Pulsar Buscar su factura (1) en el movimiento. El buscador se abre bajo la fila.
  2. Escribir el número de factura, el NIF o el nombre del cliente o proveedor (2), con dos caracteres como mínimo.
  3. Localizar la factura en la lista (3): número, contraparte, NIF, importe y, si cuadra, la marca Coincide importe.
Buscador abierto bajo un movimiento: botón Buscar su factura (1), campo de búsqueda (2) y lista de facturas con Coincide importe (3).
Nota. La lista muestra hasta diez facturas, con las del cliente del movimiento primero. Las cobradas del todo no aparecen.
Nota. Sin resultados, el buscador indica «Ninguna factura coincide con» el texto escrito.

Paso 3. Enlazar con una factura

Pulsar la factura correcta. En el diálogo Enlazar el movimiento con la factura, comprobar los importes (1) y pulsar Sí, enlazar (2).

Diálogo Enlazar el movimiento con la factura con los importes del movimiento y de la factura (1) y el botón Sí, enlazar (2).
Importante. La factura se cobra por el importe que entró en el banco, con tope en lo pendiente. Un importe menor deja un cobro parcial; si el movimiento supera lo pendiente, el aviso indica el sobrante.
Importante. Se genera el asiento de cobro. Si no puede generarse, el enlace se mantiene y el aviso indica el motivo.
Nota. Si el NIF de la factura no coincide con el del cliente del movimiento, el aviso lo señala, pero el enlace se permite.

Paso 4. Enlazar con varias facturas

  1. En el buscador, marcar la casilla de cada factura (1), dos como mínimo. El resumen indica la suma y si cuadra, falta o sobra importe.
  2. Pulsar Enlazar las marcadas (2). En Enlazar el movimiento con varias facturas, pulsar Sí, enlazar.
Buscador con dos facturas marcadas (1) y el botón Enlazar las marcadas (2) junto al resumen de importes.
Nota. El importe del movimiento se reparte por orden entre las facturas; la que no queda cubierta pasa a cobro parcial. Si todas son del mismo cliente, se genera un único asiento de cobro.
Atención. Un enlace admite hasta 50 facturas.

Paso 5. Cuando el movimiento no tiene factura

  1. Crear su factura (1) abre el alta de factura con el concepto y el importe del movimiento. Solo aparece en cobros con cliente.
  2. Contabilizar contra cuenta (2) contabiliza un recibo sin factura contra una cuenta del plan contable.
  3. Ver en movimientos abre el movimiento en el listado completo.
Fila de un cobro sin propuesta con Crear su factura (1), el bloque Contabilizar contra cuenta (2) y Ver en movimientos.
Nota. Crear su factura no concilia el movimiento: una vez emitida la factura, se enlaza con los pasos anteriores.

Paso 6. Comprobar el enlace y deshacerlo

La fila sale de la bandeja y el aviso posterior ofrece Deshacer. En Facturas & Cobros, pestaña Confirmados Banco (1), la coincidencia consta con el tipo Manual (2) y los enlaces Asiento y Movimiento.

Pestaña Confirmados Banco (1) con una coincidencia de tipo Manual (2) y los enlaces Asiento y Movimiento.
Importante. Deshacer devuelve la factura a pendiente de cobro y el movimiento vuelve a la bandeja de movimientos sin conciliar.

Resultado

El movimiento pasa a conciliado y la factura a cobrada, o a cobro parcial si el importe es menor. El asiento de cobro se genera si el periodo contable no está bloqueado. La coincidencia consta como Manual en Confirmados Banco y el panel actualiza sus cifras en unos minutos.

Búsqueda y selección

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Número de factura, NIF o nombre del cliente o proveedor Texto de dos caracteres o más Sí Lista hasta diez facturas no cobradas del todo, con las del cliente del movimiento primero.
Casilla de cada factura Marcada o desmarcada No (dos o más para enlazar las marcadas) Selecciona las facturas que paga el movimiento, hasta 50.

Problemas frecuentes

«Ninguna factura coincide con» el texto escrito.
No hay factura con ese número, NIF o nombre, o está cobrada del todo. Probar con el NIF o con menos letras.
Enlazar las marcadas está deshabilitado.
Hay menos de dos facturas marcadas.
No aparece Buscar su factura.
El usuario es de solo consulta o es un miembro sin el cliente asignado.
«Este movimiento ya está conciliado y no se puede enlazar de nuevo.»
El movimiento ya tiene un enlace. Deshacer la conciliación anterior antes de rehacerla.
«Este movimiento está excluido de la conciliación. Reincorpóralo antes de enlazarlo con una factura.»
El movimiento se excluyó de la conciliación. Reincorporarlo antes de enlazarlo.
«Se está enlazando este movimiento. Esperar un momento.»
Hay un enlace en curso, por ejemplo por una doble pulsación. Esperar y recargar.
«El cobro NO se ha contabilizado: …»
Falta una cuenta o el periodo contable está bloqueado. El enlace se mantiene; resolver la causa y volver a generar el asiento.
Aviso de que el NIF de la factura no coincide con el del cliente del movimiento.
Comprobar que la factura es la correcta: puede haber un NIF mal leído o una refacturación.
El aviso indica que la factura ya figura cobrada por completo.
No se registra un segundo cobro. Si el anterior es erróneo, deshacerlo primero.

Continuar con

Consejo
Para los movimientos que se repiten cada mes, como cuotas, comisiones o suministros, una regla de conciliación evita enlazarlos a mano.
Anterior Revisar los cobros pendientes por antigüedad Siguiente Registrar un cobro parcial

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