Integraciones y entrada de documentos Importante

Conectar el Drive de un cliente

3:30 Tutorial 3.8

Cada cliente comparte su propia carpeta de Google Drive. Registrar su correo de Google permite ofrecer esa carpeta y vincular al cliente las facturas que contenga.

Antes de empezar

  • Cliente dado de alta en la cartera y correo de la cuenta de Google desde la que compartirá su carpeta.
  • Cupo de Drives de clientes según el plan: Gratuito, 1; Starter, 5; Professional y Enterprise, sin tope. Sin plan activo no se conectan clientes nuevos.
  • Rol de titular, administrador o estándar (este último, solo con clientes asignados). El usuario de solo consulta recibe un error de acceso.
  • El recorrido general de la pantalla, con la cuenta propia del gestor, está en la guía de Google Drive.

Paso 1. Abrir el bloque de Drives de clientes

En el menú lateral, Integraciones > Google Drive. Bajo Tu cuenta de Google Drive figura el bloque Drives de tus clientes (1), con el buscador y el recuento de conexiones.

Pantalla Google Drive con el bloque Drives de tus clientes (1) y su insignia de conexiones.
Nota. Con el cupo agotado, el buscador se sustituye por Límite de Drives de clientes alcanzado. Sin plan activo, por La cuenta no tiene un plan activo.

Paso 2. Buscar al cliente y registrar su correo

  1. Escribir al menos dos letras en el buscador de cliente por nombre o NIF (1) y pulsar el cliente en la lista.
  2. Escribir en el campo de correo del cliente (2) la dirección de la cuenta de Google que compartirá la carpeta.
  3. Pulsar Conectar Drive (3). Aparece «Email de Drive guardado para {nombre}.»
Bloque Drives de tus clientes con el buscador (1), el campo de correo del cliente (2) y el botón Conectar Drive (3).
Importante. El correo debe ser el de la cuenta propietaria de la carpeta. Solo se ofrecen las carpetas cuyo propietario coincide con un correo registrado.
Nota. Sin coincidencias, el buscador indica «Sin clientes que coincidan.» La equis junto al nombre descarta la selección.

Paso 3. Comprobar la conexión

El cliente figura en Clientes con Drive conectado, con su NIF y el correo registrado. El contador muestra las conexiones usadas y el máximo del plan.

Nota. Conectar el Drive no vigila ninguna carpeta todavía: falta que el cliente comparta una y que se añada al monitoreo.

Paso 4. Pedir al cliente que comparta su carpeta

En el paso 1, Comparte tu carpeta con este correo:, aparece el correo del servicio.

  1. Pulsar Copiar (1) y enviar ese correo al cliente.
  2. El cliente comparte su carpeta con esa dirección desde la cuenta de Google registrada.
  3. Recargar la pantalla para que la carpeta aparezca en el paso 2.
Paso 1 con el correo del servicio y el botón Copiar (1).

Paso 5. Añadir la carpeta del cliente al monitoreo

En el paso 2, Selecciona la carpeta compartida:

  1. En Carpeta de Google Drive (1), elegir la opción «nombre · {nombre del cliente}».
  2. Indicar, si procede, Procesar facturas subidas a partir de (2) y dejar marcada o no Procesar automáticamente archivos nuevos (3).
  3. Pulsar Añadir Carpeta al Monitoreo.
Paso 2 con el desplegable de carpeta (1) que muestra el nombre del cliente, la fecha de inicio (2) y la casilla de proceso automático (3).
Importante. La fecha de inicio solo se fija al añadir la carpeta. Con años de archivo, indicarla antes: todo lo que entre consume cupo de facturas.

Paso 6. Verificar el cliente de la carpeta

En Carpetas Monitoreadas (paso 3), la tarjeta de la carpeta lleva el nombre del cliente. Cambiar cliente lo reasigna sin quitar la carpeta.

Nota. El cambio de cliente se aplica a los ficheros nuevos. Los documentos que la carpeta ya trajo no se modifican.

Paso 7. Corregir o quitar la conexión

  1. Corregir un correo erróneo: editarlo en la fila del cliente y pulsar el icono de disquete (Guardar cambios). No consume cupo.
  2. Quitar la conexión: pulsar la equis de la fila y confirmar con Sí, quitar.
Atención. Quitar el correo libera la plaza del plan, pero las carpetas de ese cliente ya vigiladas siguen procesando. Pararlas o quitarlas se hace en el paso 3.

Resultado

El cliente figura entre los Drives conectados y su carpeta queda vigilada. Cada 5 minutos se leen sus ficheros y los documentos resultantes se ven en Facturas con el origen de Google Drive.

Campos del bloque Drives de tus clientes

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Buscador de cliente por nombre o NIF Cliente de la cartera, a partir de dos letras Sí Cliente cuyo Drive se conecta.
Correo del cliente Dirección de correo válida, hasta 255 caracteres, no registrada en otra cuenta Sí Permite ofrecer en el paso 2 las carpetas cuyo propietario sea esa cuenta.
Carpeta de Google Drive Carpeta compartida con el correo del servicio, de la cuenta propia o de un cliente, no reclamada por otro gestor Sí Se muestra como «nombre · cliente» y queda vinculada a ese cliente.
Procesar facturas subidas a partir de Fecha igual o anterior a hoy No Ignora lo subido a Drive antes de ese día.
Procesar automáticamente archivos nuevos Marcada o desmarcada No (marcada) Desmarcada, la carpeta nace en estado Pausado.

Problemas frecuentes

«Ese correo de Google ya está conectado a otra cuenta. Usar el correo real de …»
El correo figura en otro usuario del sistema. Registrar el correo real de la cuenta del cliente.
«Límite de Drives de clientes del plan alcanzado (…). Subir de plan para conectar más.»
Todas las plazas del plan están ocupadas. Quitar una conexión que ya no se use o pasar a un plan superior.
«La cuenta no tiene un plan activo, así que no se pueden conectar Drives de clientes nuevos. …»
Activar un plan. Las conexiones existentes siguen funcionando.
«Operación en curso. Volver a intentarlo en unos segundos.»
Otra conexión se estaba guardando a la vez. Repetir pasados unos segundos.
«Cliente no encontrado en la cartera.»
El cliente no pertenece a la gestoría. Buscarlo de nuevo en el listado.
«No hay carpetas compartidas. Compartir antes una carpeta (paso 1)»
El cliente no ha compartido la carpeta con el correo del servicio, o la comparte desde una cuenta distinta a la registrada. Revisar el correo y recargar.
La carpeta del cliente sigue procesando tras quitar su Drive.
Quitar el correo no detiene carpetas ya vigiladas. Pausarlas o dejar de vigilarlas en el paso 3.

Continuar con

Consejo
Registrar el correo exacto de la cuenta propietaria de la carpeta: si el cliente comparte desde otra cuenta, la carpeta no aparece en el paso 2.
Anterior Conectar carpetas de Drive para recibir justificantes Siguiente Configurar avisos por webhook

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