Contabilidad Útil

Comprobar el Balance de Sumas y Saldos

5:00 Tutorial 9.37

El balance totaliza por cuenta el Debe y el Haber de los asientos contabilizados y verifica su cuadre. Es una consulta: no modifica ningún dato.

Antes de empezar

  • Disponible en todos los planes. Basta el acceso de consulta al módulo de Contabilidad.
  • Asientos contabilizados en el ejercicio. Por defecto el balance no incluye los borradores.
  • Los asientos descuadrados quedan fuera de las sumas y el balance lo avisa.

Paso 1. Abrir el Balance

En la barra de Contabilidad, grupo Comprobar, pulsar Libros (1). Se abre Registros IVA; pulsar la sub-pestaña Balance (2).

Barra de Contabilidad con Libros (1) y la sub-pestaña Balance (2) recuadradas.
Nota. No confundir con Balance Situación, que presenta el activo, el patrimonio neto y el pasivo del ejercicio.

Paso 2. Filtrar por cliente y periodo

En Filtros, elegir Cliente (1) y Ejercicio (2). Opcional: T1 a T4, Mes en curso o A fecha de hoy (3). Pulsar Filtrar.

Tarjeta Filtros con Cliente (1), Ejercicio (2) y los atajos de trimestre y fecha (3).
Nota. Sin cliente elegido, el balance suma los asientos de todos los clientes.
Importante. Con Estado en Solo libro (contabilizados), el valor por defecto, los borradores no entran. Todos los estados los incluye.

Paso 3. Ajustar el nivel de detalle

  1. Nivel detalle (1): cuenta completa (7 dígitos), subcuenta (5), cuenta principal (3) o grupo PGC (1).
  2. Comparativa (2): añade la columna Var. Y-1 con la variación respecto a otro ejercicio.
  3. Solo cuentas con saldo (3): oculta las cuentas sin saldo.
Tarjeta Filtros con Nivel detalle (1), Comparativa (2) y la casilla Solo cuentas con saldo (3).
Nota. Pulsar Filtrar para aplicar los cambios.

Paso 4. Leer el indicador de cuadre

La barra superior (1) indica Balance cuadrado o Descuadre detectado: con su importe. A la derecha figura la huella SHA-256 del balance (2).

Barra de estado con el indicador de cuadre (1) y la insignia SHA-256 (2).
Nota. La indicación «Acumulado del ejercicio: incluye saldo arrastrado anterior a la fecha de inicio.» aparece cuando el balance incluye saldos de apertura.

Paso 5. Leer la tabla de cuentas

  1. Columnas Cuenta, Nombre, Sumas Debe, Sumas Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedor (1).
  2. La fila TOTALES (2) suma cada columna.
  3. La fila Verificación (3) confirma «Sumas: CUADRA» y «Saldos: CUADRA», o indica el descuadre.
Tabla del balance con las columnas (1), la fila TOTALES (2) y la fila Verificación (3).
Nota. La insignia Anómalo junto al nombre marca una cuenta con saldo opuesto al natural. Revisar sus movimientos por si hay errores de signo.

Paso 6. Cambiar la presentación

  1. Agrupar por PGC (1): reúne las cuentas por grupo, de «Grupo 1» a «Grupo 7», con su subtotal.
  2. 3 col (Saldo neto) (2): sustituye Saldo Deudor y Saldo Acreedor por una columna Saldo con D o A.
  3. Mostrar (3): número de cuentas por página.
Cabecera de la tabla con los interruptores Agrupar por PGC (1) y 3 col (Saldo neto) (2) y el selector Mostrar (3).

Paso 7. Ir al Libro Mayor de una cuenta

Pulsar el código de una cuenta (1). Se abre su detalle en el Libro Mayor con el mismo cliente y periodo.

Columna Cuenta de la tabla con el código de una cuenta y su enlace al Libro Mayor recuadrados (1).

Paso 8. Revisar los asientos descuadrados

Si aparece la alerta «N asientos descuadrados se han dejado fuera de este balance», pulsar Revisarlos ahora (1).

Alerta de asientos descuadrados fuera del balance con el enlace Revisarlos ahora recuadrado (1).
Atención. Un asiento descuadrado no entra en las sumas: el balance puede cuadrar y tener descuadrados fuera. La alerta es la señal.

Paso 9. Descargar el balance

En la tarjeta Exportar: Descargar Excel (1), Imprimir / PDF (2) o Cegid Diez (3). La descarga respeta los filtros activos.

Tarjeta Exportar con Descargar Excel (1), Imprimir / PDF (2) y Cegid Diez (3).
Nota. Cada descarga de Excel queda anotada en Auditoría exportaciones.

Resultado

Se comprueba si las sumas de Debe y Haber coinciden y se localizan las cuentas con saldo anómalo. Nada cambia en los datos; la descarga de Excel queda anotada en la auditoría de exportaciones.

Filtros del Balance de Sumas y Saldos

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Un cliente o «Todos los clientes...» No Acota el balance al cliente elegido.
Actividad «Todas las actividades» o una actividad del cliente No Solo aparece con un cliente que tenga actividades.
Ejercicio Años con asientos No Periodo consultado.
Cuenta (prefijo) Prefijo numérico, p. ej. 430 o 472 No Muestra solo las cuentas que empiezan por ese prefijo.
Buscar concepto Texto libre No Filtra por concepto del movimiento.
Estado Solo libro (contabilizados) · Solo borradores · Todos los estados No Por defecto, solo asientos contabilizados.
Punteo Todos · ✓ Solo punteados · ○ Solo no punteados No Filtra por apuntes revisados.
Nivel detalle Cuenta completa (7 dígitos) · Subcuenta (5) · Cuenta principal (3) · Grupo PGC (1) No Agrupa las cuentas al nivel elegido.
Comparativa Sin comparativa · vs {año} No Añade la columna Var. Y-1.
Solo cuentas con saldo Casilla No Oculta las cuentas sin saldo.
Fecha desde, Fecha hasta Fechas No Acota el periodo.
Mostrar 25 · 50 · 100 · 200 · Todos No Cuentas por página.

Problemas frecuentes

«Descuadre detectado:» con un importe.
Las sumas de Debe y Haber difieren. Acotar con T1 a T4 el periodo en que aparece y revisar sus asientos en Gestión contable.
«N asientos descuadrados se han dejado fuera de este balance…»
El Debe del asiento no coincide con su Haber. Pulsar Revisarlos ahora y cuadrarlos en Asientos.
«No hay datos contabilizados en este periodo»
El periodo solo tiene borradores. Contabilizarlos con Contabilizar todos (N) o cambiar Estado a Todos los estados.
«No hay datos contables en el periodo seleccionado»
El cliente no tiene asientos en ese periodo. Los botones Generar Asientos y Subir Facturas llevan a crearlos.
«Sin coincidencias — Ninguna cuenta cumple los filtros aplicados.»
Pulsar Limpiar filtros o relajar los criterios.
Una cuenta lleva la insignia Anómalo.
El saldo es opuesto al natural del grupo. Revisar los movimientos en el Libro Mayor y los signos de los asientos.
Los importes no coinciden con los de Registros IVA.
El balance parte de los asientos; Registros IVA, de las facturas. Una corrección manual en un asiento solo aparece en el balance.

Continuar con

Consejo
Comprobar el balance antes de cerrar el ejercicio y de generar las cuentas anuales: un descuadre en las sumas se arrastra a los demás estados.
Anterior Aprobar las cuentas anuales de un cliente Siguiente Revisar el cuadre contable y resolver los descuadres

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