Emisión de Facturas Importante

Subir el certificado de un cliente con la contraseña custodiada

3:30 Tutorial 15.42

El envío automático firma y remite sin nadie delante, así que necesita el certificado del cliente y su contraseña custodiada. La contraseña se cifra aparte, con una clave distinta a la del certificado.

Antes de empezar

  • Interruptor global del envío a la AEAT encendido. Apagado, no aparece la casilla Guardar también la contraseña.
  • Plan Starter, Professional o Enterprise. Con otro plan, el bloque Certificado digital muestra un aviso de mejora de plan.
  • Capacidad para gestionar certificados. Un miembro del equipo la recibe del titular; el usuario de consulta no la tiene.
  • Archivo .p12 o .pfx del cliente, de hasta 512 KB, con su contraseña. Con el NIF informado en la ficha, se contrasta con el del certificado.

Paso 1. Abrir el bloque del certificado

En Principal > Clientes, abrir la ficha del cliente y la pestaña Facturación. El requisito Certificado con la contraseña custodiada (1) enlaza con Subirlo ahora; el bloque Certificado digital ofrece Subir certificado (2).

Pestaña Facturación con el requisito Certificado con la contraseña custodiada (1) y el botón Subir certificado del bloque Certificado digital (2).

Paso 2. Subir el archivo y la contraseña

El desplegable ¿Qué archivo es este y cómo lo consigo? explica cómo exportarlo desde el navegador del cliente. Después:

  1. Archivo del certificado (.p12 / .pfx): seleccionar el archivo del cliente.
  2. Contraseña del certificado: la fijada al exportarlo, hasta 200 caracteres.
  3. Marcar Guardar también la contraseña. Sin la marca, el certificado se custodia pero el envío no puede activarse.
  4. Pulsar Custodiar certificado.
Importante. Con la casilla marcada, la contraseña deja de ser un dato que solo valida el archivo: queda custodiada y cifrada. Sin marcarla, no se almacena.
Nota. Si el NIF del certificado no es el del cliente, el archivo se rechaza. El certificado de un representante exige marcar Confirmo que es un certificado de representante de este cliente y repetir la subida.

Paso 3. Comprobar la custodia

Aparece «Certificado custodiado de forma segura, junto con su contraseña (cifrada aparte). Ya se puede activar el envío automático de sus facturas a la AEAT.» El bloque indica:

  1. Insignia Custodiado, NIF del cert., Válido desde y Válido hasta.
  2. Fila Contraseña: «Custodiada — las facturas pueden enviarse solas a la AEAT.»
Nota. En Envío automático de facturas a la AEAT, el requisito pasa a cumplido e indica la fecha de vigencia del certificado.

Paso 4. Completar la custodia de un certificado ya subido

Con la fila Contraseña en «No custodiada. Es obligatoria para el envío automático de facturas.», pulsar Volver a subirlo marcando la custodia (recuadrado).

  1. Repetir la subida con el mismo archivo y su contraseña.
  2. Marcar Guardar también la contraseña y pulsar Custodiar certificado.
Importante. Subir un certificado nuevo destruye el anterior de forma irrecuperable, junto con su contraseña custodiada.

Paso 5. Renovar el certificado sin detener el envío

  1. Con la caducidad a 30 días o menos, el bloque avisa: «El certificado caduca el … — renuévalo pronto.»
  2. Pulsar Volver a subir y subir el certificado renovado.
  3. Con el envío activo, Guardar también la contraseña nace marcada si el certificado actual la tenía custodiada. Mantenerla marcada.
Atención. Sustituir el certificado sin custodiar la contraseña detiene el envío automático del cliente hasta repetir la subida con la casilla marcada.
Nota. Con el certificado caducado, el requisito indica «Caducado o todavía no válido. Al renovarlo, el envío se reanuda solo.»

Resultado

El cliente queda con el certificado Custodiado y la contraseña custodiada. El requisito del envío automático pasa a cumplido; falta registrar la autorización del cliente y activar el envío.

Campos del formulario de subida

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Archivo del certificado (.p12 / .pfx) Archivo .p12 o .pfx, hasta 512 KB Sí Se cifra en la custodia. Sustituye al certificado anterior del cliente.
Contraseña del certificado Texto, hasta 200 caracteres Sí Abre el archivo para validarlo. Solo se almacena con la casilla de custodia.
Guardar también la contraseña Casilla No; imprescindible para el envío automático Custodia la contraseña cifrada aparte, para firmar y remitir sin intervención.
Confirmo que es un certificado de representante de este cliente Casilla Solo si el NIF no coincide o no se lee Admite el certificado de la persona que representa a la sociedad.

Problemas frecuentes

No aparece la casilla Guardar también la contraseña.
El interruptor global del envío a la AEAT está apagado. Sin él, el certificado solo sirve para presentar modelos.
«Certificado inválido o contraseña incorrecta.»
La contraseña no abre el archivo o el archivo está dañado. Comprobar la contraseña con el cliente.
«Este certificado es de … y el cliente es …. …»
El NIF del certificado no es el del cliente. Comprobar la ficha abierta o confirmar el certificado de representante.
«El certificado se ha guardado, pero no se ha podido custodiar su contraseña: el envío automático a la AEAT seguirá desactivado.»
El cifrado de la contraseña ha fallado. Repetir la subida marcando la casilla; si persiste, contactar con soporte.
«El certificado es correcto, pero se produjo un error temporal del sistema al guardarlo. …»
El archivo es válido y el fallo es del sistema. Repetir pasados unos minutos.
«Aviso: este cliente no tiene NIF en su ficha, así que no se ha podido comprobar que el certificado sea suyo. …»
Informar el NIF del cliente en su ficha y verificar que el certificado es el correcto.
«El envío automático de sus facturas queda detenido hasta que vuelvas a subirlo marcando la casilla.»
Se sustituyó el certificado sin custodiar la contraseña. Repetir la subida con la casilla marcada.

Continuar con

Consejo
Pedir al cliente un certificado con vigencia suficiente: al caducar, el envío automático se detiene hasta subir el renovado.
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