Cumplimiento y Seguridad Importante

Registrar y revocar consentimientos RGPD de un cliente

2:00 Tutorial 10.2

El registro deja constancia interna de la base de tratamiento de cada cliente. Su porcentaje de documentación completa depende de que estén vigentes tres de los cinco tipos.

Antes de empezar

  • Acceso al área Cumplimiento con permiso de edición. El usuario de solo consulta no puede registrar ni revocar: el servidor lo rechaza.
  • Al menos un cliente en la cartera. Sin clientes, la pantalla ofrece Dar de alta un cliente.
  • Sin límite de plan para registrar consentimientos.

Paso 1. Abrir Protección de datos

En el menú lateral, Operaciones > Cumplimiento > Protección de datos. Las cuatro cifras resumen el estado de la cartera.

  1. Con la documentación completa (1): porcentaje de clientes con vigentes Tratamiento de datos, Comunicaciones marketing y Cesión a terceros.
  2. Registros, Activos y Revocados: los revocados se conservan como prueba.
Pantalla Protección de datos con el ítem de menú (1) y la cifra Con la documentación completa (2).
Nota. La cifra mide la documentación registrada, no el cumplimiento legal. La base del tratamiento fiscal es el contrato y la obligación legal, no el consentimiento.

Paso 2. Localizar lo que falta en el tablero

En A quién le falta qué, cada fila es un cliente y cada columna un tipo de consentimiento.

  1. Una marca de verificación indica el tipo registrado y vigente (1). La casilla vacía indica Sin registrar (2).
  2. El pie Lo tienen muestra cuántos clientes cumplen cada columna.
  3. Los clientes sin ningún registro se agrupan en un desplegable al final.
  4. Los filtros Todos los clientes, Todos los tipos y Todos acotan el detalle; Quitar filtros los limpia.
Tablero A quién le falta qué con una marca de registrado (1), una casilla Sin registrar (2) y el botón Registrar uno (3).

Paso 3. Abrir el diálogo de alta

Pulsar Registrar uno. El diálogo Registrar un consentimiento abre con un aviso ámbar: es un registro interno del despacho.

Importante. La fecha y la IP guardadas son las de quien anota el registro, no las del interesado. No sustituye al consentimiento.

Paso 4. Completar el registro

  1. Cliente (1): elegir el cliente. Llega preseleccionado si la pantalla se abrió con un cliente filtrado.
  2. Tipo de consentimiento (2): elegir uno de los cinco tipos.
  3. Base legal (3): Ejecución de contrato, Interés legítimo o Consentimiento explícito.
  4. Finalidad: para qué se tratan los datos, hasta 500 caracteres.
  5. Pulsar Registrar.
Diálogo Registrar un consentimiento con Cliente (1), Tipo de consentimiento (2) y Base legal (3) recuadrados.

Paso 5. Comprobar el resultado

El diálogo indica «Consentimiento registrado. La pantalla se actualiza en un momento.» y la página se recarga con la marca en el tablero.

Nota. Pasar el cursor sobre la marca muestra el tipo y la fecha de registro. No se envía ningún correo al cliente.

Paso 6. Revocar un consentimiento

Abrir Ver el detalle de los N registros, localizar la fila y pulsar Revocar (1). Confirmar con Sí, revocar.

Detalle de registros con el botón Revocar (1) en la fila de un consentimiento activo.
Diálogo Revocar el consentimiento con el botón Sí, revocar (1).
Importante. La revocación rige desde ese momento. El registro se conserva con el estado Revocado, y la acción queda en el registro de actividad.
Atención. La revocación no puede deshacerse. Para restituir el tipo hay que registrar un consentimiento nuevo.

Paso 7. Exportar los consentimientos de un cliente

Pulsar Exportar y elegir el cliente. Se descarga un CSV con sus consentimientos: tipo, base legal, propósito, fecha, IP de registro y revocación.

Menú Exportar desplegado con la lista de clientes (1).
Nota. La exportación queda en el historial de exportaciones. No equivale a atender el derecho de acceso del interesado, que se tramita en Derechos del interesado.

Resultado

El consentimiento queda anotado con la fecha y la IP de quien lo registra, figura en el tablero y en el detalle, y se refleja en el porcentaje de documentación completa y en la puntuación del cliente.

Campos del diálogo «Registrar un consentimiento»

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Cliente al que se anota el registro.
Tipo de consentimiento Tratamiento de datos · Comunicaciones marketing · Cesión a terceros · Elaboración perfiles fiscales · Transferencia internacional Sí Clasifica el registro y su columna en el tablero.
Base legal Ejecución de contrato · Interés legítimo · Consentimiento explícito Sí Fundamento del tratamiento que se documenta.
Finalidad Texto libre, hasta 500 caracteres Sí Describe para qué se tratan los datos.

Problemas frecuentes

«Tipo de consentimiento no válido» o «Base legal no válida»
El valor enviado no corresponde a ninguna opción de la lista. Elegir de nuevo en el desplegable.
«La finalidad no puede exceder 500 caracteres»
Acortar el texto de Finalidad.
«Ese tipo de consentimiento todavía no está disponible en esta instalación. …»
El tipo no está habilitado en la instalación. Avisar a soporte con el tipo concreto o registrar otro.
«No autorizado para revocar este consentimiento»
El cliente no pertenece a la cartera o no está asignado al miembro de equipo. Pedir la asignación al titular.
«Aún no hay consentimientos registrados para …»
La exportación requiere al menos un registro del cliente. Registrar uno antes de exportar.
El porcentaje de documentación completa no sube
Solo cuentan vigentes Tratamiento de datos, Comunicaciones marketing y Cesión a terceros. Los otros dos tipos no intervienen.

Continuar con

Consejo
Si falta el mismo tipo en muchos clientes, la columna del tablero lo muestra de una vez: conviene resolverlo por tipo y no cliente a cliente.
Anterior Revisar el panel de Cumplimiento Siguiente Consultar y exportar el registro de actividad

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