Cumplimiento y Seguridad Importante

Notificar una brecha a la AEPD con el asistente

4:30 Tutorial 10.17

El asistente decide si procede notificar a la AEPD, deja los datos listos para su sede electrónica y guarda la prueba de la notificación. La presentación se hace fuera de la aplicación.

Antes de empezar

  • Brecha ya registrada en Brechas de seguridad. El alta está en la guía de registro de brechas.
  • Rol de titular o de miembro con acceso al área Cumplimiento y al cliente de la brecha. El usuario de solo lectura recibe un error de permiso.
  • Para presentar la notificación, acceso a la sede electrónica de la AEPD (herramienta COMUNICA-BRECHA).
  • Para avisar a los afectados, sus direcciones de correo.

Paso 1. Abrir el asistente de la brecha

En el menú lateral, Operaciones > Cumplimiento > Protección de datos, y en la pantalla, el acceso Brechas de seguridad. En la tarjeta de la brecha, pulsar Asistente AEPD (1).

Tarjeta de brecha con el botón Asistente AEPD (1) junto a Marcar AEPD Notificada y Resolver.
Nota. El asistente muestra arriba Plazo AEPD (Art. 33 RGPD) con las horas restantes o el tiempo de retraso, y la fecha de detección.

Paso 2. Evaluar el riesgo

En el paso 1 Evaluación de riesgo, marcar cada afirmación que se cumpla entre las ocho preguntas (1).

  1. Las preguntas cubren categorías especiales, datos financieros, suplantación de identidad, volumen, menores, difusión, cifrado y reversibilidad.
  2. Pulsar Calcular riesgo (2).
Paso 1 Evaluación de riesgo con las ocho preguntas (1) y el botón Calcular riesgo (2).

Paso 3. Leer el resultado

El recuadro de resultado indica si procede notificar a la AEPD, la Puntuación de riesgo sobre 145 y el Nivel.

Importante. Con 30 puntos o más, procede notificar. Con menos, la notificación no es obligatoria, pero la decisión debe documentarse en el Registro de Actividades (art. 30 RGPD).
Nota. Al volver a abrir el asistente, las respuestas y el cálculo guardados se recuperan y la pantalla arranca en el paso 2. Atrás permite recalcular.

Paso 4. Preparar los datos para COMUNICA-BRECHA

Pulsar Continuar al paso 2. En Documentación AEPD se listan los datos del formulario oficial: responsable, fecha de detección, descripción, severidad, afectados, categorías, medidas, nivel de riesgo y plazo.

  1. Pulsar Copiar todos los datos y pegarlos en la herramienta COMUNICA-BRECHA de la sede de la AEPD.
  2. Pulsar Descargar resumen en PDF para archivar un resumen fechado en el expediente del despacho.
Importante. El art. 33.5 RGPD obliga a documentar la brecha aunque no se notifique. El PDF no sustituye a la notificación en la sede de la AEPD.

Paso 5. Registrar la notificación presentada

Tras presentar la notificación en la sede de la AEPD, pulsar He notificado a la AEPD. Se abre Registrar la notificación.

  1. Nº de expediente de la AEPD: el que devuelve COMUNICA-BRECHA al presentar.
  2. Campo de fecha de presentación: la fecha real, nunca futura.
  3. Observaciones (opcional): si se presentó fuera de las 72 horas, indicar el motivo del retraso.
  4. Pulsar Guardar y continuar.
Importante. El registro marca la brecha como notificada, guarda expediente y fecha y cierra el aviso de cumplimiento asociado. Fuera de plazo, queda constancia del retraso.
Nota. Marcar la notificación desde el listado con Marcar AEPD Notificada registra solo el hecho, sin expediente. Con el asistente queda la prueba.

Paso 6. Avisar a los afectados

En el paso 3 Notificar afectados, relativo al art. 34 RGPD, cuando el riesgo para los afectados es alto:

  1. Pegar en el campo las direcciones de correo, separadas por comas o saltos de línea.
  2. Pulsar Enviar notificación a afectados.
Atención. Se encolan correos reales a cada dirección válida y la pantalla no ofrece retirarlos. El botón permanece deshabilitado mientras el campo esté vacío.
Nota. El aviso de resultado indica cuántas notificaciones se han enviado y cuántas han fallado. La AEPD publica un modelo de carta a afectados, enlazado en la misma pantalla.

Paso 7. Cerrar el seguimiento

El paso 4 Seguimiento resume Notificada AEPD, Notificada a afectados y Decisión documentada. Pulsar Cerrar asistente.

Nota. Cerrar el asistente no resuelve la brecha. El estado se actualiza desde el listado con Cambiar estado... o Resolver.

Resultado

La brecha queda con la evaluación de riesgo guardada, la notificación a la AEPD acreditada con expediente y fecha, y los afectados avisados cuando procede. Las actuaciones constan en el registro de actividad.

Campos de Registrar la notificación

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nº de expediente de la AEPD Texto, hasta 100 caracteres Sí Prueba de la presentación en la sede de la AEPD.
Fecha de presentación Fecha igual o anterior a hoy Sí Fecha real de la notificación; decide si consta fuera de plazo.
Observaciones (opcional) Texto, hasta 1000 caracteres No Motivo del retraso, si lo hubo (art. 33.1 RGPD).

Problemas frecuentes

«Indicar el número de expediente devuelto por la AEPD.»
El campo del expediente está vacío. Copiar el número que devuelve COMUNICA-BRECHA al presentar.
«La fecha de notificación no puede ser futura.»
Indicar la fecha en que se presentó realmente, igual o anterior a hoy.
«No hay direcciones de email válidas en la lista proporcionada.»
Ninguna dirección tiene formato válido. Revisar las direcciones y separarlas por comas o saltos de línea.
«Completar antes la evaluación de riesgo: sin ella no hay nada que documentar.»
El PDF exige la evaluación guardada. Pulsar Calcular riesgo y volver a descargarlo.
«No se pudo calcular el riesgo.» o «Error de red al calcular el riesgo.»
El cálculo no llegó a guardarse. Comprobar la conexión y repetir.
Aviso de notificación registrada fuera del plazo de 72 horas.
Han pasado más de 72 horas desde la detección. El registro es válido y deja constancia del retraso; recoger el motivo en Observaciones (opcional).

Continuar con

Consejo
Guardar el resumen en PDF tras registrar el expediente: reúne en un solo documento fechado la evaluación, los datos declarados y la prueba de presentación.
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