Emisión de Facturas Importante

Autorizar el envío de las facturas a la AEAT

2:30 Tutorial 15.19

El certificado digital es del titular y responde él ante la AEAT. Sin su autorización, la gestoría no puede activar el envío automático de las facturas.

Antes de empezar

  • Sección de facturación activa en el portal y envío automático habilitado en el sistema. Si no, el menú Envío a la AEAT no aparece.
  • Usuario titular de la cuenta del portal. Un usuario adicional ve el texto, pero no puede autorizar, ampliar ni retirar.
  • Emisor dentro del ámbito de VERI*FACTU. Quien ya dio o retiró una autorización conserva la entrada del menú.
  • El envío exige además que la gestoría tenga el certificado en custodia y active el envío. Autorizar no remite ninguna factura por sí solo.

Paso 1. Abrir la pantalla de envío

En el menú lateral, Facturación > Envío a la AEAT. Se abre «Envío de tus facturas a la Agencia Tributaria».

Nota. La tarjeta Envío de facturas a la AEAT, dentro de Facturación > Configuración, lleva a la misma pantalla.

Paso 2. Revisar la situación actual

El bloque Situación actual indica el estado del envío. Lo gobierna la gestoría; desde el portal solo se consulta.

  1. Envío automático: Activado por tu gestoría o Desactivado. La insignia Modo pruebas indica que los registros van al entorno de pruebas de la AEAT.
  2. El texto inferior explica el motivo cuando el envío no está operativo, por ejemplo la falta de certificado o de autorización.
  3. Las facturas emitidas sin enviar se cuentan en la pantalla y salen en orden, de la más antigua a la más reciente.

Paso 3. Leer el texto de la autorización

Bajo Autorizar el envío consta lo que se autoriza: firmar el registro de cada factura emitida y los registros de evento del sistema y, con el envío activado, remitir cada registro a la AEAT al emitir la factura.

Importante. La autorización permite usar el certificado digital custodiado. Leer el texto íntegro antes de aceptar.

Paso 4. Autorizar

  1. Marcar He leído lo anterior y autorizo la firma y el envío automático.
  2. Pulsar Autorizar. Aparece «Autorización registrada. Tu gestoría ya puede activar el envío automático de tus facturas.»
Atención. Sin la casilla marcada se rechaza con «Es necesario marcar la casilla para autorizar la firma y el envío.»
Nota. Un usuario adicional ve «Solo el titular de la cuenta puede dar esta autorización.» y no dispone de la casilla.

Paso 5. Comprobar que consta

La sección pasa a Autorización dada con la fecha y la hora. El desplegable Ver lo que autorizaste muestra el texto exacto de la versión aceptada.

Nota. Si la registró la gestoría, la pantalla indica que lo hizo en esa fecha y que, de no ser correcto, el titular puede retirarla en el acto.

Paso 6. Descargar el justificante

Pulsar Descargar el justificante en PDF. Contiene el texto de la versión aceptada, su huella SHA-256, la fecha, la hora y la IP.

Nota. El justificante sigue disponible tras retirar la autorización: acredita los envíos hechos mientras estuvo vigente.

Paso 7. Ampliar una autorización anterior

Una autorización dada con un texto anterior sigue valiendo para el envío, pero no cubre la firma de los registros. En ese caso aparece Autorización ampliable.

  1. Leer el texto vigente que se muestra en el aviso.
  2. Marcar He leído lo anterior y autorizo también la firma.
  3. Pulsar Ampliar la autorización. Aparece «Autorización ampliada: la gestoría ya puede firmar los registros con el certificado.»

Paso 8. Retirar la autorización

  1. Pulsar Retirar la autorización.
  2. En el diálogo Retirar la autorización, confirmar con Sí, retirarla.
Importante. Retirada la autorización, las facturas dejan de firmarse y enviarse a la AEAT. La emisión y la numeración continúan, y la autorización puede darse de nuevo cuando se quiera.
Nota. Retirar no borra el registro de la autorización dada: se conserva con la fecha de retirada.

Resultado

La autorización consta con su fecha, su IP y la versión del texto aceptado, y la gestoría puede activar el envío automático. Mientras no lo active, las facturas se emiten, se numeran y llevan su código QR, pero no se remiten a la AEAT.

Casillas de la pantalla

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
He leído lo anterior y autorizo la firma y el envío automático. Casilla Sí Registra la autorización con fecha, hora, IP, versión del texto y huella.
He leído lo anterior y autorizo también la firma. Casilla Sí Amplía una autorización anterior para que cubra la firma de los registros.

Problemas frecuentes

No aparece Envío a la AEAT en el menú.
El envío automático no está habilitado en el sistema o el emisor queda fuera del ámbito de VERI*FACTU. Consultar con la gestoría.
«Solo el titular de la cuenta puede dar esta autorización.»
El usuario no es el titular de la cuenta del portal. La autorización la da el titular.
«Es necesario marcar la casilla para autorizar la firma y el envío.»
Marcar la casilla de lectura antes de pulsar Autorizar.
«Ya tenías la autorización dada.»
La autorización vigente ya cubre la firma y el envío. No hace falta repetirla.
«Todavía no has autorizado el envío, así que no hay documento que descargar.»
El justificante existe solo tras dar la autorización.
Autorizado, pero el envío figura como Desactivado.
Activar el envío corresponde a la gestoría, que además necesita el certificado en custodia. Comunicárselo.

Continuar con

Consejo
Conservar el justificante en PDF en el expediente: acredita que el envío se hizo con el consentimiento del titular.
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