Conciliación Bancaria Útil

Repartir un movimiento entre varias categorías con una regla

3:00 Tutorial 7.20

Dos acciones de las reglas de conciliación: repartir por porcentaje un movimiento entre varias categorías y renombrar su tercero sin alterar el concepto del banco.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con edición en Banco y cobros. El usuario de solo consulta no ve los botones de las reglas.
  • Movimientos bancarios importados. Las reglas actúan sobre los movimientos sin conciliar.
  • Para repartir: categorías con cuenta contable de gasto o de ingreso. De sistema son Suministros, Alquiler, Proveedores, Seguros, Comisiones, Ingresos y Ventas, además de las propias con cuenta.
  • El alta general de una regla (nombre, cliente y condiciones) se describe en la guía de reglas de conciliación automática.

Paso 1. Abrir el diálogo de la regla

En Banco & Pagos > Panel General, pulsar Reglas de conciliación automática y, después, Nueva Regla. Completar Nombre de la regla (1), Cliente (B2B2C) (2) y la primera condición (3).

Diálogo Nueva Regla con Nombre de la regla (1), Cliente (B2B2C) (2) y la primera condición de Concepto (3).

Paso 2. Renombrar el tercero

  1. En Acción (1), elegir Renombrar tercero.
  2. Escribir el Nombre del tercero (2), hasta 255 caracteres. Por ejemplo, «Endesa» para todos los recibos del suministro eléctrico.
Diálogo Nueva Regla con la acción Renombrar tercero (1) y el campo Nombre del tercero (2).
Nota. El nombre se muestra en la rejilla junto al concepto del banco, sin sustituirlo. El concepto sigue siendo el original para la detección de duplicados y el cruce con facturas.

Paso 3. Repartir por porcentaje

  1. En Acción, elegir Repartir por porcentaje. De origen aparecen dos tramos al 50 %.
  2. En cada tramo (1), elegir la categoría e indicar el porcentaje, mayor que 0.
  3. Pulsar Añadir tramo (2) para incorporar otro, hasta cinco. El aspa quita un tramo; el mínimo es de dos.
  4. Comprobar que Suma (3) marca 100 %.
Acción Repartir por porcentaje con los tramos de categoría y porcentaje (1), el botón Añadir tramo (2) y la cifra Suma (3).
Importante. Los porcentajes deben sumar 100. Con otra suma, el diálogo no guarda y indica cuánto suman.

Paso 4. Revisar el aviso de tramos no repartibles

El desplegable ofrece todas las categorías. Si un tramo no puede repartirse, aparece un aviso (1) y la regla se puede guardar igualmente:

  1. Tramos de Impuestos, Interno, Nóminas u Otros: el movimiento se contabiliza con la categoría mayoritaria, en una sola línea.
  2. Reparto que mezcla gasto e ingreso: se contabiliza igualmente con la categoría mayoritaria.
Reparto por porcentaje con el aviso ámbar (1) sobre un tramo que no se puede repartir.
Nota. El aviso no bloquea: la decisión de guardar el reparto tal cual corresponde al gestor.

Paso 5. Probar y crear la regla

  1. Fijar la Prioridad: el número menor se evalúa antes. De origen es 100.
  2. Pulsar Probar regla y comprobar «N de M movimientos coinciden». La prueba no modifica nada.
  3. Pulsar Crear Regla.
Importante. Cuando una regla coincide con un movimiento, las siguientes dejan de evaluarse para él. Un mismo movimiento no recibe a la vez renombrado y reparto de dos reglas: actúa la de menor prioridad.

Paso 6. Aplicar la regla y comprobar el efecto

La regla actúa sobre los movimientos que se importen después. Para los ya importados, pulsar Aplicar ahora a lo ya importado y Sí, aplicar. El contador Aplicada de Reglas Activas indica cuántas veces ha actuado.

  1. En Todos los movimientos, botón de la bandeja Conciliación, el tercero renombrado aparece bajo el concepto, con el icono de persona.
  2. Con reparto, la categoría mostrada es la mayoritaria.
Atención. El reparto no se aplica a movimientos con categoría puesta a mano ni a los ya contabilizados. Recategorizar a mano un movimiento con reparto descarta ese reparto.

Resultado

La regla queda en Reglas Activas con la acción Renombrar tercero o Repartir por %. Al contabilizar un movimiento sin factura que cumpla el reparto, el asiento lleva una línea de gasto o de ingreso por tramo contra una única línea de banco.

Campos de las acciones

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Acción Renombrar tercero · Repartir por porcentaje (entre otras) Sí Define qué hace la regla con los movimientos que cumplen las condiciones.
Nombre del tercero Texto, hasta 255 caracteres Sí, con Renombrar tercero Nombre mostrado junto al concepto del banco.
Tramos del reparto De 2 a 5 filas de categoría y porcentaje mayor que 0, con suma 100 Sí, con Repartir por porcentaje Categorías entre las que se divide el importe del movimiento.
Prioridad Número de 1 a 999 (100 de origen) No Orden de evaluación entre reglas: el menor, primero.

Problemas frecuentes

«Los porcentajes del reparto deben sumar 100 (ahora suman …).»
Ajustar los tramos hasta que Suma marque 100.
«Cada tramo del reparto necesita una categoría y un porcentaje mayor que 0.»
Completar o quitar los tramos vacíos o con porcentaje 0.
«El reparto por porcentaje necesita al menos 2 categorías.»
Mantener un mínimo de dos tramos.
«La regla de renombrar tercero necesita un nombre. …»
Escribir el Nombre del tercero antes de crear la regla.
«El nombre del tercero es demasiado largo (máximo 255 caracteres).»
Abreviar el nombre del tercero.
El asiento no se reparte en varias líneas.
Algún tramo no es repartible o el reparto mezcla gasto e ingreso: se usa la categoría mayoritaria. Revisar los tramos.
La regla no actúa sobre un movimiento concreto.
Otra regla de menor prioridad coincidió antes, o el movimiento tiene categoría puesta a mano o ya está contabilizado.

Continuar con

Consejo
Crear primero las categorías propias con su cuenta contable: sin cuenta, un tramo no es repartible y el movimiento se contabiliza con la categoría mayoritaria.
Anterior Contabilizar un traspaso entre cuentas Siguiente Consultar la morosidad y el informe interanual

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