Contabilidad Importante

Importar el libro diario de un cliente

2:30 Tutorial 9.23

La importación analiza el fichero antes de escribir nada, avisa de los asientos repetidos y crea los asientos numerados correlativamente. Todo el lote puede deshacerse.

Antes de empezar

  • Función de importación activada en la instalación. Desactivada, la entrada no figura en el menú Acciones y la dirección directa da error 404.
  • Acceso al área de Contabilidad con permiso de creación. Para el usuario de solo consulta, la entrada no figura.
  • Plan contable del cliente cargado, para que las cuentas del fichero se unan a las existentes.
  • Fichero del programa de origen de hasta 20 MB, con extensión .dat, .txt, .csv, .xls, .xlsx, .zip o .dbf.
  • Periodos del cliente sin cerrar: un periodo cerrado rechaza la importación al confirmar.

Paso 1. Abrir el importador

En Operaciones > Contabilidad > Gestión contable, elegir el cliente y abrir Acciones > Importar asientos de otro programa… (1).

Pantalla Asientos de un cliente con el menú Acciones abierto y la opción Importar asientos de otro programa recuadrada (1).
Nota. Un cliente sin asientos muestra el botón Importar el diario de otro programa en la propia pantalla.

Paso 2. Elegir el cliente y el contenido

  1. En Cliente (1), elegir el cliente de destino.
  2. En Alcance de la importación (2), elegir Diario completo o Solo saldos iniciales (apertura).
Importar asientos contables con el desplegable Cliente (1) y las tarjetas Diario completo y Solo saldos iniciales (2).
Nota. Solo saldos iniciales (apertura) crea un único asiento con los saldos a la fecha de alta.

Paso 3. Elegir el programa de origen

En Programa de origen (1), pulsar la tarjeta del programa que generó el fichero. La zona de carga indica qué fichero subir.

Nueve tarjetas de Programa de origen (1) y zona de carga con la instrucción del programa elegido (2).
Nota. Tarjetas: Aplifisa (xDiario), A3 (Wolters Kluwer), ContaSol, Conta3 / Informàtica3, Conta3 (texto), Cegid Diez, Glasof, CSV universal y Excel.
Atención. No existe tarjeta de Sage Despachos: su formato de exportación no se importa.
Nota. Con Conta3 aparece la casilla de ajuste de subcuentas. Marcarla solo si el plan del cliente no es de 8 dígitos.

Paso 4. Subir el fichero y analizarlo

  1. Arrastrar el fichero a la zona de carga (1), o pulsar la zona para buscarlo. ContaSol y Cegid Diez admiten varios ficheros.
  2. Pulsar Analizar fichero (2). Hasta confirmar, no se escribe ningún asiento.
Zona de carga con el fichero seleccionado (1) y el botón Analizar fichero (2).
Importante. Con un fichero ya importado aparece Este fichero ya está importado: Deshacer esa importación libera el fichero; Dejarlo así cancela.

Paso 5. Revisar la vista previa

  1. Comprobar las cifras Asientos, Apuntes, Total Debe y Total Haber (1).
  2. Leer los avisos y el estado de cada asiento en la columna Estado (2).
Vista previa con las cuatro cifras (1) y la tabla de asientos con la columna Estado (2).
Nota. Estados: ✓ OK, ✗ revisar, ⟳ ya existe, ≈ revisar, ≈ factura y ≈ factura, lado contrario.
Atención. Con No se puede importar hasta resolver: la importación no se confirma. Corregir el fichero y volver a analizarlo, o usar Importar solo los válidos.

Paso 6. Si el fichero repite asientos

Hasta cuatro avisos distinguen qué se repite. Solo tres llevan casilla; el valor inicial de cada una es el indicado.

  1. Asientos ya contabilizados: coinciden en fecha, importe y cuentas. No volver a importarlos nace marcada; desmarcada, quedan duplicados en el Libro Diario.
  2. Asientos con la misma fecha e importe y cuentas distintas: solo aviso, sin casilla. No se omiten; si sobran, se quitan del fichero.
  3. Asientos parecidos a facturas ya contabilizadas: No importar este asiento nace marcada. Sin marcar, se importan y quedan filtrables.
  4. Asientos que repiten otro del mismo fichero: No importar la copia nace desmarcada, porque omitirlas cambia los saldos respecto al programa de origen.
Importante. Lo que se omite no se crea. El número entre paréntesis de Confirmar importación (N) refleja las casillas marcadas.

Paso 7. Confirmar la importación

Pulsar Confirmar importación (N) (1). Con incidencias, el botón es Importar solo los válidos (N). Durante la importación, la página puede cerrarse.

Pie de la vista previa con los botones Cancelar y Confirmar importación (1).
Importante. Los asientos se numeran correlativamente desde el siguiente número del ejercicio. Un periodo cerrado rechaza la importación completa.

Paso 8. Revisar el resultado

  1. Comprobar Importación completada (1), con el número de asientos creados y los omitidos.
  2. Pulsar Ver asientos (2) para revisar el lote y contabilizarlo.
  3. Si falta la apertura del ejercicio siguiente a un cierre importado, pulsar Crear apertura de {año} y confirmar con Sí, crear.
Resultado de la importación con el resumen (1) y el botón Ver asientos (2).
Nota. La apertura se crea en borrador, con las líneas del cierre del ejercicio anterior invertidas.
Nota. Los importados que repiten una factura llevan el sello Repite una factura en Asientos, con Eliminar este importado y Conservar los dos.

Paso 9. Deshacer el lote

En el resultado, pulsar ↩ Deshacer esta importación y confirmar con Sí, deshacer. El lote también figura en Importaciones recientes.

Atención. Se eliminan también los asientos del lote ya contabilizados y las cuentas creadas por la importación sin uso. Un periodo cerrado detiene la operación.

Resultado

Los asientos importados quedan en el cliente con origen Importado, agrupados en un lote que puede revisarse con Ver asientos y deshacerse. Respetan el cuadre, la numeración correlativa y los periodos bloqueados.

Campos del importador

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Destino de los asientos.
Alcance de la importación Diario completo · Solo saldos iniciales (apertura) No (Diario completo) Todos los asientos del fichero, o un único asiento de apertura.
Programa de origen Una de las nueve tarjetas Sí Determina el formato, las extensiones admitidas y la instrucción de carga.
Fichero Hasta 20 MB; varios solo en ContaSol y Cegid Diez Sí Origen de los asientos.
Ajustar las subcuentas a la longitud del plan Casilla, solo en Conta3 No Adapta las subcuentas de 8 dígitos al plan del cliente.
No volver a importarlos Casilla, marcada — Omite los asientos ya contabilizados en el cliente.
No importar este asiento / estos N asientos Casilla, marcada — Omite los parecidos a facturas ya contabilizadas.
No importar la copia / las N copias Casilla, desmarcada — Omite los asientos que repiten otro del mismo fichero.

Problemas frecuentes

«El fichero no puede superar los 20 MB.»
Dividir el fichero o exportar un periodo menor desde el programa de origen.
«El fichero debe ser .dat, .txt, .csv, .xls, .xlsx, .zip o .dbf.»
La extensión no corresponde a ninguno de los formatos admitidos. Volver a exportar desde el programa de origen.
«No se ha podido analizar el fichero. Comprobar que el formato elegido sea el del programa que lo generó.»
La tarjeta de Programa de origen no es la del programa que generó el fichero. Elegir la correcta y volver a analizar.
«Este fichero ya se importó el …»
Existe un lote con ese fichero. Pulsar Deshacer esa importación para liberarlo, o Dejarlo así.
Las cuentas de Conta3 no se unen a las del cliente.
El plan del cliente no es de 8 dígitos. Marcar la casilla de ajuste de subcuentas y volver a analizar.
Importación rechazada al confirmar.
Un periodo del fichero está cerrado. Reabrirlo en Periodos y repetir la importación.
Duplicados en el Libro Diario tras importar.
Se desmarcó No volver a importarlos. Eliminar los duplicados, o deshacer el lote y repetir con la casilla marcada.

Continuar con

Consejo
Cargar el plan contable del cliente antes que el diario, para que cada cuenta del fichero encuentre su pareja.
Anterior Consultar el Cuadro de Mando de un cliente Siguiente Registrar la aprobación de las cuentas por la junta desde el portal

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