Contabilidad Importante

Crear una regla de deducción de IVA y IRPF

2:00 Tutorial 9.33

Una regla indica qué parte del IVA y del IRPF de una factura recibida es deducible, según el proveedor, las palabras del concepto o ambos, para un cliente o para todo el despacho.

Antes de empezar

  • Acceso al área de Contabilidad. El usuario de solo consulta ve las reglas, pero no el formulario ni las acciones de modificar.
  • La opción Todos los clientes del despacho solo se ofrece a quien no tiene el acceso acotado a determinados clientes ni es de solo lectura.
  • Una regla afecta a las facturas que entren después de crearla. Las ya registradas se revisan aparte, desde Facturas ya registradas.

Paso 1. Abrir las reglas de deducción

En Operaciones > Contabilidad > Reglas y plantillas, pulsar Abrir (1) en la tarjeta Reglas de deducción.

Pantalla Reglas y plantillas con la tarjeta Reglas de deducción y su botón Abrir (1).
Nota. La cabecera de la pantalla enlaza con Reglas de proveedor y Cuentas Proveedor.
Nota. Si las reglas no están disponibles, la pantalla muestra «Las reglas de deducción aún no están disponibles.» y no ofrece el formulario.

Paso 2. Conocer el orden en que se aplican las reglas

La tarjeta informativa (1) fija la prelación que se sigue en cada factura recibida:

  1. Primero, el porcentaje puesto a mano en la factura.
  2. Después, las reglas del cliente: proveedor y concepto juntos, y luego solo proveedor.
  3. A continuación, la ficha del proveedor en el plan contable del cliente.
  4. Después, las reglas del cliente solo por concepto y, al final, las del despacho con el mismo orden.
  5. Si ninguna encaja, la factura se queda al 100 %.
Cabecera de Reglas de deducción con la tarjeta informativa Orden en que se aplican (1).

Paso 3. Definir a quién afecta la regla

En la tarjeta Nueva regla:

  1. Nombre de la regla (1): obligatorio, hasta 120 caracteres.
  2. Para (2): un cliente concreto o Todos los clientes del despacho.
  3. NIF del proveedor (3): limita la regla a ese proveedor. Admite hasta 20 caracteres.
Formulario Nueva regla con Nombre de la regla (1), Para (2) y NIF del proveedor (3).

Paso 4. Indicar el concepto y la categoría

  1. Palabras del concepto (1): separadas por comas. Se buscan completas en las líneas y observaciones de la factura, sin distinguir mayúsculas ni tildes.
  2. Categoría (opcional) (2): categoría de deducción de la lista; por defecto, Sin categoría. Se muestra junto al nombre de la regla.
Formulario Nueva regla con Palabras del concepto (1) y Categoría (opcional) (2).
Nota. Se admiten hasta 20 palabras por regla, de 2 caracteres como mínimo cada una.

Paso 5. Fijar los porcentajes y crear la regla

  1. % IVA deducible (1) y % IRPF deducible (2): de 0 a 100, con decimales. Un campo vacío («Sin cambiar») deja ese impuesto como está.
  2. Prioridad (3): de 1 a 9999; por defecto, 100. Con dos reglas del mismo tipo que encajan, manda la de menor número.
  3. Activa: desmarcada, la regla queda como Pausada y no se aplica.
  4. Pulsar Crear regla.
Formulario Nueva regla con % IVA deducible (1), % IRPF deducible (2), Prioridad (3) y el botón Crear regla.
Nota. Al guardar aparece «Regla creada. Se aplicará a las facturas que entren a partir de ahora.»
Importante. Se exige NIF o palabras, y al menos un porcentaje. Se rechaza una regla igual en alcance, proveedor y palabras.

Paso 6. Revisar y gestionar las reglas

La tarjeta Reglas (1) lista cada regla con sus criterios, porcentajes, Prioridad y Estado. En Acciones: Facturas ya registradas (2), Editar y Eliminar.

Tarjeta Reglas con la regla Gasolina coche en estado Activa (1) y la acción Facturas ya registradas (2).
Nota. Ver reglas de filtra por cliente. Editar carga la regla en el formulario con Guardar cambios y Cancelar edición.
Atención. Eliminar pide confirmación: la regla deja de aplicarse a facturas futuras; las ya registradas conservan su porcentaje.

Paso 7. Revisar las facturas ya registradas

Pulsar Facturas ya registradas en la regla. El panel muestra las facturas cuyo porcentaje cambiaría (1); no se modifica nada hasta marcar y aplicar.

Panel Facturas ya registradas con la lista de facturas afectadas (1), la columna Periodo con sus indicadores (2) y el botón Aplicar a las marcadas (3).
Nota. Las facturas con porcentaje puesto a mano, o propio anterior a las reglas, no se muestran. El panel indica cuántas son.
Atención. La columna Periodo señala Periodo cerrado, Liquidación de IVA ya contabilizada y Su asiento se hizo con otro %: revisar antes de aplicar.

Paso 8. Aplicar la regla y regenerar los asientos

  1. Marcar las facturas o la casilla de cabecera (hasta 200 por tanda) y pulsar Aplicar a las marcadas.
  2. Confirmar en el diálogo Aplicar la regla (1) con Sí, aplicar (2).
  3. Si el aviso indica asientos hechos con otro porcentaje, pulsar Regenerar N asiento(s) y confirmar con Sí, regenerar.
Diálogo Aplicar la regla con su texto de consecuencia (1) y el botón Sí, aplicar (2).
Importante. El libro de IVA y los modelos 303 y 130 toman el nuevo porcentaje al generarse. El asiento de cada factura no cambia hasta regenerarlo.
Atención. Con más de 200 facturas, aplicar por tandas. Al regenerar, no se tocan los periodos cerrados ni los asientos punteados.

Resultado

La regla figura en la tarjeta Reglas como Activa y se aplica a las facturas recibidas que entren a partir de ese momento. Las ya registradas cambian solo si se aplica la regla desde Facturas ya registradas.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre de la regla Texto, hasta 120 caracteres Sí Identifica la regla en la lista.
Para Un cliente o Todos los clientes del despacho No Alcance de la regla. Sin cliente, vale para todo el despacho.
NIF del proveedor Texto, hasta 20 caracteres Con las palabras: al menos uno de los dos Limita la regla a un proveedor.
Palabras del concepto Hasta 20 palabras separadas por comas Con el NIF: al menos uno de los dos Limita la regla a facturas cuyo concepto las contiene.
Categoría (opcional) Sin categoría o una de la lista No Se muestra junto al nombre de la regla en la lista.
% IVA deducible Número de 0 a 100 Con el IRPF: al menos uno de los dos Porcentaje de IVA deducible. Vacío, no se modifica.
% IRPF deducible Número de 0 a 100 Con el IVA: al menos uno de los dos Porcentaje de IRPF deducible. Vacío, no se modifica.
Prioridad Número de 1 a 9999 No (100) Entre reglas del mismo tipo, prevalece la de menor número.
Activa Casilla No (marcada) Desmarcada, la regla queda en estado Pausada.

Problemas frecuentes

«Indicar el NIF del proveedor, alguna palabra del concepto o las dos cosas.»
La regla no tiene criterio. Rellenar NIF del proveedor, Palabras del concepto o ambos.
«Indicar al menos el % de IVA o el % de IRPF deducible.»
Los dos porcentajes están vacíos. Rellenar al menos uno.
«Ya existe una regla con el mismo alcance, proveedor y concepto: …»
Existe una regla equivalente. Editarla en lugar de crear otra.
Una factura no toma la regla.
Prevalece un porcentaje puesto a mano o una regla del cliente más específica. Revisar el orden de aplicación.
«Se marcan 200 facturas, que es el máximo por tanda. …»
Aplicar esas 200 y volver a marcar el resto en una nueva tanda.

Continuar con

Consejo
Probar una regla nueva con **Facturas ya registradas** antes de aplicarla: la lista muestra el porcentaje actual y el nuevo de cada factura.
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