Nóminas y Contratos Importante

Dar de alta un trabajador

2:00 Tutorial 8.1

La ficha laboral del trabajador es la base de las nóminas, los contratos y los ficheros de la Seguridad Social. El alta crea a la vez su ficha laboral y su ficha de nóminas.

Antes de empezar

  • Plaza disponible en el plan: cada trabajador dado de alta cuenta para el límite de trabajadores.
  • Rol de titular, administrador o estándar con el área Laboral en edición. El usuario de solo consulta no puede dar de alta.
  • Cliente de la cartera al que pertenece el trabajador. Un usuario estándar solo dispone de los clientes asignados.
  • NIF o NIE del trabajador con letra de control válida. El resto de los datos puede completarse después.

Paso 1. Abrir el formulario de alta

En el menú lateral, Operaciones > Gestión Laboral > Trabajadores, y pulsar Nuevo Trabajador.

Listado Trabajadores con el menú Gestión Laboral (1) y el botón Nuevo Trabajador (2) recuadrados.
Nota. Con la plantilla vacía, el listado ofrece el botón Dar de Alta Trabajador, que abre el mismo formulario.

Paso 2. Identificar al trabajador

Bloque Datos Personales:

  1. Cliente (Empresa) (1): empresa del trabajador. Obligatorio.
  2. NIF (2): DNI o NIE con letra de control válida. Obligatorio.
  3. Nombre completo (3): obligatorio. Los demás campos del bloque son opcionales: NAF - N. Afiliación SS, Email, Fecha de nacimiento, Dirección e IBAN.
Bloque Datos Personales con Cliente (Empresa) (1), NIF (2) y Nombre completo (3) recuadrados.
Nota. El IBAN se usa en el fichero SEPA del pago de nóminas y el Email, para enviar el recibo al trabajador.
Atención. Un NIF ya dado de alta en el mismo cliente se rechaza. El mismo NIF sí puede figurar en otro cliente.

Paso 3. Indicar los datos de cotización

Bloque Datos Laborales SS, todo opcional para el alta:

  1. Grupo de cotización (1): del 1 al 11. Vacío, las nóminas asumen el grupo 5.
  2. Tipo contrato TGSS (2): código de la modalidad contractual.
  3. Régimen de Seguridad Social (3): General por defecto. Determina el cálculo de la nómina.
  4. CCC - Cuenta Cotización, Puesto de trabajo, Convenio colectivo, Salario bruto anual y Base cotización mensual.
  5. Tipo de jornada: con Jornada parcial aparece Horas semanales.
Bloque Datos Laborales SS con Grupo de cotización (1), Tipo contrato TGSS (2) y Régimen de Seguridad Social (3).
Importante. Con RETA (autónomos) como régimen, la pantalla sugiere poner también el código 05 — RETA de Delt@. Ambos regímenes deben coincidir.

Paso 4. Completar los bloques plegables

Los bloques Datos para nómina e IRPF (Modelo 145) y Datos para Contrat@ y Delt@ se despliegan con un clic en su cabecera. Ambos son opcionales.

  1. Modelo 145 (1): situación familiar, discapacidades, hijos, ascendientes, provincia y casos especiales. Necesario antes de generar la primera nómina.
  2. Contrat@ y Delt@ (2): apellidos, sexo, nacionalidad, residencia, nivel formativo y ocupación CNO. Necesario para comunicar contratos y accidentes.
Cabeceras plegables de Datos para nómina e IRPF (Modelo 145) (1) y Datos para Contrat@ y Delt@ (2).
Nota. Si falta un dato al generar el fichero de Contrat@ o Delt@, el sistema indica cuál completar. No se rellena con datos inventados.
Nota. El bloque se abre solo cuando la validación detecta un error en alguno de sus campos.

Paso 5. Fijar la fecha de alta

Bloque Fecha de Alta:

  1. Fecha de alta en Seguridad Social (1): con fecha, el trabajador queda en estado Alta; sin ella, en Pendiente alta.
  2. Fecha de antigüedad (2): base del cálculo de trienios. Vacía, se usa la fecha de alta.
  3. Registrar alta automáticamente (3): con fecha de alta, crea además el movimiento de alta en borrador.
Bloque Fecha de Alta con la fecha de alta en Seguridad Social (1), la fecha de antigüedad (2) y la casilla Registrar alta automáticamente (3).
Importante. Sin la casilla marcada no se crea ningún movimiento de Seguridad Social. Puede registrarse después desde la ficha del trabajador con Registrar Alta.

Paso 6. Guardar el trabajador

Pulsar Guardar Trabajador. Un aviso en la esquina superior derecha confirma el alta y se abre la ficha con el nombre (1) y las tarjetas Datos Personales (2) y Acciones Rápidas (3).

Ficha del trabajador recién creado con el nombre (1) y las tarjetas Datos Personales (2) y Acciones Rápidas (3).
Nota. Cancelar regresa al listado sin guardar nada.

Resultado

El trabajador queda en Operaciones > Gestión Laboral > Trabajadores y en Maestro nóminas, y cuenta para el límite del plan. Se confirma con «Trabajador dado de alta correctamente (laboral + nóminas).». Con la casilla marcada se añade «Movimiento de alta registrado en borrador.».

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente (Empresa) Cliente de la cartera Sí Empresa a la que pertenece el trabajador.
NIF DNI o NIE con letra de control Sí Identifica al trabajador y vincula sus nóminas. Único dentro del cliente.
Nombre completo Texto, hasta 200 caracteres Sí Nombre en la ficha, las nóminas y los ficheros.
NAF - N. Afiliación SS 12 dígitos con dígito de control No Número de afiliación en los ficheros de Seguridad Social.
IBAN IBAN válido, hasta 24 caracteres No Cuenta de destino en el fichero SEPA.
Grupo de cotización Del 1 al 11 No Clasificación del trabajador para la cotización. Vacío, las nóminas asumen el 5.
Tipo contrato TGSS Lista de códigos de contrato No Modalidad contractual ante la Seguridad Social.
CCC - Cuenta Cotización Código de cuenta de cotización válido No Cuenta de cotización de la empresa.
Régimen de Seguridad Social General, RETA, Empleados de Hogar, Agrario, Mar, Artistas, Representante de comercio No (General) Decide el cálculo de la nómina.
Salario bruto anual Importe en euros No Dato de partida del trabajador.
Tipo de jornada Jornada completa o Jornada parcial No (completa) Con parcial, habilita Horas semanales (máximo 40).
Fecha de alta en Seguridad Social Fecha No Con fecha, estado Alta; sin ella, Pendiente alta.
Fecha de antigüedad Fecha No Cálculo de trienios.
Registrar alta automáticamente Casilla No Con fecha de alta, crea el movimiento de alta en borrador.

Problemas frecuentes

«Este NIF ya está dado de alta como trabajador de esta empresa. …»
El cliente ya tiene un trabajador con ese NIF, con o sin prefijo ES. Abrir el existente desde el listado y editar sus datos.
«Alcanzado el límite de trabajadores del plan. Actualizar el plan para dar de alta más.»
Todas las plazas del plan están ocupadas. Pasar a un plan superior o dar de baja fichas que ya no se usen.
«El NIF proporcionado no es válido. La letra de control no coincide.»
La letra no corresponde al número. Revisar el NIF con el documento del trabajador.
«El número de afiliación (NAF) debe tener 12 dígitos: …»
El NAF tiene otra longitud o un dígito de control erróneo. Corregirlo o dejar el campo vacío.
«Cliente no válido.»
El cliente no está asignado al usuario estándar. Solicitar la asignación al titular.
El trabajador queda en Pendiente alta.
No se indicó fecha de alta. Registrarla desde la ficha con Registrar Alta.

Continuar con

Consejo
Completar el Modelo 145 en el alta evita bloqueos al generar la primera nómina.
Anterior Consultar la tesorería de un cliente Siguiente Auditar una nómina en PDF con IA

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