Integraciones y entrada de documentos Importante

Activar el buzón de correo de un cliente

2:00 Tutorial 3.4

Cada cliente puede disponer de una dirección de correo exclusiva. Los adjuntos que reciba se procesan como facturas y quedan disponibles en su portal.

Antes de empezar

  • Cliente dado de alta en la cartera. Un cliente ajeno a la gestoría devuelve el error «Cliente no encontrado en la cartera.»
  • Rol de titular, administrador o estándar (este último, solo con clientes asignados). El usuario de solo consulta recibe un error de acceso al activar.
  • Cada plan fija un máximo de buzones. La pantalla muestra el recuento en Clientes con buzón; sin plan activo no se pueden dar de alta buzones nuevos.
  • Adjuntos admitidos: PDF, imágenes y Word, hasta 20 MB. Cada factura procesada cuenta en el cupo trimestral del plan.

Paso 1. Abrir el buzón y buscar al cliente

En el menú lateral, Integraciones > Buzón de correo. Después, en Activar buzón de un cliente:

  1. Escribir en «Buscar cliente por nombre o NIF...» (1).
  2. Pulsar el cliente en la lista (2): cada fila muestra el nombre y el NIF.
Bloque Activar buzón de un cliente con el buscador de cliente (1) y el cliente encontrado en la lista (2).
Nota. La búsqueda arranca con dos letras. Sin coincidencias, aparece «Sin clientes que coincidan.»

Paso 2. Activar el buzón

  1. Comprobar la ficha del cliente elegido (1), con una equis para cambiarlo.
  2. Pulsar Activar buzón (2). Aparece «Buzón de email activado para {nombre}.»
Ficha del cliente elegido con la equis para quitarlo (1) y el botón Activar buzón (2).
Nota. Si el cliente ya tenía buzón activo, el aviso es el mismo y no se consume plaza. Si estaba pausado, se reactiva y sí consume plaza.
Atención. Con el máximo del plan alcanzado, la pantalla muestra «Límite de buzones alcanzado». Pausar otro buzón o cambiar de plan.

Paso 3. Compartir la dirección con el cliente

  1. El buzón figura en la lista con Activo (1) y su dirección (2), con la forma `facturas-{código}@inbox.copilotgestoria.com`.
  2. Pulsar Copiar dirección o Mostrar QR (3) y enviarlo al cliente.
Fila de buzón con la insignia Activo (1), la dirección (2) y los botones Copiar dirección y Mostrar QR (3).
Nota. Mostrar QR abre «Código QR de la dirección», que el cliente escanea para escribir desde el móvil. La dirección consta también en la pantalla de subida de documentos del portal, con Copiar dirección.
Importante. Quien conozca la dirección puede enviar facturas, salvo que se restrinja la lista de remitentes autorizados del buzón.

Paso 4. Comprobar la recepción

En Últimos correos recibidos, las columnas Cliente, Documento, Remitente, Recibido y Estado (1) muestran cada factura. El estado (2) es Procesada, En curso o Error. Los correos descartados figuran en Correos que no se han podido aceptar, con el motivo y cómo resolverlo.

Tarjeta Últimos correos recibidos con sus columnas (1) y la insignia Procesada de una factura recibida (2).
Nota. Un correo descartado figura en Correos que no se han podido aceptar, con el motivo y qué hacer. Solo aparece esa tarjeta si hay rechazos.
Nota. Reenviar una factura ya procesada no crea un documento duplicado.

Resultado

El cliente tiene una dirección propia y su buzón figura como Activo en Clientes con buzón. Cada adjunto válido se convierte en un documento visible en Facturas y en el portal del cliente.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Buscar cliente por nombre o NIF... Cliente de la cartera, a partir de dos letras Sí Cliente cuyo buzón se activa o consulta.
Remitentes autorizados Un correo por línea; vacío acepta cualquier remitente que conozca la dirección No Restringe quién puede enviar facturas a ese buzón.

Problemas frecuentes

«Límite de buzones del plan alcanzado ({max}). …»
Pausar otro buzón o pasar a un plan superior.
«Operación en curso. Volver a intentarlo en unos segundos.»
Otra activación estaba en marcha. Repetir pasados unos segundos.
«La dirección ya no existe o el buzón está pausado»
La dirección se regeneró, el buzón está pausado o se eliminó. Enviar al cliente la dirección vigente.
«El remitente no está en la lista de permitidos»
El buzón restringe remitentes. Añadir el remitente en Remitentes autorizados o vaciar la lista.
«El remitente no superó la verificación del correo (SPF/DKIM)»
El correo no supera las comprobaciones de autenticidad. Pedir que se envíe desde la cuenta habitual.
«El adjunto no es un archivo admitido o supera el tamaño máximo»
Reenviar en un formato admitido y de hasta 20 MB.
«Se superó el límite de correos por hora de ese buzón»
El buzón recibió demasiados correos en una hora. Los siguientes envíos vuelven a entrar pasado ese tiempo.
«Todavía no ha entrado ninguna factura por correo.»
Ningún buzón activo ha recibido nada. Comprobar que cada cliente tiene su dirección correcta.

Continuar con

Consejo
Enviar al cliente la dirección y el QR en el mismo mensaje: el QR se escanea desde el móvil sin teclear la dirección.
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