Emisión de Facturas Importante

Descargar una factura electrónica (Facturae o UBL)

2:00 Tutorial 15.9

Una factura emitida con NIF de receptor puede descargarse en XML estructurado: Facturae 3.2.2 para Administraciones públicas y UBL 2.1 (EN 16931) para otros receptores.

Antes de empezar

  • Factura emitida con NIF de receptor. No se ofrece en borradores, documentos previos, facturas simplificadas sin NIF ni facturas con IGI de Andorra.
  • Domicilio, municipio y código postal completos del emisor y del receptor, y número de factura de hasta 20 caracteres.
  • Para guardar los datos de Datos para factura electrónica: usuario con permiso para emitir facturas.
  • La presentación en FACe, o en un punto de acceso PEPPOL, la realiza el cliente fuera del producto. No hay envío automático.

Paso 1. Abrir la factura emitida

En Facturación > Mis Facturas Emitidas, pulsar el icono Ver la factura de la factura. Se abre su ficha con la barra de acciones.

Paso 2. Completar los datos para factura electrónica

En la ficha, tarjeta Datos para factura electrónica:

  1. Referencia del comprador o n.º de pedido (obligatoria en UBL; máx. 20 en Facturae).
  2. Oficina contable (DIR3), Órgano gestor (DIR3) y Unidad tramitadora (DIR3): hasta 10 caracteres alfanuméricos cada uno.
  3. Pulsar Guardar. El aviso «Datos guardados.» confirma el registro.
Nota. Los códigos DIR3 solo se necesitan con Administraciones públicas. FACe exige los tres; con menos, el fichero se genera y avisa de cuántos constan.

Paso 3. Descargar el Facturae

Pulsar Facturae (XML) en la barra de acciones. Se descarga el fichero «número.facturae.xml» en versión 3.2.2.

Importante. Mientras la firma electrónica del Facturae no esté activada, el fichero sale sin firma y la tarjeta lo indica con «Facturae sin firma electrónica.». El certificado subido queda guardado, sin uso.

Paso 4. Presentar el fichero en FACe

Subir el XML en face.gob.es o en el sistema que indique la entidad destinataria. Este paso se hace fuera de la plataforma.

Paso 5. Descargar el UBL

Con la referencia del comprador ya guardada, pulsar UBL (XML). Se descarga «número.ubl.xml», en UBL 2.1 conforme a EN 16931.

Atención. Sin referencia del comprador no se genera el UBL. Tampoco si el país del receptor no admite identificador electrónico PEPPOL.
Nota. La plataforma no transmite nada a la red PEPPOL: el fichero se entrega al receptor o se carga en el punto de acceso propio.

Paso 6. Adjuntarlos a los correos de factura

En Facturación > Configuración, tarjeta Ajustes de email:

  1. Marcar Adjuntar Facturae XML y/o Adjuntar UBL 2.1 (EN 16931).
  2. Pulsar Guardar preferencias. Los correos que salgan al emitir llevarán el XML si el receptor tiene NIF y el fichero puede generarse.
  3. Para un envío concreto: Enviar por email, marcar el formato en Adjuntos a incluir y pulsar Enviar email.
Nota. Si el fichero no puede generarse por falta de algún dato, el correo sale solo con el PDF y no se avisa en pantalla.

Resultado

Se descarga el XML y la descarga queda registrada en el historial de exportaciones. La tarjeta Datos para factura electrónica conserva la referencia y los códigos DIR3 para los ficheros siguientes.

Datos para factura electrónica

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Referencia del comprador o n.º de pedido Texto, hasta 100 caracteres (20 en Facturae) Obligatorio en UBL Se incluye en el XML. En Facturae, las referencias de más de 20 caracteres se omiten.
Oficina contable (DIR3) Alfanumérico, hasta 10 caracteres No Código DIR3 en el XML.
Órgano gestor (DIR3) Alfanumérico, hasta 10 caracteres No Código DIR3 en el XML.
Unidad tramitadora (DIR3) Alfanumérico, hasta 10 caracteres No Código DIR3 en el XML.
Adjuntar Facturae XML Casilla No Adjunta el XML a los correos al emitir.
Adjuntar UBL 2.1 (EN 16931) Casilla No Adjunta el UBL a los correos al emitir.

Problemas frecuentes

«Facturae no generado. Falta: … Se completa en: …»
Falta un dato del emisor o del receptor, por ejemplo domicilio, municipio o código postal. Completarlo donde indica el aviso, como el directorio de receptores en Configuración > Receptores.
«UBL no generado. Falta: referencia del comprador o número de pedido.»
Completar la referencia en Datos para factura electrónica y guardar.
«Factura simplificada sin NIF del receptor: Facturae y UBL exigen receptor identificado.»
Una simplificada sin NIF no se exporta. Emitir una factura completa con los datos del receptor.
«Solo las facturas emitidas se exportan a Facturae o UBL.»
El documento es un borrador o un documento previo. Emitirlo antes.
No aparecen los botones Facturae (XML) y UBL (XML)
Documento previo, borrador o factura sin NIF de receptor. Con IGI de Andorra se muestra «Facturae y UBL no disponibles en facturas con IGI (Andorra).».

Continuar con

Consejo
Guardar los códigos DIR3 antes de descargar: el fichero ya generado no se actualiza con datos posteriores.
Anterior Marcar un régimen especial de IVA (REBU, RECC, REAGYP) Siguiente Activar el QR de cobro en las facturas

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