Integraciones y entrada de documentos Útil

Gestionar las carpetas vigiladas de Google Drive

1:30 Tutorial 3.2

Cada carpeta vigilada tiene su tarjeta en el paso 3 de la pantalla Google Drive. Desde ella se comprueba que sigue trayendo facturas y se corrige cualquier incidencia.

Antes de empezar

  • Al menos una carpeta vigilada, añadida según la guía de conexión de Google Drive.
  • Rol de titular, administrador o estándar (este último, solo sobre carpetas de sus clientes asignados). El usuario de solo consulta ve la pantalla, pero las acciones devuelven error de acceso.
  • Dejar de vigilar una carpeta no borra nada en Google Drive ni los documentos ya procesados.

Paso 1. Revisar el estado de las carpetas

En Integraciones > Google Drive, bajar a Carpetas Monitoreadas. El resumen superior indica la última revisión, las carpetas activas y los documentos procesados. Cada tarjeta muestra:

  1. Insignia Activo o Pausado y propietario: nombre del cliente o Mi Drive.
  2. Añadida, Última revisión (o «Pendiente primera revisión») y Procesa desde, si hay fecha de corte.
  3. Enlace «documentos procesados» a Facturas, o «Todavía no ha traído ningún documento».
Atención. De 1 a 5 fallos seguidos: «Última sincronización incompleta: reintentando automáticamente.» Con 6 o más: «Varios escaneos incompletos: puede faltar documentación.»

Paso 2. Pausar o reanudar una carpeta

En la tarjeta, pulsar el icono de pausa, de título Pausar. En una carpeta pausada el icono es de reproducción, de título Activar.

Nota. Aparece «Monitoreo pausado correctamente» o «Monitoreo activado correctamente». Pausada, la carpeta no procesa ficheros nuevos.

Paso 3. Cambiar el cliente de una carpeta

  1. Desplegar Cambiar cliente en la tarjeta.
  2. Escribir al menos dos letras en «Busca un cliente por nombre o NIF...» y pulsar el cliente.
  3. Dejarla en Mi Drive (sin cliente) retira la asignación.
Importante. El cambio se aplica a los ficheros nuevos; los documentos que la carpeta ya trajo conservan su cliente.

Paso 4. Reintentar ficheros que no se han procesado

  1. Abrir el desplegable «ficheros no procesados» de la tarjeta: cada fila indica nombre, motivo y fecha.
  2. Pulsar Reintentar, o Volver a importar si el documento se había borrado.
Nota. El fichero se vuelve a leer en la próxima sincronización. Sin cupo de facturas en el trimestre, la fila no ofrece Reintentar.
Atención. Un fichero descartado por no ser factura (nómina, justificante, albarán, declaración) volvería a descartarse. Un recibo o una cuota se registra en Gastos y recibos.

Paso 5. Forzar una lectura inmediata

  1. Pulsar Sincronizar Ahora, al pie de la lista. El botón pasa a «Sincronizando…».
  2. Aparece «Sincronización iniciada. Los archivos se procesarán en segundo plano.»
Nota. Sin esta acción, la lectura automática se ejecuta cada 5 minutos. La lectura forzada también consume cupo de facturas.

Paso 6. Dejar de vigilar una carpeta

Pulsar la papelera, de título Eliminar, y confirmar en Dejar de vigilar la carpeta con Sí, dejar de vigilar.

Atención. Sus documentos nuevos dejan de procesarse. Volver a vigilarla exige un alta nueva desde el paso 2.
Nota. Quitar el correo de Drive de un cliente en Drives de tus clientes no detiene sus carpetas ya vigiladas: se detienen desde esta tarjeta.

Resultado

La carpeta refleja el cambio en el acto: estado, cliente asignado o ausencia de la lista. Los documentos que genere se ven en Facturas con el origen de Google Drive.

Problemas frecuentes

«Varios escaneos incompletos: puede faltar documentación. Revisa la conexión de esta carpeta.»
Comprobar que la carpeta sigue compartida con el correo del servicio desde la cuenta registrada.
«Última sincronización incompleta: reintentando automáticamente.»
Fallo puntual de lectura. Se reintenta solo; si persiste hasta 6 fallos, aparece el aviso anterior.
«En espera: no queda cupo este trimestre. Se procesará cuando lo haya.»
El cupo de facturas del trimestre está agotado. El fichero entra al recuperarse el cupo; no admite reintento.
«Documento borrado por el gestor: no se vuelve a importar solo.»
Usar Volver a importar si el documento debe recuperarse.
«No es una factura. …»
El fichero se descartó de forma definitiva. Si es un gasto sin factura, registrarlo en Gastos y recibos.
«Esa carpeta ya no se vigila: volver a añadirla o subir el fichero a mano.»
La carpeta se quitó antes de reintentar. Añadirla de nuevo o subir el fichero manualmente.
«Error al iniciar la sincronización. Volver a intentarlo.» / «Error al conectar con el servicio. Volver a intentarlo más tarde.»
El servicio de lectura ha devuelto error o no responde. Repetir pasados unos minutos.
«Ese cliente no pertenece a la cartera.»
El cliente elegido no pertenece a la gestoría. Elegir otro desde el buscador.

Continuar con

Consejo
Cuando una carpeta lleva días sin traer documentos, comprobar primero Última revisión y los avisos de escaneo antes de volver a compartirla.
Anterior Conectar Google Drive para recibir facturas Siguiente Conectar OneDrive para recibir facturas

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