Equipo y Roles
Útil
Exportar los accesos del equipo
El fichero de accesos recoge, por miembro, el rol, el estado, los clientes asignados, el nivel en cada área y las acciones concedidas. Sirve de evidencia cuando un cliente o un auditor pregunta quién accede a sus datos.
Antes de empezar
- Rol de titular o de administrador del equipo. Los roles Estándar y Solo lectura no ven el menú Equipo.
- Plan con equipo, desde Starter. Sin él, la pantalla Equipo muestra una capa de mejora del plan con el botón Ver planes.
Paso 1. Descargar el fichero
En el menú lateral, Principal > Equipo. Pulsar Exportar accesos (1), junto al buscador. Se descarga acceso-equipo-AAAA-MM-DD.csv.
Nota.
El fichero incluye a todos los miembros, de cualquier estado, con independencia de los filtros del listado. El titular no consta.
Paso 2. Interpretar el contenido
Cada fila corresponde a un miembro. Las columnas se detallan en la tabla Columnas del fichero.
Nota.
El fichero usa separador «;» y codificación UTF-8 con marca BOM, para que Excel en español no parta columnas ni acentos.
Nota.
Un nombre que empiece por =, +, - o @ se guarda precedido de una comilla simple, para que Excel no lo interprete como fórmula.
Nota.
El fichero refleja los accesos en el momento de la descarga. Un cambio posterior de rol, asignación o área exige descargarlo de nuevo.
Paso 3. Regular el aviso de invitaciones
En la cabecera del listado, el interruptor Aviso de invitaciones (1) activa o desactiva el correo. Al pulsarlo cambia de posición y el aviso (2) confirma el nuevo estado.
Nota.
Activado, el titular y los administradores reciben un correo cuando una invitación caduca (7 días sin activar) o no se entrega. El repaso es diario y avisa una sola vez por invitación; reenviarla reinicia el ciclo.
Importante.
Desactivado, solo se apaga el correo. El aviso sigue en la campana del panel y en el listado, con las marcas Enlace caducado y No entregado.
Nota.
Avisos: «Aviso por correo activado: llegará cuando una invitación se quede atascada.» y «Aviso por correo desactivado. Las invitaciones atascadas se siguen viendo en la campana y en esta pantalla.»
Resultado
Se descarga el fichero de accesos con una fila por miembro. El interruptor conserva su posición para todo el despacho, también para los administradores.
Columnas del fichero
| Columna | Contenido | Valores | Observación |
|---|---|---|---|
| Nombre | Nombre del miembro | Texto | — |
| Correo de acceso | Texto | — | |
| Rol | Rol en el despacho | Admin · Estándar · Solo lectura | — |
| Estado | Situación de la cuenta | active · pending · deactivated · suspended | Código interno del estado. Los desactivados y suspendidos constan en el fichero. |
| Clientes asignados | Alcance sobre la cartera | Número de clientes o «Toda la cartera» | «Toda la cartera» corresponde a un Admin o un Solo lectura sin clientes asignados. |
| Fiscal, Contabilidad, Laboral, Facturación, Banco y cobros, Documentos, Cumplimiento, Clientes | Nivel de acceso en cada área, una columna por área | Sin acceso · Solo consulta · Trabaja | Sin permisos por área configurados: Trabaja, o Solo consulta para el rol Solo lectura. Este rol nunca supera Solo consulta. |
| Acciones concedidas | Acciones sensibles autorizadas | «(todas, heredadas del rol)», «(todas)», «Ninguna» o una lista separada por « · » | Solo lectura: Ninguna. La lista usa los nombres de las acciones, como Presentar a la AEAT o Exportaciones masivas. |
Problemas frecuentes
- El fichero se abre en una sola columna o con los acentos alterados.
- La configuración regional del programa no usa «;» como separador. Importar el fichero indicando separador «;» y codificación UTF-8.
- No consta el botón Exportar accesos ni el menú Equipo.
- El acceso es exclusivo del titular y de los administradores del equipo. Con rol Estándar o Solo lectura la pantalla no está disponible.
- Una capa de mejora del plan cubre la pantalla Equipo.
- El plan no incluye miembros de equipo. Pulsar Ver planes.
- El interruptor está activado y no llega ningún correo.
- El repaso es diario y avisa una sola vez por invitación atascada. Una invitación ya avisada solo vuelve a avisar tras reenviarla.
Consejo
Descargar el fichero tras cada alta o baja deja constancia fechada de quién tenía acceso en cada momento.
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Reenviar la invitación o restablecer el acceso de un miembro
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