Emisión de Facturas Importante

Convertir una proforma en factura

2:00 Tutorial 15.3

Los documentos previos no consumen número de factura ni se firman. Al convertirlos se emite una factura real con las mismas líneas; el documento original se conserva.

Antes de empezar

  • Documento previo emitido y sin convertir: proforma, presupuesto, albarán de entrega o recibo.
  • La conversión emite una factura real: consume cupo trimestral y respeta el tope mensual de la gestoría. Crear el documento previo no los consume.
  • Periodo contable abierto en la fecha de hoy: la conversión usa siempre la fecha del día.
  • Para agrupar: mismo destinatario, ejercicio y régimen fiscal, ninguno ya facturado, entre 2 y 100 documentos.

Paso 1. Crear el documento previo

En Facturación > Emitir Factura, abrir Tipo de documento y elegir en el grupo «Documentos previos (no son facturas)» una de las opciones.

  1. Albarán de entrega, Presupuesto, Proforma o Recibo: el título y el botón pasan a «Emitir proforma», «Emitir presupuesto», etc.
  2. La serie pasa a una propia: ALB, PRE, PRO o REC. No consume número correlativo de factura ni se firma en VERI*FACTU.
Nota. Albarán y recibo añaden Fecha de entrega, Referencia del pedido, Bultos y Dirección de entrega, impresos junto al espacio de firma.

Paso 2. Emitir el documento previo

  1. Completar receptor y conceptos como en una factura.
  2. Pulsar el botón rotulado con el tipo, por ejemplo Emitir presupuesto, y confirmar con Sí, emitir en el diálogo del mismo nombre.
Nota. El diálogo indica que se asigna número en su propia serie y que el documento podrá convertirse en factura más adelante.

Paso 3. Registrar el seguimiento

En la ficha del documento, el bloque de seguimiento permite anotar su estado. Es informativo: no numera ni convierte.

  1. Presupuesto y proforma, bloque «Seguimiento del presupuesto»: Marcar enviado, Marcar visto, Cliente aceptó y Cliente rechazó.
  2. Albarán y recibo, bloque «Seguimiento del albarán» o «Seguimiento del recibo»: Marcar entregado y Marcar facturado.
Nota. Cada acción confirma el cambio con «Estado del presupuesto actualizado: {estado}.», con el estado en castellano.
Atención. Un documento ya convertido no admite Cliente rechazó. Si el cliente desiste después, procede una rectificativa de la factura.

Paso 4. Convertir en factura

En Facturación > Mis Facturas Emitidas, filtrar por Tipo de documento, abrir el documento y pulsar Convertir en factura.

  1. Presupuesto o proforma: el diálogo se titula «Convertir en factura definitiva (F1)». Albarán o recibo: «Convertir en factura».
  2. Pulsar Sí, convertir. La conversión no solicita datos: no se cambia la serie ni la fecha.
Importante. La factura es definitiva: lleva número correlativo, asiento y, con IVA, registro VERI*FACTU. Se emite como F1, o F2 sin NIF del receptor.
Nota. Se copian receptor, líneas, observaciones, actividad, plantilla, régimen fiscal, divisa e idioma. Fecha de expedición: hoy. Serie: la predeterminada del tipo.

Paso 5. Comprobar la factura

Se abre la ficha con el aviso «Factura emitida desde el documento previo.». El original muestra «Documento ya convertido en factura.» y deja de ofrecer botones.

Nota. La conversión no envía correo. Para remitir la factura al receptor, usar Enviar por email en su ficha.

Paso 6. Agrupar varios documentos en una factura

En Mis Facturas Emitidas, marcar la casilla de dos o más documentos previos del mismo destinatario. Aparece la barra de selección.

  1. Pulsar Agrupar en una factura.
  2. En el diálogo «Agrupar en una factura», pulsar Sí, agrupar y emitir.
  3. La ficha de la factura nueva muestra «Factura emitida agrupando N documentos.». Los originales quedan marcados como facturados.
Atención. No se agrupan documentos de destinatarios o ejercicios distintos, con régimen fiscal diferente, ya facturados o con NIF en unos y no en otros.

Resultado

La factura queda emitida con número correlativo en Mis Facturas Emitidas, y el documento previo se conserva como origen, marcado como convertido. El cupo del plan se consume solo con la factura, no con el documento previo.

Documentos previos

Documento Serie propia Seguimiento Al convertir
Proforma PRO Marcar enviado, Marcar visto, Cliente aceptó, Cliente rechazó Diálogo «Convertir en factura definitiva (F1)».
Presupuesto PRE Marcar enviado, Marcar visto, Cliente aceptó, Cliente rechazó Diálogo «Convertir en factura definitiva (F1)».
Albarán de entrega ALB Marcar entregado, Marcar facturado Diálogo «Convertir en factura». Admite agrupación.
Recibo REC Marcar entregado, Marcar facturado Diálogo «Convertir en factura». Justifica un cobro y no sustituye a la factura.

Problemas frecuentes

«Este documento ya fue convertido en factura.»
La conversión ya se hizo. Abrir la factura generada desde el listado.
«Los documentos seleccionados son de destinatarios distintos. Una factura solo puede tener un destinatario.»
Agrupar por separado los documentos de cada destinatario.
«Estos documentos tienen régimen fiscal distinto …»
Agrupar por separado los documentos con REBU, recargo de equivalencia o inversión del sujeto pasivo.
«Los documentos pertenecen a ejercicios distintos: agrúpalos por año.»
Seleccionar solo documentos de un mismo ejercicio.
No aparece Agrupar en una factura.
Hay menos de dos documentos marcados en el listado.
«Este presupuesto ya se convirtió en factura, así que no se puede marcar como rechazado. …»
El documento ya está facturado. Corregir con una rectificativa de la factura.

Continuar con

Consejo
Para facturar varios albaranes del mismo cliente conviene agruparlos desde el listado en lugar de convertirlos uno a uno.
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