Emisión de Facturas Importante

Programar una factura recurrente

2:30 Tutorial 15.6

Una factura recurrente se define una vez y el sistema la emite el día programado: iguala, alquiler o cuota periódica, con envío al receptor si consta su correo.

Antes de empezar

  • Acceso a la sección de facturación del portal. Si la gestoría la ha desactivado, el menú no ofrece Facturación.
  • Datos fiscales completos del emisor (NIF y nombre). Sin ellos, la emisión automática falla.
  • NIF y razón social del receptor, y al menos una línea de concepto.
  • Cada emisión consume cupo de facturas del plan y del tope mensual fijado por la gestoría. Si no cabe, la emisión queda retenida.

Paso 1. Abrir el formulario de alta

En el menú lateral, Facturación > Configuración, abrir la tarjeta Facturas recurrentes y pulsar + Nueva recurrente. Se abre Nueva factura recurrente.

Nota. Desde la ficha de una factura F1 emitida y no rectificada, Convertir en recurrente abre este formulario con sus datos precargados.

Paso 2. Definir la programación

  1. Nombre interno: identifica la recurrente en los listados. Entre 3 y 200 caracteres.
  2. Frecuencia: Mensual, Trimestral o Anual. No se puede cambiar una vez creada.
  3. Próxima emisión: fecha de la primera factura. No puede ser anterior a hoy.
  4. Día del mes: día de las emisiones siguientes, de 1 a 31. Los días 29 a 31 se ajustan al último día disponible del mes.
  5. Fecha de fin (opcional): debe ser posterior a la próxima emisión.
  6. Plazo de pago (días) y Categoría (opcional): el plazo fija el vencimiento de cada factura; la categoría sirve de filtro en el listado.

Paso 3. Decidir la revisión por IPC

Marcar Aplicar revisión IPC anual automática para subir el precio una vez al año según el INE.

Importante. La revisión se aplica una sola vez por año natural, en la primera emisión del año, con la variación del IPC del año anterior. Si el INE aún no la ha publicado, no se aplica ese año.

Paso 4. Indicar el receptor

Bloque Receptor de la factura:

  1. NIF receptor y Razón social receptor: obligatorios.
  2. Email del receptor (opcional): con correo, cada factura emitida se envía al receptor con el PDF. Sin correo, se emite pero no se envía.
  3. Dirección del receptor (opcional), Ciudad (opcional) y C. Postal (opcional): datos postales impresos en el PDF.
  4. Actividad económica (epígrafe IAE): — Inferir automáticamente — o una actividad concreta del emisor.

Paso 5. Añadir las líneas

Bloque Líneas de la factura: Concepto, Cantidad, Precio uni., impuesto, IRPF y Dto. %. + Añadir línea incorpora otra.

  1. Con impuesto al 0 % aparece Naturaleza de la operación: exenta, no sujeta y 0 % real se declaran de forma distinta.
  2. IRPF: 0 %, 2 %, 7 %, 15 % o 19 %. Retener a un posible particular genera un aviso al guardar, no un bloqueo.
  3. Opcional: Régimen de la operación (VERI*FACTU). Por defecto, Automático — régimen general; se aplica a todas las facturas de la recurrente.

Paso 6. Revisar el resumen y crear la suscripción

Revisar el cuadro Cada emisión facturará, completar Observaciones si procede (salen en el PDF) y pulsar Crear suscripción.

Nota. Se abre la ficha de la recurrente con el aviso «Suscripción recurrente creada.». Allí constan Programación, Ciclos saltados y Próximas emisiones previstas.

Paso 7. Comprobar el efecto de cada ciclo

A las 06:00 se emiten las recurrentes que vencen ese día. Las facturas constan en Mis Facturas Emitidas y en Historial.

Importante. Cada factura recurrente se emite como una factura completa (F1) definitiva: se numera, se firma con VERI*FACTU si el impuesto es IVA y genera su asiento contable.
Nota. Tres días antes de cada emisión llega un correo de aviso. Pausar, saltar un ciclo, emitir una factura puntual o cancelar se hace desde el listado o la ficha.

Resultado

La recurrente queda en Facturación > Configuración > Facturas recurrentes con estado Activa. En cada fecha programada se emite la factura, se contabiliza y, con correo del receptor, se envía; la tarjeta del hub indica «N programadas».

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre interno Texto, de 3 a 200 caracteres Sí Nombre de la recurrente en listados.
Frecuencia Mensual · Trimestral · Anual Sí Periodicidad. No se modifica después de crearla.
Próxima emisión Fecha igual o posterior a hoy Sí Día de la primera factura.
Día del mes Número de 1 a 31 No Día de las emisiones siguientes; 29 a 31 se ajustan al fin de mes.
Fecha de fin (opcional) Fecha posterior a la próxima emisión No Último ciclo de la suscripción.
Plazo de pago (días) Número de 0 a 365 No Vencimiento de cada factura.
Categoría (opcional) Texto, hasta 60 caracteres No Filtro del listado.
Aplicar revisión IPC anual automática Casilla No Actualiza el precio una vez al año.
NIF receptor · Razón social receptor Texto Sí Identifica al receptor en cada factura.
Email del receptor (opcional) Correo, hasta 200 caracteres No Activa el envío automático del PDF.
Actividad económica (epígrafe IAE) Actividades del emisor o inferencia automática No Imputación de las facturas a la actividad.
Líneas Entre 1 y 50 líneas Sí Contenido de cada emisión.
Régimen de la operación (VERI*FACTU) Automático o una clave del impuesto del emisor No Régimen declarado en cada factura.
Observaciones (opcional · aparecen en el PDF) Texto, hasta 1.000 caracteres No Texto impreso en el PDF.

Problemas frecuentes

«La frecuencia no se puede cambiar en una recurrente existente. Cancela y crea una nueva.»
La frecuencia queda fijada al crear. Cancelar la recurrente y crear otra con la periodicidad correcta.
«No se emitió este mes: has llegado al máximo de facturas»
El tope mensual de la gestoría o el cupo del plan está agotado. La emisión se reanuda al renovarse el cupo; consultar con la gestoría si se necesita más.
«Última emisión falló — abre el detalle para ver el motivo»
Suele deberse a datos fiscales incompletos o a un periodo contable cerrado. Corregirlo; el proceso lo reintenta al día siguiente.
«Sólo las recurrentes activas pueden saltar ciclo.»
La recurrente está pausada. Pulsar Reanudar y volver a intentarlo.
La próxima emisión no admite una fecha pasada
En el alta, la fecha debe ser hoy o posterior.

Continuar con

Consejo
Antes de la primera emisión, comprobar los datos del receptor y el cuadro **Cada emisión facturará**: el importe se repite en todos los ciclos.
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