Facturas y Documentos Importante

Buscar y filtrar facturas

2:00 Tutorial 2.5

Los filtros se aplican al cambiarlos y no modifican ningún dato. Las colas, el cliente, el periodo y el texto se combinan con los filtros avanzados.

Antes de empezar

  • Acceso al área de documentos de la gestoría; sin ese permiso, el menú Facturas no se muestra.
  • Documentos subidos. Sin ninguno, Facturas muestra la pantalla «Por dónde entran» en lugar del listado.

Paso 1. Abrir el listado

En el menú lateral, Principal > Facturas muestra la cartera por cliente. Pulsar Ver todas las facturas o el nombre de un cliente. La cabecera del listado reúne el cliente (1), el ejercicio y el trimestre (2) y el buscador (3).

Cabecera de Documentos y facturas con el selector de cliente (1), el año y el trimestre (2) y el buscador Nombre o número (3).

Paso 2. Elegir una cola

Bajo la cabecera, cada cola muestra su contador (1): Por revisar, Sin contabilizar, Para exportar, Exportados, Fuera de plazo, De clientes y Todos.

Fila de colas con sus contadores (1) y el botón Más filtros (2) a la derecha.
Nota. Bandeja de incidencias abre la bandeja de avisos de todas las facturas. Cambiar de cola no borra los filtros avanzados puestos.

Paso 3. Acotar por cliente, periodo y texto

  1. Cliente: Todos los clientes, un cliente de la cartera o Sin cliente asignado.
  2. Año y Trimestre fiscal (Todo el año, 1T a 4T): se refieren a la deducción, no a la fecha de emisión.
  3. Nombre o número: busca en emisor, receptor, número, nombre del fichero y estado.

Paso 4. Añadir filtros avanzados

Pulsar Más filtros (1) y completar los que hagan falta. El botón indica cuántos hay puestos: «Más filtros · 2».

  1. Tipo de factura, Revisión, Exportación, Contabilización, Origen y Estado del procesado (2).
  2. Proveedor o cliente, N.º de factura, NIF emisor, NIF receptor, Cuenta contable y Rango de importes.
  3. Emisión desde y Emisión hasta; Tipo impositivo, Régimen, Retención IRPF, Deducción, Tipo de operación, Llegada fuera de plazo y Actividad.
Panel Más filtros abierto con el botón Más filtros (1) y la primera fila de desplegables, de Tipo de factura a Estado del procesado (2).
Nota. Estado del procesado admite Completado, Pendiente, Procesando y Error. Actividad ofrece Sin actividad asignada y, con un cliente elegido, sus actividades.
Nota. Revisión distingue Lectura dudosa (menos del 50 %) de Lectura por confirmar (50–80 %).

Paso 5. Revisar y quitar los filtros activos

Los filtros avanzados puestos figuran como etiquetas bajo los filtros (1). Pulsar una etiqueta la quita; Limpiar filtros (2) las quita todas.

Etiquetas de filtros activos con su aspa (1) y el botón Limpiar filtros (2).
Nota. Limpiar filtros no modifica el cliente, el ejercicio, el trimestre ni el texto del buscador.

Paso 6. Guardar una búsqueda

Con la cola y los filtros puestos, pulsar Guardar esta búsqueda (1), escribir un nombre y pulsar Guardar.

  1. Reutilizarla desde el desplegable Búsquedas guardadas (2): aplica la cola y los filtros, y describe qué filtra.
  2. Borrar esta búsqueda pide confirmación con Sí, borrar y no afecta a los documentos.
Pie del panel Más filtros con el botón Guardar esta búsqueda (1) y el desplegable Búsquedas guardadas (2).
Atención. Las búsquedas se guardan en el navegador, hasta 10. No se ven desde otro equipo ni desde otro navegador, y desaparecen si se borran los datos del sitio.

Paso 7. Leer el resultado

Las colas Por revisar, Sin contabilizar y Para exportar se presentan como lista con visor; el resto, como tabla.

  1. Tabla (1): Emisión, Documento, Total, Incidencias, Estado, Origen y Subida y destino. Pulsar un encabezado ordena.
  2. Pie (2): «Suma de N documentos» con base y cuota, desglose por tipo y retención de IRPF, y «Mostrando {a} a {b} de {n}».
  3. Sobre la tabla, el selector 25 por página admite 25, 50 o 100.
  4. Lista con visor: ordenar con el desplegable Orden de la cola y pulsar Ver 25 más para ampliar.
Cola Todos en tabla con las columnas ordenables (1) y el pie con la suma, el desglose y la paginación (2).
Nota. Con filas marcadas, la barra de acciones permite exportar o actuar sobre ellas. Seleccionar los N de la cola marca todas las que cumplen los filtros.

Resultado

El listado muestra solo las facturas que cumplen la cola, el cliente, el periodo, el texto y los filtros avanzados, con el recuento y la suma de lo filtrado.

Filtros del listado

Filtro Valores Obligatorio Efecto
Cliente Todos los clientes · cliente · Sin cliente asignado No Limita el listado a un cliente.
Año / Trimestre fiscal Ejercicios con documentos · Todo el año, 1T–4T No Periodo de deducción, no de emisión.
Nombre o número Texto No Busca en emisor, receptor, número, fichero y estado.
Tipo de factura Todas · Recibidas · Emitidas · Rectificativas (abono) · Sin confirmar No Clasificación de la factura.
Revisión Todas · Con incidencias · Lectura dudosa · Lectura por confirmar · Posibles duplicados · Sin incidencias No Filtra por avisos y confianza de la lectura.
Exportación Todas · No exportadas · No exportadas a Contabilidad · Exportadas · Exportadas a Excel · Exportadas a Contabilidad No Estado de exportación.
Contabilización Todas · Contabilizadas · Con asiento en borrador · Sin asiento No Estado del asiento.
Estado del procesado Todos · Completado · Pendiente · Procesando · Error No Estado de la lectura.
Tipo impositivo Todos · 21 % · 10 % · 7 % (IGIC) · 4 % · 3 % (IGIC) · Exento o no sujeto No Tipo de IVA o IGIC de la factura.
Régimen Todos · Inversión del sujeto pasivo · Intracomunitaria No Régimen especial.
Retención IRPF Todas · Con retención · Al 15 % · Al 7 % · Al 19 % · Sin retención No Retención aplicada.
Llegada fuera de plazo Todas · Fuera de plazo (por trimestre) · Fuera de plazo (por mes, IVA mensual) · En plazo No Facturas que llegaron tarde.
Rango de importes Mín. y Máx. No Limita por importe total.

Problemas frecuentes

«Ningún documento»
Ninguna factura cumple la cola y los filtros puestos. Quitar etiquetas o pulsar Limpiar filtros.
Una búsqueda guardada no aparece en otro equipo.
Se guardan en el navegador de cada usuario. Guardarla de nuevo en el equipo donde se necesite.
Una factura esperada no figura en Para exportar.
Esa cola exige asiento generado, ningún aviso pendiente y un cliente con programa contable. Buscarla en la cola Todos.
Los filtros del trimestre no coinciden con la fecha de emisión.
El trimestre fiscal es el de deducción. Para filtrar por emisión, usar Emisión desde y Emisión hasta.

Continuar con

Consejo
Guardar como búsqueda la combinación que se repite cada trimestre, por ejemplo Exportación: No exportadas con el trimestre en curso.
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