Conciliación Bancaria Útil

Crear categorías de flujo propias

3:00 Tutorial 7.25

Además de las 11 categorías de sistema, el despacho puede crear categorías propias con su cuenta contable para clasificar y contabilizar movimientos del banco a medida.

Antes de empezar

  • Plan Professional (hasta 20 categorías propias activas) o Enterprise (sin límite). En Gratuito y Starter no se pueden crear.
  • Rol de titular o de administrador del equipo. Con otro rol, la pantalla es de consulta y no ofrece botones.
  • Cuenta contable del Plan General Contable (3 a 10 dígitos) si la categoría debe generar asiento.

Paso 1. Abrir las categorías de flujo

En Banco & Pagos > Panel General, pulsar Reglas de conciliación automática y, en la cabecera, Categorías (1). Se abre Categorías de flujo.

Cabecera de Reglas de conciliación automática con el botón Categorías (1) recuadrado.

Paso 2. Revisar las categorías existentes

  1. Categorías propias (1): las del despacho. Con plan Professional, un contador indica «N de 20 categorías propias usadas.»
  2. Categorías de sistema (2): las 11 fijas. No se editan ni se borran.
Categorías de flujo con la tarjeta Categorías propias (1) y la tarjeta Categorías de sistema (2).
Nota. Sin plan o con el tope alcanzado, la tarjeta lo indica y el botón Nueva categoría no aparece.

Paso 3. Nombrar la categoría

Pulsar Nueva categoría. En el diálogo:

  1. Nombre (1): obligatorio, hasta 60 caracteres. Por ejemplo, «Marketing» o «Formación».
  2. Color (2): distintivo de la categoría en listados y movimientos.
  3. Tipo (3): Gasto o Ingreso.
Diálogo Nueva categoría con Nombre (1), Color (2) y Tipo (3).

Paso 4. Vincular la cuenta contable

  1. Cuenta contable (PGC) (1): de 3 a 10 dígitos, opcional. Por ejemplo, 6270000.
  2. El importe incluye IVA a desglosar (2): al marcarla aparece Tipo de IVA (21 %, 10 %, 4 % o 0 %).
  3. Vigilar en descuadres (gasto/ingreso sin factura) (3): incorpora la categoría a la vigilancia de movimientos sin factura.
Diálogo Nueva categoría con Cuenta contable (PGC) (1), la casilla de IVA a desglosar (2) y la casilla Vigilar en descuadres (3).
Importante. Sin cuenta contable, la categoría clasifica y colorea, pero no genera asiento al contabilizar el movimiento. Tampoco puede formar parte de un reparto por porcentaje.

Paso 5. Crear la categoría

Pulsar Crear categoría. La nueva categoría se añade a Categorías propias (1), con las columnas Tipo, Cuenta PGC, IVA, Descuadres y Estado.

Tarjeta Categorías propias con la fila de la nueva categoría (1) y sus columnas Tipo, Cuenta PGC, IVA, Descuadres y Estado.
Nota. La categoría queda disponible en el selector de categorías de los movimientos, de las reglas y del reparto por porcentaje.

Paso 6. Editar, archivar o eliminar

  1. Icono de lápiz (1): abre Editar categoría. Admite cambiar nombre, color, tipo, cuenta, IVA y vigilancia.
  2. Casilla Activa del diálogo de edición: desmarcada, la categoría queda Inactiva (archivada) y libera una plaza del plan.
  3. Icono de papelera (2): abre el diálogo Eliminar categoría; confirmar con Sí, eliminar.
Fila de una categoría propia con el lápiz de edición (1) y la papelera (2) recuadrados.
Importante. Los movimientos ya clasificados conservan la categoría eliminada o archivada, pero deja de ofrecerse. La clave interna no cambia al renombrar.
Atención. Reactivar una categoría inactiva consume una plaza del plan igual que crearla. Con el tope alcanzado, no se reactiva.
Nota. Cambiar la cuenta contable determina el asiento de los movimientos que se contabilicen a partir de entonces.

Resultado

La categoría propia consta en Categorías propias y se ofrece al clasificar movimientos y al definir reglas. Con cuenta contable, genera asiento al contabilizar el movimiento y puede intervenir en un reparto por porcentaje.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre Texto, hasta 60 caracteres Sí Etiqueta de la categoría en listados y selectores.
Color Color hexadecimal (selector de color) Sí Distintivo visual de la categoría.
Tipo Gasto · Ingreso Sí Sentido contable de la categoría.
Cuenta contable (PGC) De 3 a 10 dígitos No Cuenta del asiento. Sin ella, no se genera asiento.
El importe incluye IVA a desglosar Casilla No Desglosa el IVA en el asiento.
Tipo de IVA 21 % · 10 % · 4 % · 0 % No (21 % de origen) Tipo aplicado al desglose.
Vigilar en descuadres Casilla No Incluye la categoría en la vigilancia de gastos e ingresos sin factura.
Activa Casilla, solo al editar No Inactiva, la categoría deja de ofrecerse y libera plaza.

Problemas frecuentes

«Las categorías a medida son de los planes Professional y Enterprise.»
El plan Gratuito o Starter no permite categorías propias. Ampliar el plan.
«Alcanzado el máximo de {n} categorías propias del plan.»
Archivar o eliminar alguna categoría que no se use, o ampliar el plan.
«Máximo de categorías propias del plan alcanzado. Eliminar o archivar alguna antes de reactivar esta.»
Liberar una plaza antes de reactivar la categoría inactiva.
«La cuenta contable debe tener entre 3 y 10 dígitos.»
Escribir solo dígitos, de 3 a 10, o dejar el campo vacío.
«El nombre es obligatorio.»
Completar el campo Nombre.
«Solo un administrador de la gestoría puede gestionar las categorías.»
Las categorías son de todo el despacho. Solicitar el cambio al titular o a un administrador.
Un movimiento clasificado con la categoría no genera asiento.
La categoría no tiene cuenta contable. Editarla e indicar la Cuenta contable (PGC).

Continuar con

Consejo
Indicar la cuenta contable al crear la categoría: es lo que permite contabilizar sin factura y repartir un movimiento entre categorías.
Anterior Codificar movimientos en lote Siguiente Revisar cómo se leen las columnas de cada banco

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