Gestión de Clientes Esencial

Dar de alta un cliente

1:30 Tutorial 6.1

Cada cliente se identifica por su NIF: con él se vinculan sus facturas, modelos y asientos. El resto de la ficha puede completarse después.

Antes de empezar

  • Suscripción activa con plazas libres: Gratuito admite 5 clientes; Starter, 50; Professional, 150; Enterprise, 500.
  • Rol de titular, administrador o estándar. El usuario de solo consulta no ve el botón de alta.
  • Nombre fiscal y NIF del cliente. El correo electrónico es necesario solo para darle acceso al portal.

Paso 1. Abrir el formulario de alta

En el menú lateral, Principal > Clientes, y pulsar Nuevo cliente.

Listado de clientes con el menú Clientes (1) y el botón Nuevo cliente (2) recuadrados.
Nota. Con el plan al tope de clientes, el botón se sustituye por Ver los planes.

Paso 2. Identificar al cliente

Bloque Información Personal:

  1. Nombre Completo (1): nombre fiscal de la persona o razón social.
  2. Correo electrónico (2): dirección de acceso al portal y destino del correo de bienvenida.
  3. El cliente no tiene email (3): da de alta al cliente sin acceso al portal ni correo. El correo puede añadirse después desde Editar.
Bloque Información Personal con Nombre Completo (1), Correo electrónico (2) y la casilla El cliente no tiene email (3).

Paso 3. Indicar los datos fiscales

Bloque Información de Empresa:

  1. CIF/NIF (1): obligatorio. Se valida la letra o el dígito de control y se guarda sin prefijo ES ni separadores.
  2. Comunidad Autónoma (residencia fiscal) (2): determina la parte autonómica del IRPF y, en Canarias, Ceuta y Melilla, el impuesto de sus facturas (IGIC o IPSI).
  3. Régimen IRPF (3) y Régimen IVA: los de la actividad inicial. Según el tipo de NIF (recomendado) asigna el que corresponde a una persona física o a una sociedad.
Bloque Información de Empresa con CIF/NIF (1), Comunidad Autónoma (2) y Régimen IRPF (3) recuadrados.
Importante. El NIF vincula automáticamente las facturas ya subidas en las que el cliente figura como emisor o receptor. Un NIF erróneo deja esas facturas sin cliente.
Nota. Con País de residencia fiscal distinto de España aparecen Tipo de persona, Identificador fiscal en su país, Establecimiento permanente en España y la dirección en el extranjero. Con un identificador extranjero, Tipo de persona es obligatorio.

Paso 4. Completar el contacto

Bloque Información de Contacto: Teléfono (1), Dirección (2) y Código postal (3), todos opcionales. El código postal sirve de respaldo para deducir el territorio fiscal cuando la comunidad autónoma no lo determina.

Bloque Información de Contacto con Teléfono (1), Dirección (2) y Código postal (3).

Paso 5. Configurar el acceso al portal

  1. Contraseña Temporal (1): opcional. Vacía, se genera una contraseña segura que viaja en el correo de bienvenida. El icono de flechas genera una al momento.
  2. Enviar email de bienvenida con instrucciones de acceso (2): activado por defecto. Envía la dirección del portal y las credenciales.
  3. Requerir verificación de email antes del primer acceso (3): activado, el cliente confirma su correo antes de entrar al portal; desactivado, el correo queda verificado al crear la ficha.
Bloques Acceso al Portal y Opciones de Cuenta con Contraseña Temporal (1) y los interruptores de bienvenida (2) y verificación (3).
Atención. Sin bienvenida y sin contraseña escrita, nadie conoce la contraseña generada: el acceso se da después con Enviar email de bienvenida desde la ficha.

Paso 6. Crear el cliente

Pulsar Crear Cliente. Se abre la ficha del cliente con su nombre y NIF (1), el estado del portal (2) y las pestañas de trabajo (3).

Ficha del cliente recién creado con el nombre (1), el distintivo Portal activo (2) y las pestañas Resumen, Fiscal, Documentos, Facturación, Contabilidad, Laboral, Cumplimiento y Ajustes (3).
Nota. El bloque Pendiente indica lo que falta en la ficha: epígrafe del IAE, territorio fiscal sin confirmar o puesta en marcha.

Resultado

El cliente queda en Principal > Clientes con su ficha creada, una actividad principal genérica (epígrafe 0000), el contrato de encargado del tratamiento en preparación y las facturas ya subidas con su NIF vinculadas. Si se envió la bienvenida, el aviso indica la dirección a la que salió.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre Completo Texto, hasta 255 caracteres Sí Nombre del cliente en listados, modelos y documentos.
Correo electrónico Dirección de correo no registrada en el sistema Sí, salvo con «El cliente no tiene email» Usuario de acceso al portal y destino de la bienvenida.
Nombre de Empresa Texto, hasta 255 caracteres No Razón social mostrada en la ficha.
País de residencia fiscal Lista de países No (España por defecto) Habilita los datos de residencia en el extranjero.
CIF/NIF NIF, NIE o CIF español; con otro país, identificador extranjero Sí Vincula facturas, modelos y asientos. Único dentro de la cartera.
Comunidad Autónoma (residencia fiscal) Lista de comunidades y ciudades autónomas No Escala autonómica del IRPF; IGIC o IPSI en Canarias, Ceuta y Melilla.
Régimen IRPF Según el tipo de NIF · Estimación directa normal · Estimación directa simplificada · Estimación objetiva (módulos) · No aplica No Régimen de la actividad inicial; decide plan contable PGC o libros simplificados.
Régimen IVA General · Simplificado · Recargo de equivalencia · Agricultura, ganadería y pesca · Exento · No aplica No (General) Régimen de IVA de la actividad inicial.
Teléfono, Dirección, Código postal Texto (20, 255 y 10 caracteres) No Datos de contacto; el código postal respalda el territorio fiscal.
Contraseña Temporal Mínimo 8 caracteres, repetida en «Confirmar Contraseña» No Contraseña inicial del portal; vacía, se genera.
Enviar email de bienvenida Activado o desactivado — Envía al cliente la dirección del portal y sus credenciales.
Requerir verificación de email Activado o desactivado — Activado: el cliente confirma su correo antes de entrar. Desactivado: queda verificado.

Problemas frecuentes

«Este NIF/CIF ya existe en la cartera de clientes.»
Ya hay un cliente con ese NIF, con o sin prefijo ES. Buscarlo en el listado y editar su ficha.
«El correo ya está en uso. Si el cliente ya es de la gestoría, buscarlo en el listado; si es de otra, contactar con soporte.»
El correo pertenece a otro usuario del sistema. Buscar el cliente en el listado o usar otra dirección.
«El CIF proporcionado no es válido. El dígito/letra de control no coincide.»
El dígito o la letra de control no corresponde al número. Revisar el NIF con el documento del cliente.
«Límite de clientes del plan alcanzado (N/N). …»
La cartera ocupa todas las plazas del plan. Pasar a un plan superior o dar de baja clientes inactivos.
«Indique si es persona física o jurídica.»
Con un identificador fiscal extranjero hay que elegir Tipo de persona.
El régimen IRPF elegido se rechaza para un CIF de sociedad.
Las sociedades no tributan por IRPF: dejar Según el tipo de NIF (recomendado).

Continuar con

Consejo
Sustituir cuanto antes la actividad genérica 0000 por el epígrafe real del IAE: el Modelo 130 y la asignación automática de actividad dependen de él.
Anterior Consultar los pagos con retención en el portal Siguiente Importar clientes desde un CSV

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