Cumplimiento y Seguridad Importante

Registrar las actividades de tratamiento de un cliente

2:30 Tutorial 10.5

El registro de actividades documenta qué datos trata el despacho para cada cliente, con qué base legal y durante cuánto tiempo. Puede crearse a mano, desde plantilla o de forma automática.

Antes de empezar

  • Acceso al área Cumplimiento con permiso de edición. El usuario de solo consulta recibe un error al crear, editar o eliminar.
  • Al menos un cliente en la cartera. Sin clientes no aparecen Desde Plantilla ni Nuevo Registro.
  • Generar plantillas consume un uso mensual del asistente de protección de datos. Depende del plan: puede no estar incluido o tener cupo.

Paso 1. Abrir el registro de actividades

En el menú lateral, Operaciones > Cumplimiento > Protección de datos, y pulsar el acceso Registro de actividades de tratamiento.

Sección El resto de protección de datos con el acceso Registro de actividades de tratamiento (1).
Nota. También se llega con Ver las actividades de tratamiento, al final del asistente de configuración automática de Protección de datos.

Paso 2. Revisar la pantalla

  1. Tres cifras (1): Total Registros, Clientes con Registros y Plantillas Disponibles.
  2. El filtro Cliente (2) acota la tabla a un cliente. Limpiar lo retira.
  3. La tabla indica Cliente, Tratamiento, Base Legal, Categorías y Retención de cada actividad.
Cifras de cabecera (1), filtro Cliente (2) y tabla Registro de Actividades de Tratamiento (3).

Paso 3. Crear una actividad desde plantilla

Pulsar Desde Plantilla. El diálogo Crear desde Plantilla ofrece seis modelos con su finalidad y su base legal.

  1. Elegir el cliente en el desplegable (1).
  2. Pulsar la tarjeta (2) del tratamiento que corresponda.
  3. Plantillas: Gestión de nóminas y Seguridad Social, Facturación y contabilidad, Asesoría fiscal (IRPF, IVA, IS).
  4. Y también: Comunicaciones comerciales, Gestión de cobros e impagados, Presentación telemática AEAT.
Diálogo Crear desde Plantilla con el selector de cliente (1) y las seis tarjetas de plantilla (2).
Nota. Un clic en la tarjeta crea el registro de inmediato, con el contenido de la plantilla, y la tabla se recarga. No hay confirmación previa.

Paso 4. Crear una actividad a mano

Pulsar Nuevo Registro. Se abre Nuevo Registro de Tratamiento.

  1. Cliente (1), Nombre del Tratamiento y Finalidad del Tratamiento: obligatorios.
  2. Categorías de Datos (2): escribir cada una y pulsar Enter. Al menos una.
  3. Base Legal (3): del Art. 6.1.a - Consentimiento al Art. 6.1.f - Interés legítimo.
  4. Periodo de Retención: obligatorio. Destinatarios y Medidas de Seguridad son opcionales.
  5. Pulsar Crear Registro.
Diálogo Nuevo Registro de Tratamiento con Cliente (1), Categorías de Datos (2) y Base Legal (3).
Atención. El navegador solo exige cliente, nombre, finalidad y base legal. Categorías y retención las exige el servidor, que rechaza el alta si faltan.

Paso 5. Generar las actividades estándar según el riesgo

En Acciones automáticas por cliente, elegir el cliente en Seleccionar cliente… (1) y pulsar Generar plantillas (2).

  1. Se crean «Gestión fiscal y contable» y «Gestión laboral y de nóminas».
  2. Si el perfil de riesgo incluye datos de salud, se añade «Tratamiento de datos de salud (Art. 9 RGPD)».
  3. Las actividades que el cliente ya tenía no se duplican. El aviso indica cuántas se han generado.
Franja Acciones automáticas por cliente con el selector (1) y el botón Generar plantillas (2).
Nota. Sin cupo, el bloque indica «El plan contratado no incluye el asistente de protección de datos» o «Generaciones de este mes agotadas».

Paso 6. Descargar el RAT firmado

Con un cliente seleccionado que ya tenga actividades, pulsar Descargar RAT firmado (1).

Enlace Descargar RAT firmado (1) activo con un cliente que tiene actividades.
Importante. El PDF rat-NIF-aaaammdd.pdf incluye la huella SHA-256 del contenido y la fecha de firma. La descarga queda en el registro de actividad.
Nota. El enlace permanece inactivo mientras el cliente no tenga actividades registradas. Crearlas primero.

Paso 7. Editar una actividad

Pulsar el icono de lápiz (1) de la fila. El diálogo Editar registro de tratamiento carga sus datos.

  1. Modificar los campos necesarios. El Cliente no se puede cambiar.
  2. Pulsar Guardar cambios. El servidor responde «Registro actualizado» y la tabla se recarga.
Diálogo Editar registro de tratamiento con el botón Guardar cambios (1).

Paso 8. Eliminar una actividad

Pulsar el icono de papelera (1) de la fila y confirmar en el diálogo ¿Eliminar tratamiento? con Eliminar.

Diálogo ¿Eliminar tratamiento? con el botón Eliminar (1).
Atención. La eliminación no puede deshacerse y reduce la puntuación de protección de datos del cliente. Queda anotada en el registro de actividad.

Resultado

Las actividades quedan registradas por cliente en la tabla y cuentan en la puntuación de protección de datos. Con ellas, el RAT firmado puede descargarse en PDF.

Campos de «Nuevo Registro de Tratamiento»

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Cliente al que pertenece la actividad.
Nombre del Tratamiento Texto, hasta 255 caracteres Sí Denominación de la actividad en la tabla.
Finalidad del Tratamiento Texto, hasta 1000 caracteres Sí Para qué se tratan los datos personales.
Categorías de Datos Etiquetas de hasta 100 caracteres Sí, al menos una Datos tratados, por ejemplo nombre y apellidos, DNI o datos bancarios.
Base Legal Art. 6.1.a a 6.1.f Sí Fundamento del tratamiento conforme al RGPD.
Periodo de Retención Texto, hasta 255 caracteres Sí Plazo de conservación, por ejemplo «5 años».
Destinatarios Texto, hasta 1000 caracteres No Entidades a las que se comunican los datos.
Medidas de Seguridad Texto, hasta 1000 caracteres No Medidas técnicas y organizativas aplicadas.

Problemas frecuentes

«Por favor, rellene todos los campos obligatorios.»
Falta cliente, nombre, finalidad o base legal. Completarlos antes de pulsar Crear Registro.
El alta se rechaza sin categorías o sin periodo de retención
El servidor exige al menos una categoría de datos y el periodo de retención. Rellenarlos.
«Seleccione un cliente antes de aplicar la plantilla.»
Elegir el cliente en el diálogo antes de pulsar la tarjeta.
«El plan contratado no incluye el asistente de protección de datos»
El plan no incluye Generar plantillas. Crear las actividades con Desde Plantilla o Nuevo Registro, o cambiar de plan.
«Generaciones de este mes agotadas»
El cupo mensual está agotado. Esperar al mes siguiente o crear las actividades a mano.
Descargar RAT firmado no responde
El cliente seleccionado no tiene actividades. Crear al menos una.
«No autorizado»
El cliente no pertenece a la cartera o no está asignado al miembro de equipo.

Continuar con

Consejo
Empezar por **Generar plantillas** y completar después con **Desde Plantilla** las actividades propias de cada cliente.
Anterior Consultar el calendario fiscal de la cartera Siguiente Registrar contratos con encargados de tratamiento

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