Conciliación Bancaria Esencial

Conciliar o descartar las propuestas del banco

2:30 Tutorial 7.3

Cada movimiento del banco puede llevar una factura propuesta. Conciliarla marca la factura como cobrada y genera su asiento; descartarla deja el movimiento sin conciliar.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con edición sobre el cliente (el estándar, solo con sus clientes asignados). El usuario de solo consulta ve las listas sin botones de acción.
  • Movimientos importados y facturas emitidas. Las propuestas nacen al importar con la casilla de coincidencias marcada o con Buscar coincidencias.
  • Buscar coincidencias recorre toda la cartera del despacho y solo la lanzan el titular o un administrador.
  • Criterios del motor: propone desde el 85 % de fiabilidad y da por buenas las de 90 % o más al importar con la casilla marcada. Márgenes por defecto: 2,00 € de importe y 60 días de fecha, ajustables por cliente en su Configuración de empresa.

Paso 1. Abrir la bandeja

En el menú lateral, Banco & Pagos > Conciliación. Se abre Pendiente de conciliar, con la franja Sin conciliar, Cobros por cuadrar y Pagos por cuadrar.

Bandeja Pendiente de conciliar con el menú Conciliación (1) y la franja de cifras (2) recuadrados.

Paso 2. Acotar a los movimientos con propuesta

Pulsar la tarjeta Con factura propuesta (1). En Ordenar la bandeja (2), elegir Propuesta más fiable para empezar por las más seguras.

Tarjeta Con factura propuesta (1) seleccionada y desplegable Ordenar la bandeja (2).

Paso 3. Valorar la propuesta

  1. Comprobar la factura propuesta (1): número, emisor, importe y antigüedad de la propuesta.
  2. Leer la fiabilidad (2): el sello es verde desde el 85 % y ámbar por debajo.
Fila de un movimiento con su factura propuesta (1) y el sello de fiabilidad (2).
Nota. El movimiento muestra descripción, importe con signo, fecha, cliente, categoría y referencia. Un cobro suma en verde; un pago resta en rojo.

Paso 4. Conciliar la propuesta

Pulsar Conciliar (1). En el diálogo Conciliar el movimiento, pulsar Sí, conciliar (2).

Diálogo Conciliar el movimiento con el texto de la consecuencia (1) y el botón Sí, conciliar (2).
Importante. La factura queda marcada como cobrada y se genera su asiento de cobro. Si el asiento no puede generarse, el cobro se concilia igual y el aviso indica el motivo.
Nota. El aviso posterior ofrece Deshacer, que devuelve la factura a pendiente de cobro.
Nota. Si un movimiento paga varias facturas, la fila indica «Cobro agrupado: N facturas» y los botones son Conciliar y No son estas. El grupo se concilia o se descarta entero.

Paso 5. Descartar la propuesta

Pulsar No es esta (1). En el diálogo Descartar la propuesta, pulsar Sí, descartar (2).

Diálogo Descartar la propuesta con el texto de la consecuencia (1) y el botón Sí, descartar (2).
Nota. El movimiento no se borra: vuelve a quedar sin conciliar y pasa a Sin factura. La propuesta descartada no reaparece sola; Buscar coincidencias puede generar otras.

Paso 6. Resolver varias propuestas a la vez

  1. Marcar las casillas de las filas, o Seleccionar los N de esta página (1).
  2. Pulsar Conciliar N con factura fiable (≥85 %) (2). En Conciliar en bloque, pulsar Sí, conciliar.
  3. O pulsar Descartar N propuesta(s) (3). En Descartar las propuestas, pulsar Sí, descartar.
Barra de acciones en bloque con la casilla de selección (1), Conciliar con factura fiable (2) y Descartar propuestas (3).
Atención. Las acciones en bloque alcanzan solo a la página visible. Las filas marcadas sin propuesta fiable no se tocan.
Atención. El botón Descartar de la misma barra, distinto de Descartar N propuesta(s), retira los movimientos marcados del extracto.

Paso 7. Revisar el desglose en Facturas & Cobros

Desde la bandeja, pulsar Facturas y cobros y abrir la pestaña Pendientes Banco (1):

  1. Pasar el cursor por la fiabilidad (2): el recuadro «¿Por qué N%?» detalla los factores.
  2. Afinar con Confianza Minima y Tipo de coincidencia, y pulsar Filtrar.
Pestañas de Facturas & Cobros con Pendientes Banco activa (1) y el recuadro ¿Por qué 88%? sobre la fiabilidad de una propuesta (2).
Nota. La barra de la columna Confianza distingue tres niveles: desde el 90 %, desde el 80 % y por debajo del 80 %.
Nota. La opción Fuzzy del filtro corresponde al tipo Aproximado de la columna Tipo.

Paso 8. Decidir cada propuesta en Facturas & Cobros

  1. Revisar Diferencia, Fechas mov. → factura y Confianza de la fila.
  2. Para conciliar, pulsar el icono de confirmar (título «Conciliar el movimiento») y Sí, confirmar.
  3. Para descartar, pulsar el icono de la cruz (título «Descartar la propuesta»), escribir el Motivo del rechazo (1) y pulsar Rechazar (2).
Diálogo Descartar la propuesta con el campo Motivo del rechazo (1) y el botón Rechazar (2).
Nota. En una propuesta de tipo Parcial, el diálogo se titula «Registrar el cobro parcial»: el importe del movimiento se suma a lo ya cobrado y la factura sigue pendiente por el resto.
Nota. El motivo exige entre 10 y 500 caracteres.

Paso 9. Contabilizar o rechazar en lote desde Facturas & Cobros

  1. Marcar las filas y pulsar Conciliar seleccionados (≥85 %) (1).
  2. En Revisar antes de contabilizar, comprobar la columna Estado (2): Se contabiliza, Sin asiento o Se omite.
  3. Pulsar Confirmar contabilización (3). Para descartar, Rechazar Seleccionados con su motivo.
Diálogo Revisar antes de contabilizar con la barra de lote (1) al fondo, la columna Estado (2) y el botón Confirmar contabilización (3).
Atención. Las coincidencias por debajo del 85 % se omiten del lote y solo se resuelven una a una.
Nota. El aviso posterior ofrece Deshacer todo.

Paso 10. Comprobar el resultado

En Facturas & Cobros, la pestaña Confirmados Banco (1) lista lo conciliado, con los enlaces Asiento y Movimiento. Rechazados (2) lista lo descartado, con su Motivo.

Pestaña Confirmados Banco (1) con los enlaces Asiento y Movimiento, y pestaña Rechazados (2).
Nota. Las propuestas descartadas desde la bandeja quedan con un motivo fijo, por ejemplo «Factura propuesta descartada por el gestor».

Resultado

La factura conciliada figura como cobrada, el movimiento deja la bandeja y el cobro queda contabilizado en el libro diario. Las propuestas descartadas conservan su motivo. La factura conciliada sale de Cobros pendientes y las cifras del panel se actualizan en unos minutos.

Campos y filtros

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Motivo del rechazo Texto de 10 a 500 caracteres Sí Se guarda en la propuesta rechazada y se muestra en la pestaña Rechazados.
Ordenar la bandeja Movimiento más reciente · Propuesta más antigua · Propuesta más fiable No Ordena los movimientos pendientes.
Confianza Minima Todas · ≥ 90% · ≥ 80% · ≥ 70% No Limita la lista a propuestas de esa fiabilidad o superior.
Tipo de coincidencia Todos · Exacto · Fuzzy · Parcial No Limita la lista al tipo de propuesta elegido.
Cliente, Actividad, Desde, Hasta, Buscar (nº / NIF), Importe desde, Importe hasta Selección, fechas, texto e importes No Acotan la pestaña de Facturas & Cobros.

Problemas frecuentes

«Este movimiento ya está conciliado con otra factura, así que no se ha registrado un segundo cobro. …»
Deshacer el cobro anterior y conciliarlo de nuevo como cobro agrupado si la transferencia paga varias facturas; si no, decidir cuál es la factura correcta.
«Esta factura ya figura cobrada por completo, así que no se ha registrado otro cobro. …»
La factura ya estaba pagada. Si el cobro anterior no es correcto, deshacerlo primero.
«Coincidencia N: fiabilidad demasiado baja (X%)»
El lote solo concilia desde el 85 %. Conciliar esa propuesta una a una.
El botón Conciliar N con factura fiable está deshabilitado.
Ninguna de las filas marcadas alcanza el umbral del lote. Conciliarlas una a una o descartarlas.
«El cobro NO se ha contabilizado: …»
Falta una cuenta o el periodo está bloqueado. El cobro se concilia igual y la bandeja lo señala con el aviso «N cobros conciliados sin contabilizar» y el botón Ver los movimientos. Resolver la causa y volver a generar el asiento.
«La razón debe tener al menos 10 caracteres.»
El motivo del rechazo es demasiado corto. Ampliarlo hasta 10 caracteres como mínimo.
«La búsqueda de coincidencias abarca todos los clientes del despacho, así que solo puede lanzarla el titular o un administrador. …»
El usuario tiene la cartera acotada. Conciliar sus clientes desde cada movimiento.
«Sin propuestas por ahora» o «Hay candidatas, pero ninguna lo bastante fiable».
No hay facturas que superen el 85 % de fiabilidad. Enlazar el movimiento a mano.

Continuar con

Consejo
Ordenar por propuesta más fiable y resolver primero en lote las de 85 % o más; las ámbar se revisan después una a una.
Anterior Importar un extracto bancario Siguiente Revisar los cobros pendientes por antigüedad

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