Cumplimiento y Seguridad Importante

Registrar contratos con encargados de tratamiento

2:00 Tutorial 10.6

Cada cliente que contrata a un proveedor con acceso a datos personales necesita el encargo por escrito del art. 28.3 del RGPD. La pantalla registra esos contratos y vigila su vencimiento.

Antes de empezar

  • Sin límite de plan: el registro de contratos está disponible en todos los planes.
  • Rol de titular o de miembro con acceso al área Cumplimiento. El usuario de solo lectura recibe un error de permiso al guardar.
  • Al menos un cliente en la cartera: sin clientes no aparece el botón Nuevo Contrato.
  • Datos del contrato: nombre del encargado, fechas de contrato y de expiración, finalidad y categorías de datos. El PDF firmado es opcional.

Paso 1. Abrir los contratos de encargado de tratamiento

En el menú lateral, Operaciones > Cumplimiento > Protección de datos, y pulsar el acceso Contratos de encargado de tratamiento (1).

Pantalla Protección de datos con el acceso Contratos de encargado de tratamiento (1) recuadrado en El resto de protección de datos.

Paso 2. Revisar el estado de los contratos

Las cifras superiores cuentan Contratos Vigentes (1), Expirando <30 días y Contratos Expirados. Los filtros Cliente y Estado acotan la tabla.

  1. Expiración (2): fecha y días restantes. La insignia es verde con más de 30 días, ámbar con 30 o menos y roja con Expirado.
  2. Estado (3): Vigente, Expirado o Pendiente renovación.
  3. Acciones: editar, descargar el contrato (o Sin PDF si no hay fichero) y, solo en los vigentes que caducan en 30 días o menos, regenerar.
Listado de contratos con las cifras (1), la columna Expiración con sus insignias (2) y la columna Estado (3).

Paso 3. Abrir el alta de un contrato

Pulsar Nuevo Contrato. Con la tabla vacía, el botón se llama Crear primer contrato.

Paso 4. Completar los datos del contrato

En el diálogo Nuevo Contrato Encargado de Tratamiento:

  1. Cliente (1): responsable del tratamiento que contrata al proveedor.
  2. Nombre del Encargado y NIF del Encargado: proveedor que trata los datos. El NIF es opcional.
  3. Fecha del Contrato y Fecha de Expiración (2): la expiración debe ser igual o posterior a la fecha del contrato.
  4. Finalidad del Tratamiento: servicios que presta el encargado y para qué trata los datos.
  5. Tipos de Datos Tratados (3): escribir cada categoría y pulsar Enter. Hace falta al menos una.
  6. Subencargados: opcional. Relacionar los que intervengan en el tratamiento.
Diálogo Nuevo Contrato Encargado de Tratamiento con Cliente (1), Fecha de Expiración (2) y Tipos de Datos Tratados (3).

Paso 5. Adjuntar el PDF y crear el contrato

  1. Documento del Contrato (PDF): opcional. Solo PDF, hasta 10 MB.
  2. Pulsar Crear Contrato. El diálogo confirma el registro y la página se recarga.
Nota. El contrato registrado cuenta como vigente en el apunte rojo de Protección de datos y en la puntuación de cumplimiento del cliente. No existe botón para borrarlo.

Paso 6. Editar un contrato registrado

  1. Pulsar el lápiz Editar de la fila. Se abre el mismo diálogo en modo edición.
  2. Modificar encargado, NIF, expiración, finalidad, tipos de datos o subencargados. Cliente y Fecha del Contrato quedan bloqueados.
  3. Pulsar Guardar cambios.
Nota. Al guardar se resuelve el aviso de caducidad de ese contrato. Si sigue dentro de los 30 días finales, el proceso diario lo vuelve a generar.
Atención. La edición no permite cambiar el PDF. Para sustituirlo, registrar un contrato nuevo con el documento adjunto.

Paso 7. Vigilar y renovar los vencimientos

Un proceso diario avisa de cada contrato vigente que caduca en 30 días o menos: gravedad alta con 7 o menos, media en el resto.

  1. Ampliar la Fecha de Expiración con Editar cuando el contrato se prorroga.
  2. Pulsar Regenerar en un contrato vigente que caduca pronto y confirmar con Regenerar.
Importante. Regenerar marca como expirado el contrato anterior del cliente y genera uno nuevo con vigencia de 4 años. La acción no se deshace.
Nota. El contrato entre el despacho y el cliente se genera o se sube desde la ficha del cliente, en el bloque Contratos de protección de datos.

Resultado

El contrato queda en la tabla con su estado y su fecha de expiración. Suma a Contratos Vigentes, el cliente sale del apunte rojo de falta de encargo documentado y el vencimiento queda vigilado.

Campos del diálogo Nuevo Contrato Encargado de Tratamiento

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Responsable del tratamiento al que pertenece el contrato.
Nombre del Encargado Texto, hasta 255 caracteres Sí Proveedor que trata los datos.
NIF del Encargado Texto, hasta 20 caracteres No Identificación fiscal del proveedor en la tabla.
Fecha del Contrato Fecha Sí Inicio del contrato. No se modifica al editar.
Fecha de Expiración Fecha igual o posterior a la del contrato Sí en pantalla Determina la insignia, el estado y los avisos de caducidad.
Finalidad del Tratamiento Texto, hasta 1000 caracteres Sí Describe los servicios y el uso de los datos.
Tipos de Datos Tratados Etiquetas de hasta 100 caracteres Sí, al menos una Categorías de datos que se muestran en la tabla.
Subencargados Texto libre No Relación de subencargados del tratamiento.
Documento del Contrato (PDF) PDF de hasta 10 MB No Se archiva y se descarga desde la fila. Solo se adjunta al crear.

Problemas frecuentes

«Por favor, rellene todos los campos obligatorios.»
Falta cliente, encargado, fecha del contrato, fecha de expiración o finalidad. Completarlos y volver a pulsar Crear Contrato.
«Solo se permiten archivos PDF.»
El adjunto tiene otro formato. Convertirlo a PDF antes de subirlo.
«El archivo no puede superar los 10 MB.»
Reducir el PDF o comprimirlo.
La fila muestra Sin PDF.
El contrato se registró sin documento o el PDF generado en segundo plano no llegó a completarse. Regenerarlo o registrar uno nuevo con el PDF.
«No se puede generar el contrato de encargo: falta el NIF del cliente.»
Completar el NIF del cliente o el del despacho y volver a regenerar.
El cliente sigue en el apunte rojo de Protección de datos.
Solo cuentan los contratos vigentes. Comprobar que la fecha de expiración no ha pasado.

Continuar con

Consejo
Registrar la expiración real del contrato firmado: el aviso diario y la puntuación de cumplimiento dependen de esa fecha.
Anterior Registrar las actividades de tratamiento de un cliente Siguiente Registrar una brecha de seguridad

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