Gestión de Clientes Importante

Importar clientes desde un CSV

2:00 Tutorial 6.2

El alta masiva crea varias fichas de cliente a partir de un único archivo CSV. Es el procedimiento habitual en el traspaso de una cartera desde otra gestoría o programa.

Antes de empezar

  • Plazas libres en el plan: cada fila ocupa una plaza, igual que el alta individual (Gratuito, 5 clientes; Starter, 50; Professional, 150; Enterprise, 500).
  • Rol de titular, administrador o estándar. El usuario de solo consulta no ve los botones de alta.
  • Archivo .csv o .txt de hasta 5 MB con las columnas nombre, email y nif_cif. El separador (punto y coma, coma, tabulador o barra vertical) se detecta solo.
  • Correo electrónico propio de cada cliente: la importación no admite filas sin correo.

Paso 1. Abrir el alta masiva

En el menú lateral, Principal > Clientes, y pulsar Importar desde CSV. Se abre la página Alta masiva de clientes.

Listado de clientes con el botón Importar desde CSV recuadrado en la cabecera.
Nota. En una cartera vacía, el mismo botón aparece en el listado junto a Dar de alta el primero.

Paso 2. Descargar la plantilla

En el paso Subir el archivo:

  1. Pulsar Descargar plantilla (1). Se obtiene un CSV con las once columnas y una fila de ejemplo.
  2. Abrirlo en la hoja de cálculo y sustituir la fila de ejemplo por los clientes.
  3. Guardar el resultado como CSV. Un libro de Excel (.xlsx) no se admite.
Paso Subir el archivo con el botón Descargar plantilla (1) y la zona de carga (2) recuadrados.
Nota. Un listado exportado desde otro programa también sirve: las cabeceras se reconocen por sus nombres habituales (nombre completo, correo, nif, cif, razón social) y en cualquier orden.

Paso 3. Completar las columnas

La tarjeta Formato del archivo CSV detalla las columnas:

  1. Obligatorias: nombre, email y nif_cif. El correo no puede repetirse en el archivo ni en el sistema.
  2. Opcionales: empresa, telefono, direccion, regimen_irpf, regimen_iva, comunidad_autonoma, pais_residencia_fiscal y tipo_persona.
  3. Con un identificador fiscal de otro país, tipo_persona es obligatoria (fisica o juridica).
Tarjeta Formato del archivo CSV con las columnas obligatorias y las opcionales.
Nota. Un régimen de IRPF vacío se completa según el tipo de NIF y un régimen de IVA vacío queda en General. Un valor escrito en el archivo se respeta tal cual.

Paso 4. Cargar el archivo

  1. Arrastrar el archivo a la zona de carga (1) o pulsar sobre ella para elegirlo.
  2. Pulsar Revisar antes de importar (2). Mientras se analiza, el botón muestra «Analizando...».
Zona de carga con el archivo elegido y el enlace Cambiar archivo (1), y el botón Revisar antes de importar (2).
Nota. La previsualización analiza como máximo 500 filas.

Paso 5. Revisar la previsualización

Paso Revisa los datos, tarjeta Previsualización:

  1. Comprobar los contadores «N válidos», «N con errores» y «N con avisos» de la cabecera.
  2. Mapeo de columnas detectado (1): ✓ columna reconocida, ✗ obligatoria sin reconocer, – opcional ausente.
  3. En la tabla, la columna Estado (2) indica el motivo de cada fila con error. Corregirlas exige Volver y subir otro archivo.
  4. Pulsar Dar de alta N clientes (3). Con cero filas válidas el botón queda deshabilitado.
Previsualización con el mapeo de columnas (1), una fila con error en la columna Estado (2) y el botón Dar de alta N clientes (3).
Atención. Las filas con error se omiten y no se importan. El resto sigue adelante.

Paso 6. Confirmar el alta

En el diálogo Dar de alta los clientes, pulsar Sí, dar de alta. La pantalla indica «Dando de alta los clientes...» hasta que termina y vuelve al listado.

Diálogo Dar de alta los clientes con el botón Sí, dar de alta recuadrado.
Importante. Cada cliente recibe un correo de bienvenida con su contraseña temporal, y su correo queda marcado como verificado: el portal queda activo desde el primer momento.
Atención. El alta no se deshace en bloque. Cada cliente se retira individualmente con Eliminar, desde el listado o desde su ficha.

Paso 7. Comprobar el resultado

El listado de clientes muestra el aviso con el recuento, por ejemplo «Se importaron 2 clientes correctamente. Se omitió 1 fila.». Si alguna fila no entró, el bloque Una fila del archivo no entró (o N filas del archivo no entraron) enumera hasta diez, cada una con su motivo.

Listado de clientes con el bloque Una fila del archivo no entró recuadrado y el motivo de la fila 4.
Nota. Si no entra ninguna fila, la página vuelve al formulario con el motivo.

Resultado

Los clientes quedan en Principal > Clientes con su ficha, el portal activo, una actividad principal genérica (epígrafe 0000), el contrato de encargado del tratamiento en preparación y el correo de bienvenida en cola. Las facturas ya subidas con su NIF se vinculan al cliente.

Columnas del archivo

Columna Qué admite Obligatorio Efecto
nombre Texto Sí Nombre del cliente en la cartera.
email Dirección de correo válida y no registrada Sí Usuario del portal y destino de la bienvenida.
nif_cif NIF, NIE o CIF válidos Sí Identifica al cliente y vincula sus facturas.
empresa Texto No Razón social. Vacía, la fila se importa con el aviso «Sin empresa».
telefono Texto No Dato de contacto.
direccion Texto No Dato de contacto.
regimen_irpf estimacion_directa_normal, estimacion_directa_simplificada, estimacion_objetiva_modulos o no_aplica No Vacía, se asigna según el tipo de NIF.
regimen_iva general, simplificado, recargo_equivalencia, agricultura_ganaderia, exento o no_aplica No Vacía, queda en general.
comunidad_autonoma Nombre de la comunidad (Murcia, Madrid, Euskadi…) o código del 01 al 20 No Residencia fiscal. Vacía, se completa en la ficha.
pais_residencia_fiscal Código de dos letras o nombre en castellano No Vacía, España. Un país no reconocido se importa como España, con aviso.
tipo_persona fisica o juridica Solo con identificador de otro país Necesaria para dar de alta a un cliente con identificador extranjero.

Problemas frecuentes

«Falta la columna obligatoria: 'nif_cif'. Columnas detectadas: …»
La cabecera no se reconoce. Renombrarla a nif_cif (o NIF, CIF) y volver a cargar el archivo.
«El archivo debe ser un CSV (.csv).»
Se ha elegido un libro de Excel. Guardarlo como CSV desde la hoja de cálculo y volver a cargarlo.
«Fila N: Email '…' ya existe en el sistema.»
El correo pertenece a otro usuario ajeno a la cartera. Corregir la dirección en el archivo.
«Fila N: NIF/CIF '…' ya existe en la cartera de clientes.»
El cliente ya está dado de alta. La fila se omite y no se duplica.
«Fila N: NIF/CIF '…' ya estaba en la cartera; queda asignado.»
Con un rol de equipo acotado, el cliente existente se asigna a quien importa en lugar de duplicarse.
«Fila N: Límite de clientes del plan alcanzado. Se importaron X de N clientes.»
La cartera ocupa todas las plazas. Pasar a un plan superior y volver a importar las filas restantes.
Caracteres extraños en los nombres.
Guardar el archivo como CSV con codificación UTF-8 y volver a cargarlo.

Continuar con

Consejo
Probar primero con un archivo de tres o cuatro filas para validar el mapeo de columnas antes de cargar la cartera completa.
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