Gestión de Clientes Importante

Dar de baja a un cliente

3:00 Tutorial 6.13

La baja es un borrado físico e irreversible. Con histórico fiscal exige una confirmación expresa, porque arrastra los modelos fiscales del cliente.

Antes de empezar

  • Rol de titular, o de administrador con la capacidad de eliminar clientes. Los usuarios estándar y de solo consulta no pueden dar de baja.
  • Disponible en todos los planes. La baja libera la plaza del cliente en el plan.
  • Exportar o descargar antes lo que deba conservarse: modelos presentados, justificantes y nóminas.

Paso 1. Dar de baja desde el listado

En Principal > Clientes, pulsar el icono de papelera (recuadrado) de la fila del cliente.

Listado de clientes con el icono de papelera de una fila recuadrado.

Paso 2. Confirmar la baja

El diálogo Eliminar cliente (1) indica que el cliente saldrá de la cartera y dejará de aparecer en listados y modelos. Pulsar Sí, eliminar (2).

Diálogo Eliminar cliente (1) con el botón Sí, eliminar (2).
Nota. Sin histórico fiscal, el cliente se elimina y el listado muestra «Cliente eliminado correctamente».

Paso 3. Autorizar la baja con histórico fiscal

Si el cliente tiene histórico, la baja no se ejecuta: se abre su ficha con un aviso en la esquina superior que enumera lo que existe (recuadrado). Se completa desde la pestaña Ajustes.

Ficha del cliente con el aviso de histórico fiscal recuadrado en la esquina superior.
Importante. Cuenta como histórico: documentos, pagos de IRPF, asientos, modelos fiscales, nóminas, trabajadores, presentaciones y requerimientos de la AEAT, incidencias laborales, movimientos bancarios y consultas de soporte abiertas.

Paso 4. Eliminar desde la ficha

En la pestaña Ajustes, zona Eliminar cliente:

  1. Marcar Este cliente tiene histórico fiscal. Confirmo que quiero eliminarlo de forma irreversible. (1). Solo aparece si hay histórico.
  2. Pulsar Eliminar cliente (2) y Sí, eliminar en el diálogo.
Pestaña Ajustes con la casilla de confirmación de histórico fiscal (1) y el botón Eliminar cliente (2).
Atención. Sin la casilla marcada, el aviso «Para eliminar el cliente, marcar antes la casilla de confirmación de histórico fiscal.» detiene la baja.

Paso 5. Dar de baja varios clientes

Marcar las casillas de las filas. Aparece la barra de acciones con el número de seleccionados.

  1. Incluir los que tienen histórico fiscal (1): sin marcar, esos clientes se conservan y se listan al terminar.
  2. Pulsar Eliminar (2) y confirmar con Sí, eliminar.
Listado con filas seleccionadas y la barra de acciones con la casilla Incluir los que tienen histórico fiscal (1) y el botón Eliminar (2).
Importante. Con la casilla marcada se borran también los modelos fiscales de todos los seleccionados. Revisar la selección antes de confirmar.

Paso 6. Revisar el resultado

El aviso (recuadrado) indica cuántos clientes se eliminaron y cuáles se conservaron por tener histórico, con el botón Abrir su ficha del primero.

Listado con el aviso de baja en bloque recuadrado: clientes eliminados, clientes conservados por histórico fiscal y botón Abrir su ficha.
Nota. Si un miembro del equipo da de baja clientes, el titular recibe un aviso. Cada baja queda en el registro de actividad como «Cliente eliminado».

Resultado

El cliente desaparece de Principal > Clientes y de los modelos. Sus facturas y asientos permanecen sin cliente y la plaza queda disponible en el plan.

Qué ocurre con los datos del cliente

Dato Tras la baja Observación
Ficha, plan contable, configuración de empresa y actividades Se borran No existe papelera ni restauración.
Modelos fiscales Se borran, incluidos los presentados Descargar antes los ficheros y justificantes.
Presentaciones y requerimientos de la AEAT, trabajadores, nóminas generadas e incidencias laborales Se borran con el cliente Cuentan como histórico fiscal y exigen la casilla de confirmación.
Facturas (documentos) Se conservan sin cliente Dejan de asociarse a la ficha del cliente.
Asientos contables y pagos de IRPF Se conservan sin cliente Dejan de asociarse a la ficha del cliente.
Plaza del plan Se libera El contador de clientes se actualiza.

Problemas frecuentes

«Este cliente tiene histórico fiscal (…). La eliminación es irreversible: para continuar, marcar la casilla de confirmación en la pestaña Ajustes de la ficha.»
La baja desde el listado no borra clientes con histórico. Abrir la ficha, pestaña Ajustes, y marcar la casilla de confirmación.
«No se ha eliminado ningún cliente. Con histórico fiscal: …»
Todos los seleccionados tienen histórico. Repetir marcando Incluir los que tienen histórico fiscal o darlos de baja desde su ficha.
«El perfil de este usuario no permite eliminar estos clientes.»
El rol del usuario no incluye eliminar clientes. La baja corresponde al titular o a un administrador con esa capacidad.
«No se seleccionó ningún cliente.»
La baja en bloque se envió sin filas marcadas. Marcar al menos una casilla del listado.

Continuar con

Consejo
Ante la duda, conservar al cliente: descargar sus modelos y justificantes antes de la baja, porque el borrado no tiene vuelta atrás.
Anterior Completar la ficha de un cliente Siguiente Indicar los modelos que presenta un cliente

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