Primeros Pasos Esencial

Subir la primera factura

2:30 Tutorial 1.4

La subida lee la factura, la asigna al cliente cuyo NIF figura en ella y propone su asiento. Esta guía cubre el primer uso; el procedimiento completo está en la guía de subida.

Antes de empezar

  • Un PDF, imagen o documento de Word de hasta 20 MB. Se admiten PDF, JPG, JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF, DOC y DOCX, además de ZIP y carpetas.
  • Cupo de facturas disponible en el trimestre. El cupo restante figura en la cabecera de la pantalla.
  • Para que la factura genere asiento, un cliente dado de alta con el NIF que consta en ella. Sin cliente, la factura se guarda y espera el alta.
  • El usuario de solo consulta no dispone de la subida.

Paso 1. Abrir la subida

En el menú lateral, Principal > Facturas, y pulsar Subir facturas (1).

Listado Documentos y facturas con el botón Subir facturas recuadrado (1).
Nota. El botón Subir facturas también figura en la cabecera del panel de inicio.

Paso 2. Elegir el cliente y los archivos

  1. Cliente (opcional) (1): por defecto, «Según el NIF de cada factura». Elegir un cliente solo si todas las facturas son suyas.
  2. Arrastrar el archivo a la zona de entrada (2) o pulsar Seleccionar archivos. Seleccionar carpeta carga una carpeta entera.
Pantalla Subir facturas con el selector Cliente (opcional) (1) y la zona de entrada (2).
Nota. Sin clientes reales, la pantalla avisa «Sin clientes dados de alta.» Las facturas se guardan sin asiento hasta el alta de su cliente.

Paso 3. Revisar la lista y subir

Cada archivo aparece en Archivos con el sello Listo. Ver abre la vista previa. Pulsar Subir 1 archivo.

Nota. Un archivo con el sello No se envía indica su motivo: «Supera 20 MB», «Formato no admitido» o «Duplicado de «{nombre}»».

Paso 4. Esperar la lectura

La fila pasa de En cola a Leyendo y, al terminar, a Leído. Cada archivo tarda unos 20 segundos; los escaneos largos, hasta 2 minutos.

Atención. Salir con el lote en curso abre el diálogo «Salir con el lote en curso»: lo que sigue en cola no se envía.
Nota. Detener la cola evita enviar los archivos que aún no han empezado.

Paso 5. Interpretar el parte

Al terminar, el parte agrupa cada archivo por Con cliente, Sin cliente, Por revisar, No son facturas o Sin leer.

Nota. Sin cliente: factura guardada, sin asiento hasta el alta del cliente. Dar de alta el cliente precarga el NIF; Corregir el NIF repara una lectura errónea.
Nota. El asiento se genera tras la lectura; entretanto figura «Asiento en curso».

Paso 6. Comprobar los datos leídos

En la fila, Datos leídos muestra emisor, receptor, tipo, número, fecha, base, IVA, total y confianza. Abrir la factura lleva a su ficha.

Importante. La lectura puede errar. Comprobar NIF, fecha, base y total antes de dar la factura por buena: de ellos dependen el asiento y los modelos.

Paso 7. Localizar la factura en el listado

Pulsar Ir a Facturas. La factura figura en el listado, en la cola Por revisar o Sin contabilizar según su estado.

Nota. En Más filtros, el filtro Revisión permite aislar «Lectura dudosa (menos del 50 %)» y «Lectura por confirmar (50–80 %)».

Resultado

La factura queda guardada con sus datos leídos. Si el NIF coincide con un cliente, se genera su asiento y se computa en los modelos; si no, espera el alta del cliente. Consume una factura del cupo del trimestre.

Controles de la subida

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente (opcional) «Según el NIF de cada factura» o un cliente de la cartera No Con un cliente elegido, las facturas y tickets sin NIF del receptor, y los recibos de gasto, se asignan a él. El resto, según su NIF.
Archivos PDF, imagen, Word, ZIP o carpeta; 20 MB por archivo, ZIP hasta 500 MB, 200 archivos por lote Sí Cada archivo se envía a lectura y consume una factura del cupo trimestral.

Problemas frecuentes

«Sin clientes dados de alta.»
La cartera no tiene clientes reales. Pulsar Dar de alta un cliente: con el alta se generan los asientos de las facturas guardadas.
«El lector de documentos no responde.»
Tres envíos seguidos sin respuesta. La lista se conserva: pulsar Reintentar el envío.
«Cupo del trimestre agotado (N facturas).»
El plan no admite más facturas este trimestre. Pulsar Comprar facturas adicionales o Ampliar el plan.
Sello Sin leer con «PDF protegido con contraseña».
El PDF está cifrado. Pulsar Sustituir el archivo con una copia sin contraseña.
Tramo Sin cliente: «Guardadas, sin asiento ni modelos hasta el alta del cliente.»
El NIF de la factura no corresponde a ningún cliente. Dar de alta el cliente o corregir el NIF.

Continuar con

Consejo
Dar de alta antes al cliente cuyo NIF consta en la factura: así el asiento se genera en la propia subida.
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