Contabilidad Esencial

Preparar el depósito de las cuentas anuales

3:00 Tutorial 9.19

Las cuentas anuales de un cliente salen de la aplicación como un ZIP que se importa en D2 o LEGALIA. El depósito oficial se presenta desde esos programas.

Antes de empezar

  • Cuentas anuales ya generadas para el cliente y el ejercicio, con los asientos del ejercicio contabilizados.
  • Balance cuadrado y cliente con NIF o CIF en su ficha; sin ellos el ZIP no se descarga.
  • El EFE y el ECPN existen solo en el modelo Normal del PGC. Los modelos abreviado y de pymes llevan Balance, PyG y Memoria.
  • D2 o LEGALIA, del Colegio de Registradores, y la certificación del acuerdo de la junta: ambos quedan fuera de la aplicación.

Paso 1. Abrir las cuentas del cliente

En Operaciones > Contabilidad > Cuentas Anuales, pulsar el icono de ojo Ver detalle de la fila del cliente y ejercicio.

Listado de Cuentas Anuales con la píldora de la columna Registro (1) y el icono Ver detalle (2) recuadrados.
Nota. Con la sociedad marcada como cooperativa, la pestaña se llama Registro de Cooperativas y el depósito sigue la normativa autonómica, no D2.

Paso 2. Revisar la memoria

En la pestaña Memoria, pulsar Editar Memoria, completar las secciones que falten y pulsar Guardar Memoria. Confirmar con Guardar.

Editor de la memoria con la primera sección (1) y el botón Guardar Memoria (2).
Atención. La memoria guardada sustituye a la anterior y las secciones en blanco quedan vacías. Solo se edita con las cuentas en borrador.

Paso 3. Completar el EFE y el ECPN (modelo Normal)

En la pestaña EFE / ECPN, pulsar Recalcular EFE o Editar manualmente.

  1. En Editar EFE / ECPN, cumplimentar los apartados numerados del EFE y la tabla del ECPN.
  2. Pulsar Guardar EFE / ECPN y confirmar con Guardar.
Importante. Los importes guardados sustituyen a los calculados y son los que viajan al fichero XBRL.

Paso 4. Comprobar el semáforo del depósito

En la pestaña Registro Mercantil, leer el semáforo. Cada defecto trae su enlace de corrección; Actualizar repite la verificación.

  1. «Sin incidencias detectadas»: nada que corregir.
  2. «Apto para depósito · N aviso(s) a revisar»: se puede continuar tras revisar los avisos.
  3. «N incidencia(s) bloquea(n) el depósito»: corregirlas antes de seguir.
Pestaña Registro Mercantil con el semáforo (1), el botón Actualizar (2) y la lista de defectos (3).
Nota. La franja superior de la ficha repite el recuento y su enlace Ver qué falta lleva a esta pestaña.
Atención. Con el balance descuadrado, la PyG incoherente o el ejercicio fuera de rango no se genera el ZIP.

Paso 5. Registrar las fechas de formulación y de junta

En Fechas de formulación y aprobación, indicar las dos fechas y pulsar Guardar fechas.

Formulario de fechas con Fecha de formulación (1), Fecha de aprobación en Junta (2) y Guardar fechas (3).
Importante. La fecha de junta arranca el plazo de un mes para depositar. Si el cliente ya aprobó desde el portal, la fecha registrada se conserva.

Paso 6. Comprobar el ZIP con las cuentas en borrador

En Ficheros para el depósito, pulsar Comprobar el ZIP (borrador). El nombre del fichero lleva la marca BORRADOR.

Columna Ficheros para el depósito con Comprobar el ZIP (borrador) (1) y Descargar PDF de las cuentas (2).
Nota. Descargar PDF de las cuentas entrega las cuentas en PDF; sirve para adjuntar la memoria en D2.
Importante. El ZIP no es el depósito oficial: es el fichero que se importa en D2 o LEGALIA.

Paso 7. Aprobar las cuentas

Pulsar Aprobar Cuentas Anuales para Depósito y confirmar con Aprobar. El estado pasa a Aprobadas.

Diálogo Aprobar cuentas anuales con el botón Aprobar (1).
Atención. Aprobadas, la memoria, el EFE y el ECPN dejan de ser editables. Devolver a borrador para editarlas revierte la aprobación y borra su fecha.

Paso 8. Descargar el ZIP y presentarlo en D2

Pulsar Descargar ZIP para importar en D2. En la aplicación, Cómo presentar el depósito resume el recorrido en D2 o LEGALIA.

  1. Importar el ZIP en D2 o LEGALIA y completar la identificación, los administradores firmantes y el titular real.
  2. Generar en D2 la huella y el fichero de depósito, y presentarlo firmado en el Portal del Colegio de Registradores.
  3. Consultar en Datos que tendrás que cumplimentar en D2 los administradores y el titular real, o darlos de alta con Darlos de alta y Registrarlo.
Pestaña Registro Mercantil con Descargar ZIP para importar en D2 (1) y los bloques Cómo presentar el depósito (2) y Datos que tendrás que cumplimentar en D2 (3).
Importante. La huella del fichero debe constar en el certificado de aprobación de cuentas de la junta. La aplicación no genera esa certificación.
Nota. No viajan dentro del ZIP: identificación, domicilio, CNAE, administradores firmantes y titular real. Se cumplimentan en D2.

Paso 9. Dejar constancia del depósito

Una vez presentado el depósito, pulsar Marcar como depositada en el Registro Mercantil y confirmar con Marcar como depositado.

Cuentas aprobadas con los botones Marcar como depositada en el Registro Mercantil (1) y Devolver a borrador para editarlas (2).
Nota. La marca es solo de seguimiento; el depósito real se hace en D2. Reabrir el depósito devuelve las cuentas a Aprobadas.

Resultado

Las cuentas quedan aprobadas, con el ZIP para D2 descargado, las fechas registradas y, tras presentar el depósito, marcadas como depositadas. Cada descarga consta en Auditoría exportaciones.

Formulario de fechas

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Fecha de formulación (art. 253 LSC) Fecha No Permite avisar de una formulación fuera de plazo.
Fecha de aprobación en Junta (art. 164 LSC) Fecha No Arranca el plazo de un mes para depositar (art. 279 LSC).
Fecha de aprobación en asamblea general Fecha, solo en cooperativas No Sustituye a la fecha de junta.

Problemas frecuentes

Botón gris con candado y «El balance no cuadra (Activo ≠ Patrimonio Neto + Pasivo). Corrige los asientos y vuelve a generar.»
Corregir los asientos del ejercicio y volver a generar las cuentas.
«El cliente no tiene NIF/CIF y el Registro lo exige.»
Completar el NIF con el enlace Completar la ficha del cliente.
«No se ha generado el archivo porque el Registro lo rechazaría: …»
Corregir los defectos citados, como «El balance no cuadra» o «El resultado de la PyG no concuerda».
«Aprueba las Cuentas Anuales antes de marcarlas como depositadas.»
Las cuentas siguen en borrador. Aprobarlas y repetir.
«No se puede depositar: …»
Un defecto del semáforo invalida el fichero. Corregirlo y repetir.
«No se puede editar la memoria de unas Cuentas Anuales ya aprobadas o depositadas.»
Pulsar Devolver a borrador para editarlas.
«El Estado de Flujos de Efectivo solo aplica al PGC normal.»
La sociedad no es de modelo Normal: no hay pestaña EFE / ECPN.

Continuar con

Consejo
Comprobar el ZIP en borrador antes de aprobar: así el plazo de un mes para depositar empieza con el fichero ya validado.
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