Integraciones y entrada de documentos Opcional

Conectar carpetas de Drive para recibir justificantes

2:30 Tutorial 3.7

Los justificantes depositados en una carpeta de Drive conectada entran solos en la bandeja Documentos para clientes. No se envía nada a ningún cliente hasta que el gestor lo decide.

Antes de empezar

  • Cuenta de Google desde la que se comparten las carpetas. Se indica en la propia pantalla.
  • Una carpeta de Drive exclusiva para justificantes. Una carpeta ya conectada como carpeta de facturas o de nóminas no se ofrece.
  • Rol de titular, administrador o estándar. El perfil de solo consulta ve la pantalla, pero no conecta, pausa ni desconecta carpetas. La pantalla no aplica límite por plan.
  • Esta vía es independiente de las pantallas de Google Drive y de OneDrive: las carpetas se conectan aquí y en ningún otro sitio.

Paso 1. Abrir las carpetas de Drive

En el menú lateral, Comunicación > Bandeja, pulsar Documentos para clientes y, en la cabecera, Carpetas de Drive.

Cabecera de Documentos para clientes con el botón Carpetas de Drive recuadrado.

Paso 2. Indicar la cuenta de Google

En el bloque Cuenta de Google, escribir el correo de la cuenta desde la que se comparten las carpetas y pulsar Guardar.

  1. Con la cuenta ya guardada, el correo figura con el distintivo de confirmación y Cambiar permite sustituirlo.
  2. Solo se ofrecen las carpetas compartidas desde esa cuenta.
Nota. Es el mismo ajuste de cuenta de Google que usan las demás pantallas de Drive: se indica una sola vez para el despacho. Un correo ya conectado por otra cuenta se rechaza.

Paso 3. Compartir la carpeta con el servicio

Con la cuenta guardada aparece el paso Compartir la carpeta con este correo. Pulsar Copiar (1) para copiar la dirección del servicio.

  1. En Google Drive, crear una carpeta solo para los justificantes.
  2. Abrir su menú, elegir «Compartir», pegar la dirección copiada y enviar.
  3. Volver a la pantalla y recargarla para que la carpeta aparezca en el paso 2.
Bloques Cuenta de Google y Compartir la carpeta con este correo, con la dirección del servicio y el botón Copiar (1).

Paso 4. Conectar la carpeta

En el paso Elegir la carpeta, seleccionar la carpeta en el desplegable (1) y pulsar Conectar carpeta (2).

Paso 2 Elegir la carpeta con el desplegable de carpetas compartidas (1) y el botón Conectar carpeta (2).
Nota. Sin carpetas nuevas, el desplegable indica «No hay carpetas nuevas compartidas desde esta cuenta» y el botón queda inactivo.
Nota. El aviso «Carpeta … conectada» confirma el alta. Lo que se deposite en ella aparece en la bandeja en unos minutos.

Paso 5. Gestionar las carpetas conectadas

El bloque Carpetas conectadas (1) lista cada carpeta con su estado (Activa o En pausa), la fecha de conexión y la última revisión.

  1. Pausar (2): la carpeta deja de leerse hasta pulsar Activar. Lo ya recibido no cambia.
  2. Desconectar (3): deja de leerse la carpeta. Se pide confirmación en el diálogo Desconectar la carpeta.
  3. El aviso «La última revisión no pudo terminar: se reintenta sola.» indica un fallo de lectura y se resuelve sin intervención.
Bloque Carpetas conectadas (1) con una carpeta Activa y los botones Pausar (2) y Desconectar (3).
Importante. Desconectar no borra los documentos ya recibidos, que siguen en la bandeja, ni nada en Google Drive.

Paso 6. Revisar lo recibido

Los justificantes llegan a Documentos para clientes, con el cliente propuesto por el NIF. Se revisan y envían desde esa pantalla.

Nota. Ninguna carpeta conectada envía correos ni avisos fuera de la pantalla.

Resultado

La carpeta figura en Carpetas conectadas con el estado Activa. Los justificantes depositados en ella aparecen en Documentos para clientes sin envío a ningún cliente.

Datos de la pantalla

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cuenta de Google Dirección de correo de la cuenta que comparte las carpetas Sí, para conectar Limita las carpetas ofrecidas a las compartidas desde esa cuenta.
Elegir la carpeta Carpeta compartida con el servicio y no conectada aún Sí Pasa a vigilarse; su nombre sale de Google Drive.
Activa / En pausa Conmutador con Pausar y Activar — En pausa, la carpeta no se lee y no entra nada nuevo.

Problemas frecuentes

«Primero indicar la cuenta de Google desde la que se comparten las carpetas.»
Guardar el correo en Cuenta de Google antes de conectar la carpeta.
«Esta carpeta no está disponible. Solo se pueden conectar carpetas compartidas desde la cuenta de Google indicada.»
La carpeta no está compartida con el servicio desde esa cuenta. Compartirla y recargar la pantalla.
«Esta carpeta no está disponible. Usar una carpeta solo para los justificantes.»
La carpeta ya está en uso como carpeta de facturas o de nóminas. Crear una carpeta aparte.
«Esta carpeta ya está conectada.»
La carpeta figura ya en Carpetas conectadas. Se gestiona desde ahí.
«Ese email de Google ya está conectado por otra cuenta.»
Otra cuenta del sistema tiene registrado ese correo. Usar la cuenta de Google propia del despacho.
La carpeta no aparece en el desplegable.
Comprobar que se compartió con la dirección copiada, desde la cuenta indicada, y recargar la pantalla.

Continuar con

Consejo
Dedicar la carpeta a un único tipo de documento: así lo que llega a la bandeja se limita a justificantes.
Anterior Cambiar los permisos y los clientes de una clave de API Siguiente Conectar el Drive de un cliente

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