Gestión de Clientes Importante

Enviar el acceso al portal a un cliente

1:30 Tutorial 6.4

La tarjeta «Acceso al portal» de la ficha reúne las acciones para que un cliente ya dado de alta entre en su portal: bienvenida con contraseña nueva, restablecimiento y verificación del correo.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con el cliente asignado. El usuario de solo consulta no ve las acciones.
  • Cliente con correo electrónico real. Dado de alta con «El cliente no tiene email», la tarjeta no muestra botones.
  • Servicio de correo operativo. La bienvenida sale por cola y el restablecimiento usa el sistema de contraseñas de la plataforma.
  • No consume plazas del plan.

Paso 1. Localizar la tarjeta Acceso al portal

En el menú lateral, Principal > Clientes; abrir la ficha con un clic en el nombre del cliente. En la pestaña Resumen, la tarjeta Acceso al portal agrupa Enviar email de bienvenida (1), Restablecer contraseña (2) y Verificar email (3). El distintivo de la cabecera indica Portal activo o Portal sin activar.

Pestaña Resumen de la ficha con la tarjeta Acceso al portal y sus botones Enviar email de bienvenida (1), Restablecer contraseña (2) y Verificar email (3).
Nota. Portal activo significa correo verificado. El cliente solo entra al portal con el correo verificado.

Paso 2. Enviar el email de bienvenida

  1. Pulsar Enviar email de bienvenida.
  2. En el diálogo, comprobar la dirección de destino y pulsar Sí, enviar (recuadrado).
  3. Aparece el aviso «Email de bienvenida reenviado con nueva contraseña a …».
Diálogo Enviar email de bienvenida con la dirección del cliente y el botón Sí, enviar recuadrado.
Importante. Cada envío genera una contraseña temporal nueva y anula la anterior. Si el cliente conserva un correo previo, esa contraseña deja de servir.
Atención. La bienvenida no verifica el correo. Con el distintivo Portal sin activar, hay que verificarlo además (ver «Verificar el correo»).
Nota. Si el portal del cliente lo opera otra gestoría, el correo se dirige al buzón de esa gestoría y el aviso indica la dirección real de destino.

Paso 3. Enviar el enlace de restablecimiento

Para el cliente que ha olvidado su contraseña. Pulsar Restablecer contraseña y, en el diálogo, Sí, enviar enlace. El aviso confirma «Email de restablecimiento enviado correctamente a …».

Diálogo Restablecer contraseña con la dirección del cliente y el botón Sí, enviar enlace recuadrado.
Nota. La contraseña actual sigue vigente hasta que el cliente fije otra. El enlace caduca a los 60 minutos; pasado ese plazo, repetir la acción.

Paso 4. Verificar el correo

Para el cliente cuya dirección no ha confirmado. El botón Verificar email solo aparece si el correo no está verificado. Pulsarlo y confirmar con Sí, marcar como verificado.

Diálogo Verificar email con la dirección del cliente y el botón Sí, marcar como verificado recuadrado.
Importante. Se da por bueno el correo sin que el cliente lo confirme y el cliente puede entrar al portal. Tras el aviso «Email marcado como verificado correctamente», la ficha se recarga con Portal activo.
Nota. La verificación se revierte desmarcando Email verificado en Editar.

Paso 5. Fijar la contraseña a mano

  1. En la cabecera de la ficha, pulsar Editar.
  2. En Cambiar Contraseña, rellenar Nueva Contraseña (1) y Confirmar Nueva Contraseña: mínimo 8 caracteres, iguales en ambos. El icono de flechas genera una (2).
  3. En Estado de la Cuenta (3), activar Email verificado si procede.
  4. Pulsar Guardar Cambios. El aviso es «Cliente actualizado correctamente».
Formulario Editar Cliente con Nueva Contraseña (1), el generador de contraseña segura (2) y el interruptor Email verificado (3).
Atención. Esta vía no envía ningún correo. La contraseña hay que comunicarla al cliente por otro medio.

Paso 6. Cliente sin correo electrónico

Si el cliente se dio de alta sin correo, la tarjeta sustituye los botones por el aviso «Cliente sin correo. Añadirlo en «Editar» para enviar el acceso al portal.» Añadir la dirección en Editar y volver a la tarjeta.

Tarjeta Acceso al portal de un cliente sin email, con el aviso recuadrado que indica añadirlo en Editar.

Resultado

El cliente recibe un correo con la marca de la gestoría, que incluye su usuario, la contraseña temporal y el botón de acceso al portal, o el enlace para fijar una contraseña nueva. En la ficha, el distintivo pasa a Portal activo cuando el correo está verificado, y la cifra Acceso al portal recoge la fecha de su último acceso.

Campos de acceso en Editar

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nueva Contraseña Mínimo 8 caracteres No Sustituye la contraseña del cliente. Vacío, se mantiene la actual.
Confirmar Nueva Contraseña Repetir la contraseña anterior Solo si se escribe una contraseña Evita errores de escritura.
Email verificado Activado o desactivado No Activado, el cliente puede entrar al portal. Desactivado, queda sin verificar.

Problemas frecuentes

El cliente tiene la contraseña pero no puede entrar.
El correo no está verificado. Pulsar Verificar email o activar Email verificado en Editar.
La contraseña recibida ya no funciona.
Se envió otra bienvenida después, que sustituyó la contraseña. Usar la del último correo.
«Cliente sin correo: añadirlo en su ficha para enviar el acceso al portal.»
El cliente se dio de alta sin correo. Añadir la dirección en Editar.
«Este cliente es de EJEMPLO: no tiene email real al que enviar la bienvenida.»
Las fichas de ejemplo no admiten envíos. Usar un cliente real.
«Error al enviar el email: …»
Fallo del servicio de correo. Repetir la acción pasados unos minutos.
El enlace de restablecimiento ha caducado.
Caduca a los 60 minutos. Pulsar de nuevo Restablecer contraseña.

Continuar con

Consejo
Ante una incidencia de acceso, comprobar primero el distintivo de la cabecera: casi siempre se trata de un correo sin verificar.
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