Facturas y Documentos Esencial

Corregir los datos de una factura

2:30 Tutorial 2.3

El visor muestra el original junto a los datos leídos. Cada dato se corrige con un clic; un cambio de NIF, cliente o tipo reclasifica la factura y rehace su asiento en borrador.

Antes de empezar

  • Factura con la lectura terminada. Mientras figure como Procesando o Pendiente, el visor indica «Todavía se está leyendo.»
  • Permiso de edición sobre el documento. El usuario de solo consulta ve los datos sin poder modificarlos.
  • Cliente asignado a la factura para poder contabilizarla. Las facturas de ejemplo (sello Ejemplo) no se editan.

Paso 1. Abrir la factura en el visor

En Principal > Facturas, elegir la cola Por revisar (1) y pulsar una fila (2). El visor muestra el original y los datos.

Listado de Facturas con la cola Por revisar (1) seleccionada y una fila de la lista (2) abierta en el visor.
Nota. En las colas Exportados, Fuera de plazo, De clientes y Todos, el visor se abre bajo la fila. Anterior (K) y Siguiente (J) recorren la lista; Abrir la ficha abre el detalle completo.

Paso 2. Contrastar con el original

A la izquierda figura el original (1); a la derecha, los datos leídos (2).

  1. Ampliar o reducir el original con − y +, o ajustarlo con Ajustar al ancho y Pantalla completa.
  2. Con varias páginas, pasar de una a otra con ‹ y ›: el indicador dice «Página N de M».
  3. Descargar el original guarda el fichero. Una factura importada de un listado no tiene original: figura «Sin original» y Ver datos.
Visor de una factura con el original a la izquierda (1) y los datos leídos con el aviso principal a la derecha (2).

Paso 3. Leer el aviso principal

Sobre los datos, una frase en negrita resume el estado de la factura.

  1. Sin incidencias: «Leída sin incidencias.», «Asiento en borrador.», «Contabilizada.» o «Exportada a {formato}».
  2. Con una incidencia, el aviso trae su botón: Aplicar IVA del N %, Usar {NIF}, Es recibida / Es emitida o Dar por resuelta.
  3. Ignorar el aviso lo retira sin corregir el dato, si el aviso lo admite.

Paso 4. Corregir un dato

Pulsar el valor erróneo (título «Corregir») y escribir o elegir el correcto.

  1. Confirmar con Intro o al salir del campo. Esc cancela la edición.
  2. Los campos pendientes figuran como «Falta» o «Sin asignar» y se resaltan.
  3. Emisión se escribe como dd/mm/aaaa. Tipo, Cliente, Actividad, IVA y Retención IRPF se eligen en un desplegable.
Campo IVA (1) en edición con el desplegable de tipos y, bajo él, el campo Retención IRPF (2).
Nota. Con varios tipos de IVA, la factura muestra Base al N % por cada tipo y no se edita desde el visor. Fichero es de solo lectura.
Nota. El trimestre de deducción se cambia con Trasladar de periodo sobre filas marcadas, o con Cambiar trimestre: en la ficha de la factura.

Paso 5. Confirmar los cambios que reclasifican

Cambiar el NIF, el Cliente o el Tipo abre un diálogo (1). Pulsar Sí, cambiar para aplicarlo.

Diálogo Cambiar el NIF con su texto explicativo (1) y el botón Sí, cambiar (2).
Importante. El NIF decide de quién es la factura y si es emitida o recibida. Al cambiarlo se vuelve a clasificar y su asiento en borrador se rehace.
Nota. Cambiar el cliente traslada la factura a la contabilidad de otro cliente. Cambiar el tipo la pasa de un libro de IVA a otro.

Paso 6. Comprobar el resultado y deshacer

Tras guardar, una barra indica «{Campo} corregido en la factura {número}.» y ofrece Deshacer.

Nota. Deshacer restituye el valor anterior: «{Campo} devuelto a su valor anterior.» No está disponible en todos los campos.

Paso 7. Contabilizar o completar la revisión

Al pie del visor, pulsar Contabilizar y siguiente (1). Otras acciones: Reprocesar (2), Nota interna (3), Pedir aclaración al cliente y Eliminar.

Pie del visor con el asiento en borrador, el botón Contabilizar y siguiente (1), Reprocesar (2) y el campo Nota interna (3).
Importante. Contabilizar confirma el asiento: la factura entra en los libros de IVA y en los modelos. Eliminar borra el documento y su asiento, y no se recupera desde aquí.
Nota. Reprocesar vuelve a leer el original. La Nota interna solo la ve el despacho. Las incidencias avisan pero no impiden contabilizar; sin cliente, sí.

Resultado

Los datos de la factura quedan corregidos y su asiento en borrador, rehecho si cambió el NIF, el cliente o el tipo. Una factura ya exportada pasa a Modificada y debe volver a exportarse.

Campos del visor

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Emisor / Receptor Texto No Nombre del tercero; en una emitida es el receptor.
NIF NIF, NIE o CIF No Reclasifica la factura y rehace el asiento en borrador.
Número Texto No Número de la factura.
Emisión Fecha dd/mm/aaaa No Fecha de emisión.
Tipo Recibida · Emitida · Rectificativa No Cambia de libro de IVA.
Cliente (receptor) / Cliente (emisor) Cliente de la cartera No Traslada la factura a la contabilidad de ese cliente.
Actividad Actividad del cliente No Solo editable si el cliente tiene actividades.
Base Importe No Base imponible.
IVA 21 % · 10 % · 7 % · 4 % · 3 % · 0 % No Recalcula la cuota.
Retención IRPF 0 % · 7 % · 15 % · 19 % No Importe de la retención: base por porcentaje.
Total Importe No Total de la factura.
Cuenta Subcuenta, p. ej. 6290001 No Cuenta de gasto o de ingreso; requiere cliente asignado.
Nota interna Texto No Anotación visible solo para el despacho.

Problemas frecuentes

«Todavía se está leyendo.»
La lectura no ha terminado. Pulsar Actualizar la lista en Más entradas ▾.
«No se pudo procesar el documento.»
La lectura se interrumpió y el original está guardado. Pulsar Reprocesar.
«La fecha se escribe como dd/mm/aaaa.»
Reescribir la fecha con día, mes y año de cuatro cifras separados por barras.
«El importe no es un número.»
Escribir solo cifras, con coma o punto decimal.
«Sin cliente asignado no hay plan contable donde asentarla.»
Asignar el Cliente de la factura o dar de alta antes al cliente.
«Modificada después de exportar.»
La factura se corrigió tras exportarse. Volver a exportarla para actualizar el programa contable.
Consejo
Trabajar la cola Por revisar con Contabilizar y siguiente: cada factura resuelta abre la siguiente sin volver al listado.

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