Nóminas y Contratos Esencial

Auditar una nómina en PDF con IA

2:30 Tutorial 8.2

Una nómina emitida por la empresa cliente se lee, se audita y queda en el listado de nóminas, vinculada a su trabajador por NIF.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con el área Laboral en edición. El usuario de solo consulta no puede subir nóminas.
  • Cliente de la cartera al que pertenece la nómina. Su convenio asignado es el que se usa para auditarla.
  • Para la comprobación del convenio: convenio asignado al cliente y su tabla salarial aprobada.
  • Cupo trimestral de nóminas del plan con saldo disponible. Cada nómina leída consume una unidad.
  • Archivo en PDF, JPEG, PNG, WEBP, HEIC/HEIF o Excel (.xlsx, .xls, .ods), de hasta 20 MB.

Paso 1. Abrir la subida de nóminas

En el menú lateral, Operaciones > Gestión Laboral > Nóminas, pestaña Procesar, y pulsar Procesar nómina.

Listado Gestión de Nóminas con el menú Nóminas (1), la pestaña Procesar (2) y el botón Procesar nómina (3) recuadrados.
Nota. Con el listado vacío, el botón se llama Subir Nómina. Procesar varias sube un lote.

Paso 2. Elegir el cliente

En Cliente (Empresa) (1), elegir la empresa a la que pertenece la nómina. Es obligatorio.

Pantalla Procesar Nueva Nómina con el desplegable Cliente (Empresa) recuadrado (1).
Importante. La nómina se imputa al cliente elegido: determina el convenio de la auditoría y el Modelo 111 al que alimenta.

Paso 3. Seleccionar el archivo

  1. Arrastrar el archivo a la zona de carga o pulsar Seleccionar Archivo (1).
  2. Comprobar el nombre y el tamaño que aparecen (2). Eliminar descarta el archivo.
  3. NIF Empleado (opcional) (3): ayuda a vincular la nómina con su trabajador.
Zona de carga con el botón Seleccionar Archivo (1), el archivo elegido (2) y el campo NIF Empleado (opcional) (3).
Atención. Los Excel con macros (.xlsm, .xltm, .xlsb, .xlt) se rechazan. Guardarlos como Libro de Excel (.xlsx) y volver a subirlos.

Paso 4. Subir una hoja de cálculo

Para un Excel u ODS, pulsar Subir nómina (Excel) (1) y elegir el libro. Cada hoja visible con datos se lee como una nómina.

Zona de carga con el botón Subir nómina (Excel) (1) y un libro de Excel ya seleccionado (2).
Importante. Una hoja es una nómina: un libro de una sola hoja crea una sola nómina. Las hojas vacías u ocultas no se leen.
Nota. Si el recuento de hojas y de páginas no cuadra, el proceso se detiene con aviso. Subir entonces cada nómina en PDF.
Nota. Los Excel no entran por Google Drive, que solo admite PDF e imágenes.

Paso 5. Procesar la nómina

Pulsar Procesar con IA (1). Mientras corre, una barra de progreso (2) muestra las fases y el botón cambia a Procesando....

Botón Procesar con IA (1) y barra de progreso con las fases de lectura y validación (2).
Nota. El botón se habilita al elegir el archivo. Más de seis envíos por minuto se bloquean: esperar un minuto y repetir.
Nota. Un PDF o Excel de más de tres páginas se procesa en segundo plano y las nóminas aparecen en el listado al terminar.

Paso 6. Revisar el resultado

Se abre el detalle de la nómina, con los indicadores (1) y la tarjeta Auditoría automática de cumplimiento (2).

Detalle de la nómina con la franja de indicadores (1) y la tarjeta Auditoría automática de cumplimiento (2).
Importante. Con la nómina vinculada, sin marca de revisión y con entrega al trabajador incluida en el plan, el recibo se envía por correo sin pedir confirmación.
Nota. Un archivo idéntico a una nómina ya subida no crea otra: devuelve la existente sin avisar.

Resultado

La nómina queda en Operaciones > Gestión Laboral > Nóminas con su auditoría de 10 comprobaciones, vinculada al trabajador por NIF y con su retención disponible para el Modelo 111. Un libro de Excel crea tantas nóminas como hojas con datos.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente (Empresa) Cliente de la cartera Sí Determina el convenio de la auditoría y el Modelo 111.
Archivo PDF, JPEG, PNG, WEBP, HEIC/HEIF, XLSX, XLS u ODS; hasta 20 MB Sí Origen de los datos de la nómina.
NIF Empleado (opcional) DNI o NIE con letra válida No Ayuda a vincular la nómina con el trabajador.

Problemas frecuentes

«Has alcanzado el límite trimestral de nóminas de tu plan. …»
El cupo de lectura del trimestre está agotado. Pasar a un plan superior o esperar al trimestre siguiente.
«Demasiadas nóminas subidas seguidas. Esperar un minuto y volver a intentarlo.»
Se superó el límite de seis envíos por minuto. Esperar un minuto y pulsar Procesar con IA; el archivo sigue seleccionado.
«Seleccionar el cliente al que pertenece la nómina: su convenio asignado es el que se usa para auditarla.»
Falta elegir Cliente (Empresa). Sin cliente no se puede contrastar el convenio.
«Los Excel con macros no se admiten. …»
Guardar el libro como Libro de Excel (.xlsx) y volver a subirlo.
«El archivo pesa más de 20 MB y no se puede subir. …»
Comprimir el archivo o dividirlo antes de volver a subirlo.
«No se ha podido procesar la nómina: el servicio de nóminas no está disponible …»
El servicio de lectura no responde. Repetir la subida pasados unos minutos.
Las cifras de un Excel aparecen en un concepto equivocado.
Revisar la nómina en el detalle y comparar con el libro original. Si persiste, subir la nómina en PDF.
La subida no genera ninguna nómina nueva.
El archivo es idéntico a una nómina ya subida. Buscarla en el listado.

Continuar con

Consejo
Asignar el convenio al cliente y aprobar su tabla salarial antes de subir nóminas, para que la comprobación del convenio se evalúe desde la primera.
Anterior Dar de alta un trabajador Siguiente Revisar y validar una nómina auditada

Prueba CopilotGestoria gratis

30 días gratis. Sube tu primera factura en 2 minutos.

Crear cuenta gratis