Enviar documentos a los clientes

Paso 1. Abrir Documentos para clientes

En el menú lateral, Comunicación > Bandeja, y pulsar Documentos para clientes en la cabecera (primera imagen). Cuatro cifras resumen la bandeja (segunda imagen): documentos, por enviar, enviados y sin identificar.

Paso 2. Subir los PDF

Bloque Subir documentos:

1. Tipo de documento (1): hoy, Justificante de presentación, el PDF que devuelve la AEAT al presentar una declaración.
2. Arrastrar los PDF a la zona de carga (2) o pulsar en ella para elegirlos: hasta 20 ficheros por tanda, solo PDF.
3. Pulsar Subir N documentos (3). Cada fichero se lee y se asocia al cliente de la cartera cuyo NIF figura en el documento.
4. Revisar el parte: «N identificados · N sin identificar · N repetidos», con una línea por fichero. Actualizar la lista recarga la tabla.

Paso 3. Revisar la lectura

La tabla Documentos subidos muestra lo que el sistema ha leído de cada PDF. Contrastar sobre todo cliente, modelo, periodo y número de justificante con el documento original.

1. Cliente (1): nombre y NIF. Sin identificar indica que ningún cliente de la cartera coincide con el NIF leído.
2. Modelo, Periodo (2) y Nº justificante: datos leídos. Bajo el periodo figura la fecha de presentación.
3. Estado (3): Identificado o Revisar. Revisar la lectura señala avisos del lector que nadie ha revisado.
4. El enlace de Fichero abre el PDF para contrastarlo.

Paso 4. Corregir un documento

1. Pulsar Corregir en la fila. El diálogo Corregir documento muestra el PDF a la izquierda y los campos a la derecha.
2. Elegir el Cliente (1 en la primera imagen) o dejar — sin asignar —; corregir Modelo (2), Periodo (3), Ejercicio, Nº de justificante o CSV y Fecha de presentación.
3. Al pie del diálogo, revisar Familia (1 en la segunda imagen) y pulsar Guardar (2), o Guardar y siguiente para abrir el siguiente documento con avisos por revisar.

Paso 5. Marcar los documentos y asignarlos en bloque

Marcar las casillas de la primera columna (1); la de la cabecera marca los de la página. Aparece una barra con las acciones:

1. Asignar a… (2) y Asignar: buscar el cliente por nombre o NIF y confirmar en Asignar a un cliente. Aviso: «N documentos asignados a {cliente}.»
2. Marcar revisados o Quitar la marca de revisado: apaga o recupera el distintivo Revisar la lectura sin borrar los avisos.
3. Volver a leer: repite la lectura de los documentos marcados.
4. Ver a quién se le enviará (3): abre la comprobación previa al envío.

Paso 6. Comprobar destinatarios y texto del correo

El diálogo Antes de enviar muestra qué recibirá cada cliente:

1. Revisar la tabla Cliente, Se enviará a y Documentos (1): sale un correo por cliente con todos sus documentos adjuntos.
2. Si aparece el bloque «N documentos se quedan fuera», cada documento indica su motivo, por ejemplo «Este cliente no tiene dirección de correo».
3. En Texto del correo (2), editar Asunto y Cuerpo o pulsar Redactar el texto; Indicaciones para la redacción orienta el texto propuesto.
4. Pulsar Guardar como plantilla del despacho para conservar el texto en los próximos envíos.

Paso 7. Enviar a los clientes

Pulsar Enviar N correos, al pie de Antes de enviar, y confirmar con Sí, enviar (recuadrado) en el diálogo Enviar a los clientes: «Saldrán los correos con los documentos adjuntos. Esto no se puede deshacer.» Cada envío admite hasta 100 documentos.

Paso 8. Comprobar el resultado

Tras el envío, la pantalla muestra Lo que ha salido (una línea por cliente, con la dirección) y, si procede, Lo que no ha salido, y por qué. En la tabla, la columna Envío refleja el estado de cada documento, por ejemplo Enviado (1) o Por enviar (2):

1. Enviado, con fecha y dirección de destino.
2. Enviando…: envío en curso. Desbloquear solo se usa si se ha quedado colgado.
3. Sin confirmar: el correo se entregó al transporte y no consta que saliera. No se reintenta solo.
4. No se pudo enviar, con el motivo. Reintentar repite el envío.
5. Por enviar: pendiente de envío.