Emisión de Facturas Útil

Gestionar el directorio de receptores

4:00 Tutorial 15.23

El directorio reúne los clientes a los que factura el titular del portal y autocompleta el receptor al emitir. Admite alta manual, edición, baja e importación masiva desde un CSV.

Antes de empezar

  • Sección Facturación activa en el portal y permiso de emisión de facturas.
  • Para importar: fichero .csv o .txt de hasta 5 MB, guardado en UTF-8, con un máximo de 5.000 filas incluida la cabecera.
  • Para cada receptor: nombre o razón social y, salvo cliente de contado, NIF español o NIF-IVA de la UE con prefijo.

Paso 1. Abrir el directorio

En el menú del portal, Facturación > Configuración > tarjeta Receptores, que indica cuántos hay guardados. Se abre la pantalla Receptores.

  1. El listado muestra NIF, Nombre, Email, Localidad y Última factura, con los más recientes primero.
  2. El selector Mostrar fija las filas por página. Los clientes de contado figuran como «Contado» en la columna NIF.
Nota. Al emitir una factura con NIF de receptor, el receptor se crea o se actualiza solo en el directorio. Guardar en mi directorio lo hace antes de emitir.

Paso 2. Añadir un receptor

Pulsar + Añadir receptor. En Nuevo receptor, completar:

  1. NIF / CIF y Nombre / Razón social: obligatorios. Un NIF ya existente en el directorio se rechaza con el nombre del receptor registrado.
  2. Email, Dirección, Localidad, Código postal y País (ISO): opcionales. El país decide el tratamiento del IVA en la factura.
  3. IBAN, Vencimiento por defecto (días), Idioma del PDF, los tres códigos DIR3 y Notas internas: opcionales.
  4. Pulsar Guardar. Aparece «Receptor añadido al directorio.»
Nota. Con Cliente de contado (sin NIF) el campo NIF se desactiva. El receptor se factura como simplificada (F2), que no exige NIF.
Nota. Los códigos DIR3 solo proceden con Administraciones públicas y se usan en el Facturae.
Nota. Un NIF de un receptor eliminado reactiva ese receptor en lugar de crear otro.

Paso 3. Editar o eliminar un receptor

  1. En la fila, Editar abre el mismo formulario. Tras los cambios, Guardar confirma con «Receptor actualizado.»
  2. Borrar abre el diálogo Eliminar receptor. Confirmar con Sí, eliminar.
Nota. Eliminar un receptor lo retira del directorio y del buscador de la emisión. Las facturas ya emitidas a su nombre no cambian.

Paso 4. Preparar el fichero CSV

La primera fila es la cabecera. El orden de las columnas es libre; sus nombres, no. Se admite el punto y coma de Excel, la coma y el tabulador.

  1. Columna obligatoria: `name`. Recomendada: `nif`. Opcionales: `email`, `address`, `city`, `zip`, `country` e `is_generic`.
  2. Para un cliente de contado, dejar `nif` vacío y escribir 1 en `is_generic`. Los rellenos como «SIN NIF», «-» o «.» se rechazan.
  3. Guardar el fichero como CSV UTF-8. El formato «CSV (Macintosh)» no se lee y la importación termina sin filas.
Nota. La pantalla de importación muestra un ejemplo de fichero con las siete columnas habituales.

Paso 5. Importar el fichero

  1. En Receptores, pulsar Importar CSV. Se abre Importar receptores desde CSV, con la tabla Columnas del fichero.
  2. Seleccionar el fichero (.csv o .txt) y pulsar Importar receptores.
  3. Se vuelve al listado con el resultado: «Import completado · creados N · actualizados N · saltados N.»
Importante. Un receptor con el mismo NIF que otro ya guardado se actualiza, no se duplica. Las columnas ausentes del CSV conservan el dato previo.

Paso 6. Interpretar el resultado y los avisos

Con filas problemáticas el aviso pasa a «Import con avisos» y detalla las tres primeras, más el número de restantes.

  1. «Saltados»: filas sin nombre, sin NIF, con NIF de relleno o de más de 32 caracteres. Corregir en el fichero e importar de nuevo.
  2. «Rechazados por el sistema»: filas con comillas sin cerrar o que la base de datos no admite. El aviso indica la fila y el motivo.
  3. Se importan con aviso las filas con NIF o correo no válidos, país no reconocido (se guarda como España) o texto recortado.
Atención. Un NIF no válido o un país no reconocido se importan igualmente. Revisar la ficha antes de facturar al receptor: la emisión rechazará el NIF.

Resultado

Los receptores quedan en Receptores y disponibles en el buscador Buscar en tu directorio del formulario de emisión, que rellena sus datos al elegirlos.

Columnas del fichero CSV

Columna Qué admite Obligatoria Efecto
name Nombre o razón social, hasta 200 caracteres Sí Sin nombre la fila se salta.
nif NIF español o NIF-IVA de la UE con prefijo Recomendada Identifica al receptor y evita duplicados. Sin NIF solo se factura como simplificada.
email Correo, hasta 200 caracteres No Permite enviar la factura. Un correo no válido se guarda con aviso.
address, city, zip Dirección (300), población (100) y código postal (16) No Datos postales impresos en la factura.
country Nombre del país o código de dos letras No (ES) «Suecia» y «SE» valen igual. Un país no reconocido se guarda como España.
is_generic 1, true, si, sí, x o yes No Marca un cliente de contado sin NIF.

Problemas frecuentes

«No se ha importado ninguna fila. El fichero no tenía ninguna fila que importar. …»
El fichero solo tiene cabecera o está guardado como «CSV (Macintosh)». Guardarlo como CSV UTF-8 con al menos una fila de datos.
«El CSV no tiene la columna obligatoria 'name'. Cabecera leída: …»
La cabecera usa otros nombres. Renombrar las columnas como en la tabla: los nombres deben coincidir.
«Fila N: nombre vacío» o «Fila N: NIF vacío (usa is_generic=1 para cliente de contado)»
Completar el dato en esa fila o marcarla como cliente de contado con is_generic en 1.
«Fila N (…): «…» no es un NIF. Si es un cliente de contado, déjalo vacío y marca la columna is_generic con un 1.»
El valor de la columna nif es un relleno. Vaciarlo y usar is_generic para clientes de contado.
«Fila N: tiene X columnas y la cabecera declara Y. …»
Hay una comilla doble sin cerrar que arrastra las filas siguientes. Corregir esa fila y repetir la importación.
«El fichero tiene más de 5000 filas y se ha importado solo hasta ahí. …»
Dividir el CSV en varios y subirlos por tandas. Lo ya importado se conserva.
«Este receptor (NIF …) ya está dado de alta en el directorio de este cliente. …»
El receptor ya existe. Seleccionarlo al emitir o editar el existente.

Continuar con

Consejo
Antes de una importación grande, probar con un fichero de pocas filas para comprobar que el separador y los acentos se leen bien.
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