Facturas y Documentos Esencial

Registrar un gasto sin factura

3:00 Tutorial 2.13

Un recibo de cuota de autónomo, seguro o tributo local no es una factura, pero es gasto deducible del titular. Se registra en Gastos y recibos y suma en la casilla 02 del Modelo 130.

Antes de empezar

  • Cliente dado de alta, normalmente autónomo, y permiso para crear gastos sobre él. El usuario de solo consulta no ve los botones de alta.
  • Fecha de pago, concepto e importe del recibo. Opcional: emisor y actividad económica del cliente.
  • Una factura completa con IVA no se registra aquí: se sube en Facturas, donde el IVA sí se deduce.

Paso 1. Abrir Gastos y recibos

En el menú lateral, Fiscal > Retenciones y gastos > Gastos y recibos. La cabecera muestra las cifras Se deduce en el 130 (1) y los botones Subir recibos y Nuevo gasto a mano (2).

Pantalla Gastos y recibos con la cifra Se deduce en el 130 (1) y los botones Subir recibos y Nuevo gasto a mano (2) recuadrados.
Nota. Al usuario de solo consulta se le muestra el aviso «Usuario de solo consulta» y no los botones: subir y confirmar recibos corresponde a quien administre el despacho.

Paso 2. Elegir el cliente y el tipo de gasto

Pulsar Nuevo gasto a mano. En el formulario Nuevo gasto o recibo:

  1. Cliente (1): obligatorio. El gasto se imputa al cliente elegido.
  2. Tipo de gasto (2): obligatorio. Fija la cuenta contable y la casilla del Modelo 100 asociadas.
  3. Actividad económica (3): opcional. Con varios epígrafes, evita que el Modelo 130 sume el gasto en todos.
Formulario Nuevo gasto o recibo con Cliente (1), Tipo de gasto (2) y Actividad económica (3) recuadrados.
Nota. Tipos disponibles: Cuota de autónomo / Seguridad Social; Alquiler de local; Suministros (luz, agua, gas); Reparaciones y conservación; Publicidad y propaganda; Gastos financieros; Amortizaciones; Seguros; Tributos locales (IBI, basuras, IAE); Colegios profesionales y asociaciones; Otros gastos; Sanciones y recargos.
Importante. Sanciones y recargos es gasto no deducible: cuenta 678, fuera de la casilla 02 del Modelo 130. La cotización de los trabajadores (Régimen General) no se registra aquí: la devenga la nómina.

Paso 3. Indicar fecha, concepto e importe

  1. Fecha de pago (1) y Concepto (2): obligatorios. Por ejemplo, «Cuota RETA enero 2026».
  2. Emisor: opcional, quien emite el recibo. Descripción: opcional, hasta 2.000 caracteres.
  3. Importe total (€) (3) y Tipo de IVA calculan la base y la cuota; con Otro: base y cuota manuales se escriben a mano.
Formulario con Fecha de pago (1), Concepto (2) e Importe total (3) recuadrados, y debajo Tipo de IVA, Base imponible y Cuota de IVA.
Importante. La Cuota de IVA (€) no se deduce en el Modelo 303: un gasto sin factura completa no da derecho a deducción y la cuota se suma al gasto. Con factura completa, registrarla como factura.
Nota. La base imponible admite de 0,01 a 99.999.999,99 €. Sin IVA, la cuota queda en 0.

Paso 4. Atender el aviso del tipo elegido

Con Alquiler de local aparece un aviso (1) sobre la retención de IRPF. El enlace Ir al formulario de alquiler con retención (2) lleva al alta de ese pago.

Formulario con el tipo Alquiler de local elegido, el aviso sobre la retención de IRPF (1) y el enlace Ir al formulario de alquiler con retención (2).
Importante. Para que el alquiler figure en el Modelo 115 y se incluya con su retención en el Modelo 130, registrarlo en «IRPF → Pagos».
Nota. Con Sanciones y recargos el aviso es «Gasto no deducible. Cuenta 678, fuera de la casilla 02 del Modelo 130.».

Paso 5. Programar la repetición

Opcional, para recibos periódicos. En Repetir (1), elegir Mensual, Trimestral o Anual; Hasta (opcional) (2) fija la fecha final, posterior a la del pago. Por defecto, No se repite.

Parte inferior del formulario con Repetir (1), Hasta (2) y el botón Guardar gasto.
Nota. Los recibos siguientes se crean solos en borrador y no cuentan en el Modelo 130 hasta confirmarlos. Estos campos solo aparecen si la repetición está habilitada.

Paso 6. Guardar el gasto

Pulsar Guardar gasto. Se vuelve a Gastos y recibos con el aviso «Gasto registrado. Se incluirá automáticamente al generar el Modelo 130 del periodo.». El gasto figura en Confirmados y suma en Se deduce en el 130.

Importante. Un gasto dado de alta a mano nace confirmado y cuenta en el Modelo 130 desde ese momento, además de generar su asiento contable. Con Sanciones y recargos, el aviso es «Gasto registrado. No deducible: queda fuera del Modelo 130.».
Nota. Si el cliente ya tenía otro gasto igual, del mismo tipo e importe, en ese mes, el aviso lo indica para revisar un posible duplicado. Las amortizaciones no generan asiento aquí: se contabilizan desde Activos fijos.

Paso 7. Distinguir los recibos pendientes de confirmar

Los recibos que llegan por Subir recibos, Google Drive, OneDrive, buzón de correo, portal del cliente o aplicación nacen Sin confirmar (1) y no se deducen en el Modelo 130 hasta pulsar Confirmar (2) en su fila.

Listado Gastos y recibos filtrado por Sin confirmar, con el aviso de recibos pendientes (1) y el botón Confirmar de una fila (2).
Atención. Un recibo en borrador no suma en el Modelo 130. Confirmar los pendientes antes de cerrar el trimestre; el aviso superior los lista con Ver solo los pendientes.
Nota. Para varios recibos a la vez, marcarlos y pulsar Confirmar en la barra; el diálogo Confirmar los recibos se acepta con Sí, confirmarlos. Revisar antes los marcados como posible duplicado.

Resultado

El gasto queda en Gastos y recibos como Confirmado, suma en la casilla 02 del Modelo 130 y, si el tipo se contabiliza, genera su asiento. Tras generar el Modelo 130 del periodo pasa a Declarado.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Titular del gasto.
Tipo de gasto Los 12 tipos del catálogo Sí Cuenta contable y casilla del Modelo 100 asociadas.
Actividad económica Actividad del cliente No Imputa el gasto a esa actividad. Debe pertenecer al cliente.
Fecha de pago Fecha Sí Fecha del gasto.
Concepto Texto, hasta 255 caracteres Sí Concepto del gasto.
Emisor Texto, hasta 255 caracteres No Quien emite el recibo.
Importe total (€) y Tipo de IVA Importe desde 0,01; Sin IVA, 4 %, 10 %, 21 % u Otro No Calculan la base imponible y la cuota de IVA.
Base imponible (€) De 0,01 a 99.999.999,99 Sí Importe que suma en la casilla 02 del Modelo 130.
Cuota de IVA (€) Número desde 0 No (0) Se suma al gasto; no se deduce en el Modelo 303.
Descripción Texto, hasta 2.000 caracteres No Nota sobre el gasto.
Repetir y Hasta (opcional) No se repite · Mensual · Trimestral · Anual; fecha posterior al pago No Crea los recibos siguientes en borrador.

Problemas frecuentes

Un recibo subido no suma en el Modelo 130.
Está Sin confirmar. Filtrar por esa tarjeta y pulsar Confirmar.
«Este recibo es la cotización de la Seguridad Social de los TRABAJADORES (Régimen General), no la cuota de autónomo…»
Ese gasto lo devenga la nómina del mes. No se registra en Gastos y recibos.
«El documento subido es una FACTURA, no un recibo de gasto…»
Subirlo en Facturas, donde el IVA se puede deducir.
«Este recibo ya estaba registrado como gasto. No se ha duplicado.»
Ya existe un gasto con ese recibo. Buscarlo en el listado.
«Este gasto entró en el Modelo … Es posible editarlo igualmente marcando la casilla de confirmación…»
El gasto ya figura en un Modelo 130 generado. Editarlo o borrarlo exige confirmarlo y regenerar después el modelo.
«La actividad seleccionada no pertenece a este cliente.»
Elegir una actividad del cliente del formulario o dejar — Sin actividad concreta —.

Continuar con

Consejo
La cuota de autónomos es el gasto deducible que más se olvida: la tarjeta **Sin su cuota de autónomos** indica cuántos clientes no la tienen cargada.
Anterior Añadir suplidos a una factura Siguiente Confirmar los recibos pendientes

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