Conciliación Bancaria Importante

Crear una regla de conciliación automática

2:30 Tutorial 7.7

Una regla indica qué hacer con los movimientos recurrentes del banco: excluirlos, categorizarlos, repartirlos entre categorías, renombrar el tercero o conciliarlos sin revisión.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con edición en Banco y cobros. El usuario de solo consulta ve la lista sin botones.
  • Un miembro de equipo acotado a clientes debe elegir uno de ellos: no puede crear reglas globales ni aplicar reglas a toda la cartera.
  • Movimientos importados. Para comprobar el efecto de la regla, movimientos sin conciliar que cumplan la condición.

Paso 1. Abrir las reglas

En el menú lateral, Banco & Pagos > Panel General, y pulsar Reglas de conciliación automática. Se abre la lista Reglas Activas.

Panel General con el botón Reglas de conciliación automática (1) recuadrado.
Nota. Desde los avisos de pagos que se repiten, el enlace Crear una regla para este concepto abre el formulario con el concepto ya escrito en la primera condición.

Paso 2. Abrir el formulario

Pulsar Nueva Regla (1). Se abre el diálogo Nueva Regla.

Lista Reglas Activas con el botón Nueva Regla (1) recuadrado en la cabecera.

Paso 3. Nombrar la regla y elegir el cliente

  1. Nombre de la regla (1): obligatorio, hasta 100 caracteres. Por ejemplo, «Excluir nóminas».
  2. Cliente (B2B2C) (2): con un cliente, la regla solo afecta a sus movimientos; con Todos los clientes, a todos.
Diálogo Nueva Regla con Nombre de la regla (1) y Cliente (B2B2C) (2) recuadrados.
Nota. Al editar una regla, el cliente no se puede cambiar.

Paso 4. Definir las condiciones

  1. Condiciones (1): Todas (AND) exige cumplir todas las condiciones; Alguna (OR), solo una.
  2. En cada fila (2), elegir el campo (Concepto, Importe, Acreedor, Deudor, IBAN acreedor o Categoría), el operador y el valor.
  3. Operadores: contiene, no contiene, es igual a, empieza por, rango, mayor que y menor que. Con rango se piden Mín. y Máx..
  4. Pulsar Condición (3) para añadir otra fila. El icono de aspa la quita cuando hay más de una.
Bloque Condiciones con el selector Todas (AND) (1), una fila Concepto contiene NOMINA (2) y el botón Condición (3).

Paso 5. Elegir la acción y la prioridad

  1. Acción (1): Excluir de la conciliación, Categorizar, Repartir por porcentaje, Renombrar tercero o Conciliar sin revisión.
  2. Prioridad (2): número de 1 a 999; por defecto, 100.
Diálogo Nueva Regla con el desplegable Acción (1) y el campo Prioridad (2) recuadrados.
Importante. Conciliar sin revisión casa el movimiento con su factura sin pasar por el umbral de confianza ni el tope de importe. Solo se mantiene la ventana de fechas. Reservarla para conceptos que se reconocen siempre.

Paso 6. Completar los datos de la acción

Según la acción elegida aparece un campo adicional:

  1. Excluir de la conciliación y Conciliar sin revisión: sin datos adicionales.
  2. Categorizar: elegir la Categoría.
  3. Renombrar tercero: escribir el Nombre del tercero, hasta 255 caracteres. Se muestra junto al concepto del banco, sin sustituirlo.
  4. Repartir por porcentaje: de 2 a 5 tramos (1) con categoría y porcentaje. La Suma (2) debe ser 100. Añadir tramo agrega uno.
Acción Repartir por porcentaje con los tramos de categoría y porcentaje (1) y la cifra Suma (2).
Nota. Si algún tramo no es repartible (impuestos, movimientos internos, «Otros» o mezcla de gasto e ingreso), la pantalla lo advierte y permite guardar. El asiento usa la categoría mayoritaria.

Paso 7. Probar la regla

  1. Pulsar Probar regla. El botón muestra «Probando...».
  2. Comprobar el resultado «N de M movimientos coinciden» y la lista, de hasta 20 movimientos.
Nota. La prueba es una simulación: no modifica ningún movimiento. Sin coincidencias, la pantalla indica «Ningún movimiento sin conciliar coincide con estas condiciones.»

Paso 8. Crear la regla y gestionarla

Pulsar Crear Regla; al editar, Guardar. La regla se añade a Reglas Activas con el contador Aplicada a 0x. Con Conciliar sin revisión, el diálogo del mismo nombre pide confirmar con Sí, crear la regla.

  1. Interruptor Activa: activa o desactiva la regla sin borrarla.
  2. Icono de lápiz: edita la regla.
  3. Icono de papelera: elimina la regla. Durante 6 segundos puede pulsarse Deshacer.

Paso 9. Aplicar la regla a lo ya importado

Una regla nueva actúa sobre los movimientos que se importen después. Para los ya importados, pulsar Aplicar ahora a lo ya importado y, en el diálogo Aplicar las reglas ahora, Sí, aplicar.

Nota. No se tocan los movimientos con categoría puesta a mano ni los ya contabilizados.
Atención. La aplicación abarca todos los clientes del despacho. Solo el titular o un administrador sin cartera acotada dispone del botón.

Resultado

La regla queda guardada en el motor de conciliación y actúa sobre los movimientos que se importen después y, con el botón, sobre los ya importados sin conciliar. El contador Aplicada sube cada vez que actúa. El efecto se ve en Todos los movimientos (categoría y tercero) y en Facturas y cobros > Confirmados Banco.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre de la regla Texto, hasta 100 caracteres Sí Nombre mostrado en la lista.
Cliente (B2B2C) Todos los clientes o un cliente de la cartera No Acota la regla a los movimientos de ese cliente.
Condiciones Todas (AND) o Alguna (OR); campo, operador y valor por fila Sí Decide a qué movimientos se aplica.
Acción Excluir de la conciliación · Categorizar · Repartir por porcentaje · Renombrar tercero · Conciliar sin revisión Sí Efecto sobre los movimientos que cumplen las condiciones.
Prioridad Número de 1 a 999 (100 por defecto) No Valor de orden entre reglas.
Categoría Catálogo de categorías de movimientos bancarios Sí, con Categorizar Categoría asignada al movimiento.
Nombre del tercero Texto, hasta 255 caracteres Sí, con Renombrar tercero Nombre mostrado junto al concepto del banco.
Reparto por porcentaje De 2 a 5 tramos de categoría y porcentaje mayor que 0, con suma 100 Sí, con Repartir por porcentaje El asiento se reparte en varias líneas contra una única línea de banco.

Problemas frecuentes

«Sin acceso a las reglas globales de la gestoría. Seleccionar uno de los clientes asignados.»
El usuario está acotado a clientes. Elegir uno de ellos en Cliente (B2B2C).
«Los porcentajes del reparto deben sumar 100 (ahora suman …).»
Ajustar los tramos hasta que la Suma sea 100.
«Categoría no válida para la regla. Debe ser una de: …»
La categoría no pertenece al catálogo. Elegir una de la lista.
«La regla de renombrar tercero necesita un nombre. …»
Escribir el Nombre del tercero antes de crear la regla.
La regla no cambia los movimientos antiguos.
Una regla actúa sobre lo que se importa después. Para lo ya importado, usar Aplicar ahora a lo ya importado.
«Las reglas se están aplicando ahora mismo. Esperar un momento y recargar.»
Hay una aplicación en curso, protegida durante 120 segundos. Esperar y recargar.
«Demasiadas peticiones seguidas. Esperar un momento.»
Se superó el límite de 30 peticiones por minuto. Esperar y repetir.

Continuar con

Consejo
Probar siempre la regla antes de crearla y reservar Conciliar sin revisión para conceptos que nunca varían.
Anterior Registrar un cobro parcial Siguiente Reclamar un cobro por correo

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