Facturas y Documentos Esencial

Subir facturas

2:00 Tutorial 2.1

Cada archivo se lee, se asigna a su cliente por el NIF de la factura y genera su asiento. La misma pantalla admite un archivo o un lote de hasta 200.

Antes de empezar

  • Cupo de facturas del trimestre según el plan: Gratuito, 30; Starter, 1.500; Professional, 3.000; Enterprise, 7.500. Sin plan asignado no se envía ningún archivo.
  • Permiso de subida. El usuario de solo consulta no ve el botón Subir facturas; el miembro con clientes asignados solo ve esos clientes en el selector.
  • Cliente dado de alta con el mismo NIF que figura en la factura. Sin él, la factura se guarda en el tramo Sin cliente y no genera asiento.
  • Archivos en PDF, JPG, JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF, DOC o DOCX, de hasta 20 MB cada uno. Un ZIP admite hasta 500 MB.

Paso 1. Abrir la pantalla de subida

En el menú lateral, Principal > Facturas, y pulsar Subir facturas (1).

Listado Documentos y facturas con el menú Facturas y el botón Subir facturas (1) recuadrados.

Paso 2. Elegir el cliente, si procede

  1. Cliente (opcional) (1): con Según el NIF de cada factura, cada documento se asigna al cliente cuyo NIF figura en él.
  2. Con un cliente elegido, se le asignan las facturas y tickets sin NIF del receptor y los recibos de gasto. El resto sigue el NIF.
  3. Facturas del trimestre (2): facturas usadas y máximo del plan.
Cabecera de Subir facturas con el selector Cliente (opcional) (1) y el dato Facturas del trimestre (2).

Paso 3. Añadir los archivos

  1. Arrastrar a la zona (1) los archivos, una carpeta o un ZIP, o pulsar Seleccionar archivos (2) o Seleccionar carpeta (3).
  2. Una carpeta o un ZIP se despliegan en archivos sueltos. Los archivos de sistema se ignoran sin aviso.
  3. Cada selección posterior se suma a la lista; el tope es de 200 archivos por lote.
Zona de entrada con el texto Arrastrar aquí facturas, una carpeta o un ZIP (1) y los botones Seleccionar archivos (2) y Seleccionar carpeta (3).

Paso 4. Revisar la lista antes de enviar

La lista Archivos muestra cada fila con su sello:

  1. Listo: marcado para enviar. No marcado: casilla desactivada, no se envía.
  2. No se envía: excluido, con su motivo. Ver abre la vista previa y Quitar retira la fila.
  3. Seleccionar todos marca o desmarca la lista; Quitar todos la vacía.
Nota. Motivos de exclusión: «Supera 500 MB» (ZIP), «Formato no admitido», «Supera 20 MB», «Duplicado de «{nombre}»» (misma huella que otro archivo de la lista) y «ZIP dañado o con contraseña».
Nota. Las fotos HEIC del iPhone no se previsualizan en el navegador; el archivo es válido y se procesa con normalidad.

Paso 5. Enviar y seguir la lectura

En el pie de la lista, pulsar Subir 1 archivo o Subir los N archivos. El pie indica marcados, excluidos y cupo restante.

  1. La lectura envía hasta 20 archivos a la vez: 20 s por archivo y hasta 2 min en escaneos largos.
  2. Sellos de cada fila: En cola, Leyendo, Leído, Sin cliente, No es factura y Sin leer.
  3. Detener la cola: los pendientes quedan sin enviar y los que se están leyendo terminan.
Atención. Salir de la pantalla con el lote en curso abre el diálogo «Salir con el lote en curso»: los archivos en cola no se envían; los que se están leyendo terminan.

Paso 6. Leer el parte del lote

Al terminar, el parte resume el lote en cinco tramos; solo se muestran los que tienen archivos.

  1. Sin cliente: facturas guardadas sin asiento ni modelos hasta el alta de su cliente.
  2. Por revisar: lectura dudosa, base no leída, NIF distinto del cliente elegido, duplicadas o PDF con facturas ilegibles.
  3. No son facturas: nóminas, albaranes, cargos bancarios, contratos, declaraciones y recibos, que se tramitan en otro módulo.
  4. Sin leer: archivos con el motivo en cada fila. Con cliente: facturas leídas; el asiento se genera tras la lectura.
  5. Pie del parte: Subir más archivos, Ir a Facturas y, con decisiones pendientes, Revisar las N facturas o Dar de alta el cliente.
Importante. Los recibos de gasto (cuota de autónomos, seguro, alquiler) pasan a Gastos y recibos como borrador y no computan en el Modelo 130 hasta confirmarlos.
Nota. Un PDF con varias facturas genera un documento por factura; las páginas ilegibles se indican como «subir aparte».

Paso 7. Resolver una factura ya registrada

En Por revisar, la fila muestra la factura Registrada junto a la Nueva, con tres salidas numeradas.

  1. Descartar la nueva: elimina la nueva y su asiento (diálogo «Sí, descartar»).
  2. Conservar las dos: son facturas distintas y computan ambas.
  3. Decidir después: el aviso queda en la cola de Facturas.
Importante. Descartar la nueva elimina también su asiento contable. Si las dos facturas son distintas, elegir Conservar las dos.

Resultado

Cada factura leída queda en Principal > Facturas, en la cola que corresponde (Por revisar, Sin contabilizar o Para exportar), y consume cupo del trimestre. Las de un cliente con NIF coincidente generan asiento en borrador.

Elementos de la pantalla

Elemento Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente (opcional) Según el NIF de cada factura, o un cliente de la cartera No Fija el cliente de las facturas sin NIF del receptor y de los recibos de gasto.
Archivos PDF, JPG, JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF, DOC, DOCX, carpeta o ZIP Sí Hasta 200 por lote y 20 MB por archivo; ZIP hasta 500 MB.
Casilla de cada archivo Marcada o desmarcada No Solo se envían los archivos marcados.

Problemas frecuentes

«Formato no admitido»
La extensión no está entre las admitidas. Convertir el archivo a PDF, JPG o PNG.
«Supera 20 MB»
El archivo excede el máximo. Comprimirlo o dividirlo.
«Selección no añadida: N archivos; máximo 200 por lote.»
La selección supera el tope del lote. Dividirla en lotes más pequeños.
«Cupo del trimestre agotado (N facturas).»
Los archivos restantes quedan sin enviar. Pulsar Comprar facturas adicionales o Ampliar el plan y después Enviar los N.
«El lector de documentos no responde.»
La lista se conserva. Pulsar Reintentar el envío pasados unos minutos.
«PDF con contraseña.»
El lector no puede abrirlo. Pulsar Sustituir el archivo y subir una copia sin protección.
«ZIP dañado o con contraseña»
El ZIP no se puede abrir. Subir los archivos sueltos.
«Sin respuesta en 2 min»
El archivo puede haber entrado. Pulsar Comprobar antes de volver a enviarlo.
«Sin clientes dados de alta.»
Las facturas se guardan sin asiento hasta el alta de su cliente. Pulsar Dar de alta un cliente.
«Cuenta sin plan asignado.»
No se envía ningún archivo. Pulsar Elegir un plan.

Continuar con

Consejo
Dar de alta antes los clientes cuyo NIF figure en las facturas del lote: así el parte deja todo en Con cliente y los asientos se generan sin pasos posteriores.
Anterior Restablecer la contraseña de acceso Siguiente Corregir los datos de una factura

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