Conciliación Bancaria Importante

Revisar los cobros pendientes por antigüedad

2:30 Tutorial 7.4

Cobros pendientes agrupa las facturas emitidas sin cobrar por la antigüedad de su vencimiento y concentra las gestiones de cobro: cobro, reclamación por correo, llamada y plan de pago.

Antes de empezar

  • Plan Professional o Enterprise. Con Gratuito o Starter, la pantalla muestra el aviso de mejora de plan y las acciones no están disponibles.
  • Rol de titular, administrador o estándar con edición sobre el cliente. El usuario de solo consulta ve la cartera y el historial, sin acciones.
  • Facturas emitidas pendientes, vencidas o con cobro parcial. Las que carecen de fecha de vencimiento se muestran aparte.
  • Seguimiento automático activado para que las facturas venzan solas. Los recordatorios automáticos por correo son un interruptor distinto, en los ajustes del módulo.
  • Para reclamar por correo, el destinatario necesita correo de contacto en su ficha. Límite mensual de recordatorios: Professional, 500; Enterprise, sin límite.

Paso 1. Abrir Cobros pendientes

En el menú lateral, Banco & Pagos > Cobros pendientes. La franja indica Total sin cobrar y Facturas; debajo, seis tarjetas de antigüedad.

Cobros pendientes con el menú Cobros pendientes (1) y la franja Total sin cobrar y Facturas (2).
Nota. Si el plan no incluye el módulo, el ítem del menú lleva la marca PRO.
Nota. La pantalla lista solo facturas emitidas. Las facturas de proveedores se gestionan en Pagos a proveedores.

Paso 2. Activar el seguimiento automático

Si aparece Seguimiento automático desactivado, pulsar Activar (1) y confirmar con Sí, activar en el diálogo Activar el seguimiento de cobros.

Aviso Seguimiento automático desactivado con los botones Activar (1) y Ajustes (2).
Importante. Activado, las facturas emitidas pasan solas a vencidas al llegar su fecha. Los recordatorios por correo siguen desactivados hasta encender Enviar recordatorios automáticos por correo, en Gestión de impagados (cobros) (botón Ajustes).
Nota. Todas las emitidas pendientes se listan; la vigilancia automática alcanza a las emitidas a partir de la activación.

Paso 3. Leer los tramos de antigüedad

  1. Tarjetas: Todas, Aún no vencen, 0 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y + de 90 días, con facturas e importe.
  2. Pulsar una tarjeta (1) filtra la tabla por ese tramo y la deja marcada.
Las seis tarjetas de antigüedad, con la tarjeta + de 90 días (1) marcada.
Nota. El tramo se calcula con la fecha de vencimiento. Todas incluye además las facturas sin fecha, que no caen en ningún tramo.
Nota. El sello «N € de más de 90 días» de la cabecera resume el tramo más antiguo.

Paso 4. Filtrar la cartera

Bajo las tarjetas: cliente (1), búsqueda por «Nº de factura, cliente o NIF» (2), Vence desde, Vence hasta y Estado (3). Pulsar Filtrar; Quitar filtros los limpia.

Línea de filtros con el selector de cliente (1), el campo de búsqueda (2) y el desplegable Estado (3).
Nota. Estado admite Pendiente, Vencida, Cobro parcial, 1.er recordatorio, 2.º recordatorio, Contactado, Plan de pago y Aviso legal.

Paso 5. Dar fecha de vencimiento a las facturas que carecen de ella

Con el aviso «N facturas no se vigilan ni se reclaman» (1), pulsar Ver esas facturas: la tabla queda limitada a ellas. En cada fila, indicar la fecha en Sin fecha de vencimiento (2), pulsar Guardar y confirmar con Sí, guardar la fecha.

Aviso de facturas sin vigilar con la tabla limitada a ellas (1) y, en una fila, el campo Sin fecha de vencimiento con Guardar (2).
Importante. Sin fecha de vencimiento, la factura no vence sola ni entra en los recordatorios automáticos.

Paso 6. Marcar una factura como cobrada

  1. En la fila, pulsar Cobrada. El cajón Marcar como cobrada propone el total en Importe total cobrado (1).
  2. Reducir el importe si el cobro es parcial; Pendiente de cobro indica lo que resta.
  3. Revisar Fecha del cobro y Método de pago (2), pulsar Marcar cobrada (3) y confirmar con Sí, marcar cobrada.
Cajón Marcar como cobrada con Importe total cobrado (1), Fecha del cobro y Método de pago (2) y el botón Marcar cobrada (3).
Importante. Se genera el asiento de cobro contra la cuenta corriente del cliente. Con el periodo contable cerrado, la factura se marca cobrada y el asiento queda pendiente: la fila muestra «Cobro sin contabilizar».
Nota. Un importe inferior al total registra un cobro parcial y la factura sigue en la lista por el resto. Deshacer el cobro, en el menú ···, lo revierte.
Atención. El importe no puede superar el total de la factura. Una factura marcada como incobrable exige revertir esa marca antes de registrar un cobro.

Paso 7. Reclamar el pago por correo

  1. En la fila, pulsar Reclamar. El cajón Reclamar el pago indica la dirección de destino, la de la ficha del cliente.
  2. Elegir el Tipo de recordatorio (1): 1.er recordatorio (amistoso), 2.º recordatorio (urgente) o Aviso legal (pre-demanda).
  3. Opcional: marcar Adjuntar la factura en PDF y revisar el texto con Vista previa del correo (2).
  4. Pulsar Enviar el recordatorio (3) y confirmar con Sí, enviarlo.
Cajón Reclamar el pago con Tipo de recordatorio (1), Vista previa del correo (2) y el botón Enviar el recordatorio (3).
Importante. El correo sale en nombre del gestor y no puede recuperarse. Cada envío suma al contador mensual de recordatorios del plan.
Atención. Sin correo de contacto en la ficha del cliente, el envío no es posible y el cajón lo indica.
Nota. Tras el envío, la ficha pasa a 1.er recordatorio, 2.º recordatorio o Aviso legal, y la columna Última gestión lo refleja.

Paso 8. Abrir las demás acciones de la fila

El menú ··· (1) de cada fila reúne: Ver la factura, Descargar el PDF, Llamar al teléfono, Escribir a correo, Reclamar por WhatsApp, Carta de reclamación, Deshacer el cobro, Registrar una llamada y Crear un plan de pago.

Menú de una fila desplegado (1) con Registrar una llamada y Crear un plan de pago al final.
Nota. Reclamar por WhatsApp abre la aplicación con el mensaje preparado y un enlace a la factura válido 30 días. Carta de reclamación genera un PDF, también para una factura cobrada o incobrable.
Nota. Deshacer el cobro solo aparece cuando la factura tiene un cobro registrado.

Paso 9. Registrar una llamada

  1. En ···, pulsar Registrar una llamada. El cajón muestra el teléfono de la ficha o avisa si falta.
  2. Anotar la Duración en minutos, opcional, y Qué indicó (1), obligatorio.
  3. Pulsar Guardar la llamada (2) y confirmar con Sí, guardarla.
Cajón Registrar una llamada con el campo Qué indicó (1) y el botón Guardar la llamada (2).
Nota. La llamada queda en el historial de la factura. Al cliente no se le envía nada.

Paso 10. Crear un plan de pago

  1. En ···, pulsar Crear un plan de pago. Completar Número de cuotas, Fecha de la primera cuota y Cada cuánto (1).
  2. Pulsar Crear el plan (2) y confirmar con Sí, crear el plan. El cliente recibe un correo con el calendario de cuotas y los importes.
Cajón Crear un plan de pago con Número de cuotas, Fecha de la primera cuota y Cada cuánto (1) y el botón Crear el plan (2).
Importante. Se envía al cliente un correo con el calendario de cuotas, los importes y las fechas.
Nota. Valores iniciales: 3 cuotas, primera cuota a 7 días y periodicidad mensual. Cada cuánto admite semanal, quincenal y mensual.

Paso 11. Consultar el historial de la factura

Pulsar Historial en la fila. El cajón (1) enumera reclamaciones, llamadas, planes y cobros. Volver a enviarlo reenvía un correo y Promesa cumplida cierra una promesa de pago.

Cajón Historial con una llamada registrada de la factura (1).
Nota. Sin gestiones, el cajón indica «Sin gestiones registradas».

Paso 12. Actuar sobre varias facturas

  1. Marcar las facturas con las casillas (1). Aparece la barra de acciones.
  2. Para reclamar: elegir el Tipo de recordatorio, pulsar Reclamar (2), revisar Confirmar el envío y pulsar Enviar ahora.
  3. Para cobrar: elegir el Método de pago, pulsar Marcar cobradas (3) y confirmar con Sí, marcar cobradas.
Barra de acciones con facturas marcadas (1), el botón Reclamar (2) y el botón Marcar cobradas (3).
Importante. Marcar cobradas registra el cobro por el importe total y con la fecha de hoy en cada factura, con su asiento.
Nota. Durante 30 minutos, el bloque «Cobros marcados ahora» ofrece Deshacer factura a factura.
Nota. Las facturas sin correo figuran como «Sin correo» en la confirmación y no reciben el recordatorio.

Resultado

La factura cobrada sale de la lista; la cobrada en parte permanece por el resto. Cada gestión queda en el Historial y en la columna Última gestión. Las cifras del panel y la cartera de vencimientos se actualizan.

Campos de los cajones

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Importe total cobrado Importe desde 0,01 €, hasta el total de la factura Sí Cobro total o parcial, acumulado hasta la fecha.
Fecha del cobro Fecha (hoy por defecto) Sí Fecha del cobro y del asiento.
Método de pago Transferencia bancaria · Efectivo · Tarjeta · Domiciliación · Otro Sí Dato del cobro.
Tipo de recordatorio 1.er recordatorio (amistoso) · 2.º recordatorio (urgente) · Aviso legal (pre-demanda) Sí Plantilla del correo y estado de la ficha.
Adjuntar la factura en PDF Marcada o desmarcada No Adjunta la factura al correo.
Duración en minutos Número No Duración de la llamada en el historial.
Qué indicó Texto libre Sí Resumen de la conversación en el historial.
Número de cuotas 2 · 3 · 4 · 6 · 12 Sí Cuotas del calendario de pago.
Fecha de la primera cuota Fecha (a 7 días por defecto) Sí Vencimiento de la primera cuota.
Cada cuánto Cada semana · Cada quince días · Cada mes Sí Periodicidad de las cuotas.

Problemas frecuentes

Pantalla con candado: «Aquí se vería la cartera de cobros».
El plan es Gratuito o Starter. El módulo está incluido desde Professional.
«El módulo de gestión de impagados no está disponible en el plan contratado.»
Una acción de escritura se intentó con un plan sin el módulo. Pasar a Professional o Enterprise.
«Seguimiento automático desactivado»
El interruptor de los ajustes del módulo está apagado. Pulsar Activar.
«N facturas no se vigilan ni se reclaman (X €)»
Faltan fechas de vencimiento. Indicarlas fila a fila con Sin fecha de vencimiento.
«El importe cobrado (X €) supera el total de la factura (Y €). Corregir el importe.»
Reducir el importe al total de la factura o a lo que resta por cobrar.
«Esta factura está marcada como incobrable. Revierte el incobrable antes de registrar un cobro.»
Revertir la marca de incobrable y registrar después el cobro.
«La factura ya estaba marcada como cobrada.»
No se registra un segundo cobro. Si el primero es erróneo, deshacerlo antes.
«No se pudo enviar el recordatorio: el cliente no tiene email de contacto. Añadir su email en la ficha del cliente.»
Completar el correo en la ficha del cliente y volver a reclamar.
«Alcanzado el límite mensual de recordatorios del plan. Actualizar el plan para enviar más.»
Se agotó el cupo mensual. Esperar al mes siguiente o pasar a un plan superior.
«El recordatorio de esta factura ya se ha enviado hace unos segundos.»
Un envío duplicado se bloquea. Comprobarlo en el Historial.
Sello «Cobro sin contabilizar» en una fila.
El asiento de cobro no se generó, por periodo cerrado o falta de cuenta. Al pasar el cursor por el sello se lee el motivo.
«Ninguna factura encaja con ese filtro»
Ninguna factura cumple los filtros. Pulsar Quitar los filtros.

Continuar con

Consejo
Empezar por el tramo + de 90 días y, antes de reclamar, comprobar en Conciliación que el cobro no figura ya como movimiento del banco pendiente de casar.
Anterior Conciliar o descartar las propuestas del banco Siguiente Enlazar un movimiento con su factura

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